Weniger arbeiten – 12 Ideen, wie du dein Unternehmen strukturierst und deine Effizienz steigerst.

Du hast dich selbständig gemacht, um aus dem Hamsterrad zu entfliehen und endlich weniger arbeiten zu müssen. Doch leider ist die große Erleichterung nicht eingetreten. Deine Kunden verlangen viel, die Stundensätze sind mager und die Auftragslage schwankt. Es gibt Zeiten, in denen du zu viel Arbeit hast und dann wiederum zu wenig. Du fühlst dich, als ob du mehr in dein Business reinsteckst, als du rausbekommst. Es muss sich etwas ändern. Du möchtest dein Unternehmen strukturieren und deine Effizienz steigern.

„Work smart not hard“ ist ein Spruch, den wir schon viele Male gehört haben. Doch was bedeutet smarte Arbeit überhaupt? Welche konkreten Möglichkeiten gibt es, cleverer zu arbeiten? In diesem Artikel stelle ich dir 12 verschiedene Möglichkeiten vor, wie du dir deinen Business-Alltag leichter machst.

Die besten Hacks und Tools werden dir wenig helfen, wenn deine innere Einstellung nicht stimmt. In meinen Coachings lerne ich junge Unternehmer kennen, die extrem frustriert sind, weil sich ihr Business zu langsam entwickelt. Im Gespräch stellt sich dann heraus, dass sie einfach nur ans Ziel kommen möchten, ohne den Weg dorthin gehen zu wollen. Mit diesem Mind-Set ist die Frustration natürlich vorprogrammiert. Unternehmertum ist eine Reise, die viele Jahre dauert. Wer am Weg keine Freude hat, sollte sich nicht auf diese Reise begeben. Wer seine jetzige Situation genießen kann und die tollen Entwicklungsmöglichkeiten erkennt, die sich ihm bieten, der sieht sein Business auch nicht als harte Arbeit.

Hochpreisige Angebote werden selten auf Knopfdruck gekauft. Ein Gespräch ist deshalb für viele Kunden eine Grundvoraussetzung. Es ist egal, ob du ein Onlinebusiness hast oder zu deinen Kunden ins Büro fährst. Erstgespräche sollten immer erst einmal telefonisch oder per Video-Call stattfinden. Damit die Terminbuchung so effizient wie möglich stattfindet, kannst du dafür ein Terminbuchungstool, wie beispielsweise Calendly oder Hubspot verwenden. Der Interessent kann sich selbständig einen Termin aus deinem Kalender heraussuchen und seine Daten wie E-Mail-Adresse, Anliegen und Telefonnummer eingeben. Du hast selbstverständlich volle Kontrolle über deinen Kalender und kannst bestimmen, wann du buchbar bist, wie spontan man einen Termin buchen kann und wie viel Pufferzeit zwischen den Terminen liegen soll. Mein Kalender unterliegt beispielsweise folgenden Regeln:

Das Kalendertool gepaart mit einem Onlinekonferenztool wie beispielsweise Zoom oder Skype sind die perfekte Kombination, um in 15-30 Minuten zu schauen, ob eine Zusammenarbeit grundlegend passt. Da du dich auf eine Zielgruppe spezialisieren solltest, kann in diesem kurzen Call überprüft werden, ob du dem Interessenten überhaupt helfen kannst oder er eigentlich nicht zu deiner Zielgruppe gehört.

Beantwortest du immer wieder die gleichen Fragen deiner Zielgruppe? Dann wird es Zeit, dass du dir eine FAQ-Seite anlegst. Häufige Fragen sollten getrennt vom Lebenszyklus deiner Zielgruppe aufgebaut werden. Es gibt Interessenten, die häufige Fragen über die Zusammenarbeit und dein Angebot haben und dann gibt es häufige Fragen, die speziell deine Kunden stellen.

Die FAQ für Interessenten gehören natürlich öffentlich auf deine Website und speziell auf deine Angebotsseite. Die Fragen deiner Kunden kannst du direkt in deinem zu liefernden Produkt beantworten oder falls du eine Support-E-Mail hast.

Um deine Arbeit allgemein effizienter zu machen, kannst du eine Materialien-Bibliothek aufbauen und standardisierte Dokumente entwickeln, die nur noch für jeden Kunden angepasst werden müssen. Passende Formate für deine Bibliothek wären:

Du wirst merken, dass diese Materialien deine Arbeit enorm erleichtern. Versuche immer zu denken: „Wie kann ich den Arbeitsschritt aufbauen, damit ich es nicht noch einmal machen muss?“ So entwickelst du mit der Zeit einen wertvollen Fundus für dein Unternehmen. Das bedeutet „work smart not hard“. Deine Kunden und deine Mitarbeiter werden es dir danken.

Dein Business ist dann stressig, wenn du in deinem Tagesgeschäft nicht ersetzbar bist. Als Tagesgeschäft bezeichnen wir im Allgemeinen drei Grundsysteme:

Du musst die Systeme von unten nach oben aufbauen. D.h., du beginnst mit der Lieferung der Leistung und endest mit der Lead-Generierung. Leider glauben viele junge Unternehmer, erst viele Leads generieren zu müssen, bevor sie sich um die anderen Systeme kümmern. Das sorgt dafür, dass es im Internet immer mehr marktschreierische Anbieter gibt, die dann leider nicht die nötige Substanz mitbringen, die es braucht, um ein langfristig erfolgreiches Unternehmen zu führen.

Frage dich folgende drei Fragen:

1. Rein aus dem Bauchgefühl heraus: Wie viel Prozent des Systems „Lieferung der Leistung“ hängen noch von dir ab? 20%, 50%, 100%?
2. Wie viel Prozent des Systems „Lead-Konvertierung“ hängen noch von dir ab?
3. Wie viel Prozent des Systems „Lead-Generierung“ hängen noch von dir ab?

Mit diesen drei Fragen erkennst du, ob du ein echtes Business hast oder du lediglich dein Business bist. Solltest du jetzt Panik bekommen, dass du in allen drei Systemen zu 100% gebraucht wirst, dann habe keine Angst. Die Business-mit-Struktur-Methode hilft dir, damit dem nicht mehr so ist.

Sobald dein Kunde „ja“ zu einer Zusammenarbeit gesagt hat, gibt es eine besonders kritische Phase. Der Kunde denkt sich immer noch: „Habe ich die richtige Entscheidung getroffen? Ist mein Geld in guten Händen?“

Ein standardisiertes Willkommenspaket ermöglicht es dir, die Erwartungshaltung für die angehende Zusammenarbeit zu managen, über die Logistik der Zusammenarbeit zu informieren und den Kunden aufzufordern, seinen nächsten Schritt zu gehen.

Eine Vorlage für ein Willkommenspaket findest du hier. Du hast nur Leserechte für dieses Dokument. Du kannst dir jedoch eine Kopie abspeichern und deine Kopie anpassen.

Jemand, der bereits bei dir gekauft hat, hat eine große Hürde genommen. Er hat dir Vertrauen geschenkt und im besten Falle ist er jetzt von dir überzeugt. Diesem bereits bestehenden Kunden ein erneutes Angebot zu machen, ist viel leichter, als jemanden zu konvertieren, der dir noch kein Vertrauen geschenkt hat. Überlege dir also, welche passenden Follow-up-Angebote deine bestehenden Kunden von dir erhalten könnten und mache dir die Kundenakquise leichter.

Nicht jeder Kunde ist für dein Unternehmen gleich viel wert. (Damit meine ich nicht den persönlichen Wert eines Menschen.) Es gibt Kunden, die sehr viel fordern, niemals zufrieden sind und dich mit vielen Kleinigkeiten behelligen. Selten sind diese jedoch die Kunden, mit denen du den meisten Umsatz generierst. Business ist keine Einbahnstraße. Beide Parteien müssen mit der Zusammenarbeit zufrieden sein. Wenn du stark überfordert bist, dann kannst du deine Bestandskunden nach diversen Kategorien sortieren und schauen, mit welchen Kunden du in Zukunft weiterarbeiten möchtest.

Dazu habe ich dir eine Tabelle angefertigt, mit der du den Analyseprozess strukturiert durchführen kannst. Bewerte deine Kunden basierend auf diesen fünf Faktoren:

Einen Kunden gehen zu lassen macht sehr viel Angst. Doch überlege dir, dass du damit Platz für neue Kunden schaffst, mit denen die Zusammenarbeit viel Spaß macht. Sei jedoch professionell und gib ihnen genug Zeit, sich neue Hilfe suchen zu können. Vielleicht kannst du sogar jemanden empfehlen. In dem Artikel „Wie du den Übergang von deinem alten Geschäftsmodell zum neuen schaffst“ zeige ich, wie man seinen alten Kundenstamm Schritt für Schritt für neue Kunden austauscht.

Wenn dich dein Business-Alltag belastet und du händeringend einen Weg suchst, um mehr Umsatz mit weniger Einsatz zu erwirtschaften, dann helfen dir die zertifizierten Coaches von Business mit Struktur. Bewirb dich jetzt für ein kostenloses Mini-Coaching und finde heraus, was dein nächster Schritt sein sollte.