Weniger arbeiten: 12 Ideen, wie du dein Unternehmen strukturierst und deine Effizienz steigerst.

Weniger arbeiten

Du hast dich selbständig gemacht, um aus dem Hamsterrad zu entfliehen und endlich weniger arbeiten zu müssen. Doch leider ist die große Erleichterung nicht eingetreten. Deine Kunden verlangen viel, die Stundensätze sind mager und die Auftragslage schwankt. Es gibt Zeiten, in denen du zu viel Arbeit hast und dann wiederum zu wenig. Du fühlst dich, als ob du mehr in dein Business reinsteckst, als du rausbekommst. Es muss sich etwas ändern. Du möchtest dein Unternehmen strukturieren und deine Effizienz steigern.

„Work smart not hard“ ist ein Spruch, den wir schon viele Male gehört haben. Doch was bedeutet smarte Arbeit überhaupt? Welche konkreten Möglichkeiten gibt es, cleverer zu arbeiten? In diesem Artikel stelle ich dir 13 verschiedene Möglichkeiten vor, wie du dir deinen Business-Alltag leichter machst.

1. Deine innere Einstellung

Die besten Hacks und Tools werden dir wenig helfen, wenn deine innere Einstellung nicht stimmt. In meinen Coachings lerne ich junge Unternehmer kennen, die extrem frustriert sind, weil sich ihr Business zu langsam entwickelt. Im Gespräch stellt sich dann heraus, dass sie einfach nur ans Ziel kommen möchten, ohne den Weg dorthin gehen zu wollen. Mit diesem Mind-Set ist die Frustration natürlich vorprogrammiert. Unternehmertum ist eine Reise, die viele Jahre dauert. Wer am Weg keine Freude hat, sollte sich nicht auf diese Reise begeben. Wer seine jetzige Situation genießen kann und die tollen Entwicklungsmöglichkeiten erkennt, die sich ihm bieten, der sieht sein Business auch nicht als harte Arbeit.

2. Finanziellen Druck lindern.

Besonders wenn du finanziellen Druck hast, ist die Arbeit extrem kräftezehrend. Wenn dies dein derzeitiges Problem ist, dann solltest du hier schnell deine Brände löschen. Kunden auf schnellem und direktem Wege zu gewinnen, ist eigentlich gar nicht so schwer, wenn man weiß, wie man es angehen muss. Wir haben in unseren kostenlosen Mini-Coachings einige Unternehmer kennengelernt, die in prekären finanziellen Situationen stecken. Manchmal fließen in diesen Gesprächen auch ein paar Tränen, was völlig verständlich ist. Aus diesem Grund habe ich das kostenlose Booklet “SOS Kundengewinnung" entwickelt. Mit Hilfe des Booklets wissen diese Unternehmer, was sie tun können, um schnell Erleichterung zu finden.

3. Steigere deine Effizienz mit einem Productized Service.

Am härtesten arbeiten Selbständige, die ihre Zeit für Geld verkaufen. Da jedes Projekt individuell ist, können sie nie von Vergangenem profitieren. Jeder erarbeitete Euro bedarf des gleichen Inputs. Je länger man auf diese Weise arbeitet, desto ermüdender wird es. Mit einem Productized Service verkaufst du jedoch nur noch eine standardisierte Problemlösung, die du zum Festpreis verkaufen kannst. Du wirst mit der Zeit effizienter in der Abarbeitung und kannst dir sogar Hilfe von (freien) Mitarbeitern holen.

Folgende weitere Vorteile hat ein Productized Service:

Ein Productized Service hat natürlich nicht nur Vorteile, sondern kommt auch mit ein paar Nachteilen oder besser gesagt Konsequenzen. Einen Productized Service zu entwicklen ist erst sinnvoll, wenn du schon gute Kenntnisse über deinen Markt und deine Kunden hast. Wer gerade erst in die Selbständigkeit startet, sollte sich erst einmal ausprobieren und seinen Kunden seine Mithilfe auf Stundenbasis anbieten. Wer einen Productized Service verkauft, der braucht plötzlich auch mehr Leads, da nun nicht mehr jeder Interessent auf das Angebot passt. Marketing und Vertrieb werden in diesem Stadium wesentlich wichtiger. Und diese Fähigkeiten muss man dann natürlich auch erwerben wollen.

4. Smart arbeiten mit einem Terminbuchungstool.

Hochpreisige Angebote werden selten auf Knopfdruck gekauft. Ein Gespräch ist deshalb für viele Kunden eine Grundvoraussetzung. Es ist egal, ob du ein Onlinebusiness hast oder zu deinen Kunden ins Büro fährst. Erstgespräche sollten immer erst einmal telefonisch oder per Video-Call stattfinden. Damit die Terminbuchung so effizient wie möglich stattfindet, kannst du dafür ein Terminbuchungstool, wie beispielsweise Calendly oder Hubspot verwenden. Der Interessent kann sich selbständig einen Termin aus deinem Kalender heraussuchen und seine Daten wie E-Mail-Adresse, Anliegen und Telefonnummer eingeben. Du hast selbstverständlich volle Kontrolle über deinen Kalender und kannst bestimmen, wann du buchbar bist, wie spontan man einen Termin buchen kann und wie viel Pufferzeit zwischen den Terminen liegen soll. Mein Kalender unterliegt beispielsweise folgenden Regeln:

  • Du kannst mich nicht vor 13 Uhr buchen (Vormittags ist meine Konzentrationszeit, in der ich nicht gestört werden möchte. In dieser Zeit entstehen Blogartikel :)
  • Mittwochs kann man mich überhaupt nicht buchen (Ich brauche pro Woche einen Call-freien Tag, um an meiner Strategie zu arbeiten.)
  • Du kannst mich niemals am selben Tag buchen. Immer erst einen Tag später. (Da ich nicht immer online bin, kann und will ich nicht so schnell reagieren müssen. Ich schaue nur am Abend in meinen Kalender, um zu sehen, welche Termine ich am nächsten Tag habe.)

Das Kalendertool gepaart mit einem Onlinekonferenztool wie beispielsweise Zoom oder Skype sind die perfekte Kombination, um in 15-30 Minuten zu schauen, ob eine Zusammenarbeit grundlegend passt. Da du dich auf eine Zielgruppe spezialisieren solltest, kann in diesem kurzen Call überprüft werden, ob du dem Interessenten überhaupt helfen kannst oder er eigentlich nicht zu deiner Zielgruppe gehört.

5. Weniger arbeiten mit FAQs für deine Zielgruppe.

Beantwortest du immer wieder die gleichen Fragen deiner Zielgruppe? Dann wird es Zeit, dass du dir eine FAQ-Seite anlegst. Häufige Fragen sollten getrennt vom Lebenszyklus deiner Zielgruppe aufgebaut werden. Es gibt Interessenten, die häufige Fragen über die Zusammenarbeit und dein Angebot haben und dann gibt es häufige Fragen, die speziell deine Kunden stellen.

Die FAQs für Interessenten gehören natürlich öffentlich auf deine Website und speziell auf deine Angebotsseite. Die Fragen deiner Kunden kannst du direkt in deinem zu liefernden Produkt beantworten oder falls du eine Support-E-Mail hast.

6. Strukturiere dein Unternehmen mit einem Ticketsystem oder zumindest einem Autoresponder.

Es ist wichtig, dass du die Erwartungshaltung deiner Kunden managst. Wenn du ihnen nicht klar sagst, wie und wann sie dich erreichen können, dann werden sie es so machen, wie es für sie am bequemsten ist. Ein Ticketsystem wie beispielsweise Helpscout sorgt dafür, dass der Kunde versteht, dass eine E-Mail eine offizielle Anfrage ist, die bearbeitet werden muss und deshalb Aufwand verursacht. Tickets werden nacheinander abgearbeitet. Dies zeigt dem Kunden, dass es auch noch andere gibt, die ebenso Aufmerksamkeit wollen.

Sollte ein Ticketsystem für dein Business zu mächtig und wenig sinnvoll erscheinen, empfehle ich dennoch, dass du mindestens einen Autoresponder für deine E-Mail anlegst. In dieser automatischen E-Mail verweist du den Absender darauf, dass die E-Mail angekommen ist und du sie innerhalb der nächsten 24 Stunden beantworten wirst. Wenn du mutig bist, dann kannst du sogar 48 Stunden angeben. So zeigst du deinem Kunden, dass dir sein Anliegen wichtig ist, aber dass es auch noch andere Dinge in deinem Unternehmen gibt und du nicht nur vor deinem Computer sitzt, um auf seine E-Mail zu warten.

7. Steigere deine Effizienz mit einer Materialien-Bibliothek.

Um deine Arbeit allgemein effizienter zu machen, kannst du eine Materialien-Bibliothek aufbauen und standardisierte Dokumente entwickeln, die nur noch für jeden Kunden angepasst werden müssen. Passende Formate für deine Bibliothek wären:

  • Workbooks
  • Checklisten
  • Templates
  • Anleitungen
  • Sammlungen
  • Formulare/Fragebögen

Du wirst merken, dass diese Materialien deine Arbeit enorm erleichtern. Versuche immer zu denken: „Wie kann ich den Arbeitsschritt aufbauen, damit ich es nicht noch einmal machen muss?“ So entwickelst du mit der Zeit einen wertvollen Fundus für dein Unternehmen. Das bedeutet „work smart not hard“. Deine Kunden und deine Mitarbeiter werden es dir danken.

8. Mache dich in den drei Grundsystemen langfristig ersetzbar.

Dein Business ist dann stressig, wenn du in deinem Tagesgeschäft nicht ersetzbar bist. Als Tagesgeschäft bezeichnen wir im Allgemeinen drei Grundsysteme:

  • Lead-Generierung
  • Lead-Konvertierung
  • Lieferung der Leistung

Baust du diese drei Systeme auf und machst dich 100% ersetzbar, dann bist du kein Selbständiger mehr, sondern auf dem Weg, ein waschechter Unternehmer zu sein. Im Onlinekurs von Business mit Struktur gibt es ein Quick-Start-Modul, welches dir einen groben Überblick gibt, wie du diese drei Systeme aufbauen kannst. Hier kannst du dir dieses Quick-Start-Modul bereits kostenlos anschauen. 

Du musst die Systeme von unten nach oben aufbauen. D.h., du beginnst mit der Lieferung der Leistung und endest mit der Lead-Generierung. Leider glauben viele junge Unternehmer, erst viele Leads generieren zu müssen, bevor sie sich um die anderen Systeme kümmern. Das sorgt dafür, dass es im Internet immer mehr marktschreierische Anbieter gibt, die dann leider nicht die nötige Substanz mitbringen, die es braucht, um ein langfristig erfolgreiches Unternehmen zu führen.

Frage dich folgende drei Fragen:

  1. Rein aus dem Bauchgefühl heraus: Wie viel Prozent des Systems „Lieferung der Leistung“ hängen noch von dir ab? 20%, 50% 100%?
  2. Wie viel Prozent des Systems „Lead-Konvertierung“ hängen noch von dir ab?
  3. Wie viel Prozent des Systems „Lead-Generierung“ hängen noch von dir ab?

Mit diesen drei Fragen erkennst du, ob du ein echtes Business hast oder du lediglich dein Business bist. Solltest du jetzt Panik bekommen, dass du in allen drei Systemen zu 100% gebraucht wirst, dann habe keine Angst. Die Business-mit-Struktur-Methode hilft dir, damit dem nicht mehr so ist.

9. Entwickle ein Willkommenspaket.

Sobald dein Kunde „ja“ zu einer Zusammenarbeit gesagt hat, gibt es eine besonders kritische Phase. Der Kunde denkt sich immer noch: „Habe ich die richtige Entscheidung getroffen? Ist mein Geld in guten Händen?“

Ein standardisiertes Willkommenspaket ermöglicht es dir, die Erwartungshaltung für die angehende Zusammenarbeit zu managen, über die Logistik der Zusammenarbeit zu informieren und den Kunden aufzufordern, seinen nächsten Schritt zu gehen.

Eine Vorlage für ein Willkommenspaket findest du hier. Du hast nur Leserechte für dieses Dokument. Du kannst dir jedoch eine Kopie abspeichern und deine Kopie anpassen.

10. Entwickle Follow-up-Angebote.

Jemand, der bereits bei dir gekauft hat, hat eine große Hürde genommen. Er hat dir Vertrauen geschenkt und im besten Falle ist er jetzt von dir überzeugt. Diesem bereits bestehenden Kunden ein erneutes Angebot zu machen, ist viel leichter, als jemanden zu konvertieren, der dir noch kein Vertrauen geschenkt hat. Überlege dir also, welche passenden Follow-up-Angebote deine bestehenden Kunden von dir erhalten könnten und mache dir die Kundenakquise leichter.

11. Versuche, hochpreisiger zu werden.

Dieser Punkt ist wahrscheinlich etwas kontrovers. Premium sollte nicht immer das Ziel sein und ist auch kein Garant für Erfolg und Prestige. Ganz im Gegenteil. Es gibt immer mehr selbsternannte Experten, die eine Hochpreisstrategie fahren, ohne die nötige Substanz liefern zu können. Das ist nicht nur blöd für den Kunden, sondern auch langfristig nicht sinnvoll für den Erfolg deines Unternehmens.

Wenn ich über hochpreisige Angebote spreche, dann denke ich an drei Möglichkeiten:

1. 1:1-Angebote müssen hochpreisig sein.

Wenn du Kunden auf einer 1:1-Basis bedienst, dann sollte dies hochpreisiger sein. Du kannst Kunden, die sich deinen Service nicht leisten können auch in einem anderen Format helfen. Du kannst z.B. Gruppenangebote schaffen, die günstiger sind, da du hier über die Anzahl der Teilnehmer skalierst. Oder du kannst diesen Low-Budget-Kunden ermöglichen, sich die Lösung ihrer Probleme mit Hilfe deiner Anleitung zu erarbeiten. (Onlinekurse oder andere Infoprodukte)

2. Premium-Version deines Kernangebots

Liefere dein Kernangebot in zwei Versionen. Mit der Standardversion bekommt der Kunde seine Problemlösung zu einem angemessenen Preis. Die Premiumversion des Angebots ist für Klienten geeignet, die ihre Zeit mehr wertschätzen als ihr Geld und die die Extraportion an Bequemlichkeit haben wollen. Leidest du z.B. darunter, dass dich dein Kunde immer vor Ort sehen will, dann kannst du das gleiche Angebot in zwei Versionen schaffen. Die Remote-Version ist günstiger als die Vor-Ort-Version. Du kannst den Kunden selbst entscheiden lassen, wie wichtig es ihm wirklich ist, dich vor Ort haben zu müssen.

3. Paket mit zeitunabhängigen Nutzen aufwerten.

Die dritte Möglichkeit, um dein Angebot hochpreisiger zu machen, ohne des Wuchers bezichtigt zu werden, ist, dein Angebotspaket mit wertstiftenden Dingen zu bestücken, die deine Zeit nicht dauerhaft beanspruchen. Das können z.B. Materialien sein, eine Community u.v.m.. Im Artikel „15 Ideen, wie du dein Angebot hochpreisiger verkaufen kannst“ zeige ich dir im Detail, welche Möglichkeiten du hast, diese Strategie umzusetzen. Deine Kunden werden dich dafür lieben.

12. Sortiere deine Bestandskunden.

Nicht jeder Kunde ist für dein Unternehmen gleich viel wert. (Damit meine ich nicht den persönlichen Wert eines Menschen.) Es gibt Kunden, die sehr viel fordern, niemals zufrieden sind und dich mit vielen Kleinigkeiten behelligen. Selten sind diese jedoch die Kunden, mit denen du den meisten Umsatz generierst. Business ist keine Einbahnstraße. Beide Parteien müssen mit der Zusammenarbeit zufrieden sein. Wenn du stark überfordert bist, dann kannst du deine Bestandskunden nach diversen Kategorien sortieren und schauen, mit welchen Kunden du in Zukunft weiterarbeiten möchtest.

Dazu habe ich dir eine Tabelle angefertigt, mit der du den Analyseprozess strukturiert durchführen kannst. Bewerte deine Kunden basierend auf diesen fünf Faktoren:

  • Umsatzstärke (Wie viel Umsatz machst du mit dem Kunden? Ist er ein Großkunde? Oder gibt er dir immer wieder mal keine Aufgaben?)
  • Mitarbeit des Kunden (Wie gut arbeitet dein Kunde in den Projekten mit? Liefert er seinen Teil pünktlich, damit du mit dem Projekt vorankommen kannst?)
  • Weiterempfehlung (Empfiehlt dich dein Kunde aktiv weiter oder möchte er dich für sich behalten?)
  • Schnelligkeit der Zahlungen (Wie schnell zahlt dein Kunde die von dir gestellten Rechnungen?)
  • Vertrauen in meine Expertise (Wie sehr vertraut der Kunde deiner Expertise? Musst du oft diskutieren, warum und wie du etwas umsetzen willst?)

Einen Kunden gehen zu lassen macht sehr viel Angst. Doch überlege dir, dass du damit Platz für neue Kunden schaffst, mit denen die Zusammenarbeit viel Spaß macht. Sei jedoch professionell und gib ihnen genug Zeit, sich neue Hilfe suchen zu können. Vielleicht kannst du sogar jemanden empfehlen. In dem Artikel „Wie du den Übergang von deinem alten Geschäftsmodell zum neuen schaffst“ zeige ich, wie man seinen alten Kundenstamm Schritt für Schritt für neue Kunden austauscht.

Dein nächster Schritt hin zu weniger Arbeit

Wenn dich dein Business-Alltag belastet und du händeringend einen Weg suchst, um mehr Umsatz mit weniger Einsatz zu erwirtschaften, dann helfen dir die zertifizierten Coaches von Business mit Struktur. Bewirb dich jetzt für ein kostenloses Mini-Coaching und finde heraus, was dein nächster Schritt sein sollte.

Kostenloses Mini Coaching Business mit Struktur