Productized Service – so kommst du aus der Zeit-gegen-Geld-Falle

Productized Service
Eines der wichtigsten Dokumente, die du jemals anfertigen wirst, ist die Dokumentation für die Lieferung deiner Leistung. Dies ist der heilige Gral, wenn du nicht mehr in den Projekten feststecken willst, damit du endlich deine unternehmerischen Tätigkeiten ausüben kannst. Dazu musst du jedoch eine Menge Vorarbeit leisten, die sich aber durchaus lohnt, wenn du dich für diesen Weg entscheidest. 

Was ist ein Productized Service?

Hast du schon mal den Begriff Productized Service gehört? Es ist eine Dienstleistung, bei der der Rahmen genauestens abgesteckt ist und die Leistung deshalb im Festpreis angeboten werden kann. Manche nennen es auch das „Anbieten von Paketen“. Dieses Vorgehen hat eine Vielzahl von Vorteilen:
  • Die Pseudovergleichbarkeit über Stundensätze fällt weg.
  • Du kannst Mitarbeiter am Prozess anlernen.
  • Dein Projekt wird effizienter und qualitativ hochwertiger.
  • Du kannst „interne Stundensätze“ von 200 € und mehr erzielen.
  • Du kannst eine Self-Help-Variante entwickeln.
  • Du wirst ein Virtuose auf deinem Gebiet.
  • Projekte geraten nicht mehr in Schieflage.
  • und viele weitere
Ein Productized Service hat aber nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile, die du als Konsequenz dieses Weges ebenso akzeptieren musst. Damit du eine fundierte Entscheidung treffen kannst, ob dieser Weg der richtige ist, solltest du Folgendes wissen:
  • Da du dich auf einen Lösungsprozess spezialisierst, kannst du nicht mehr mit jedem Kunden arbeiten.
  • Ein Productized Service setzt voraus, dass du jetzt verstärkt Marketing und Vertrieb lernen musst, weil du jetzt mehr Kunden benötigst.
Kannst du dich mit den Nachteilen anfreunden und auch erkennen, dass die Vorteile überwiegen, können wir uns nun anschauen, wie wir aus deiner Dienstleistung einen Productized Service machen. Es ist viel einfacher, als du glaubst.

Die Schritte im Überblickst.

Aus einer bestehenden Dienstleistung einen Productized Service zu machen, ist kein Hexenwerk, wenn man weiß, wie es geht. Folgende Schritte sind durchzuführen:
  1. Lege dir eine Excel-Tabelle mit folgenden Spalten an: Nummer der Phase, Name der Phase, Liefergegenstand, Input vom Kunden/Freigabe vom Kunden, Interner Zeiteinsatz, Zeiteinsatz des Kunden, 
  2. Definiere die einzelnen Phasen der Leistung
  3. Nenne für jede Phase mind. einen Liefergegenstand.
  4. Prüfe, in welcher Phase eine Mitarbeit und/oder Freigabe des Kunden erforderlich ist und notiere dies.
  5. Schätze, wie viel Zeit du oder dein Team für jede einzelne Phase benötigen.
  6. Berechne, wie viel Zeit dein Kunde für spezifische Phasen benötigt, bei denen er mitwirken muss.
  7. Addiere die internen Zeiteinsätze, damit du den Gesamtaufwand für dieses Projekt kennst.
  8. Multipliziere den Gesamtaufwand mit deinem Wunschstundensatz.
  9. Notiere deinen Festpreis für das Projekt.
Damit die einzelnen Schritte mehr Sinn ergeben, werde ich diese nun anhand eines konkreten Beispiels durchgehen. Viele meiner Leser kommen aus dem Bereich der Internetmarketing-Dienstleistung. Aus diesem Grund schauen wir uns einmal einen Service-Anbieter an, der WordPress-Seiten für seine Kunden entwickelt. Der gleiche Prozess kann aber für jedes Dienstleistungsunternehmen angewandt werden. Dazu gehören der Energiearbeiter, der Designer, der Programmierer, der Yogalehrer, der Unternehmensberater etc.

Schritt 1 – Excel-Tabelle mit Spalten

Der erste Schritt ist für jeden Dienstleister gleich, weil es hier nur darum geht, die Excel-Tabelle und die benötigten Spalten anzulegen.

Schritt 2 – Name der Phasen

Die zweite Spalte in der Excel-Tabelle ist dazu gedacht, zu überlegen, wie sich das ganze Projekt in einzelne Phasen herunterbrechen lässt, welche Sinneinheiten ergeben und nacheinander abgearbeitet werden können. Für einen Webentwickler kann dies folgendermaßen aussehen:
  1. Readiness-Check
  2. Kunden-Onboarding
  3. Strategie
  4. Texte schreiben
  5. Bildrecherche
  6. Technik-Onboarding
  7. Konzeption
  8. Implementierung
  9. Go-live + Bugfixes
  10. Projektabschluss
Schon jetzt sehen wir, wie ein Projekt aufgebaut ist und welche Phasen dazu gehören. Du hast dies bereits intuitiv durchgeführt, weil du sonst ein Projekt nie zu Ende bringen hättest können. Dass du die Phasen jetzt das erste Mal aufgeschrieben hast, wird einiges für dich verändern. Denn dies ist der erste Schritt eines neuen Lebens, das dir mehr Geld, mehr Leichtigkeit und Exzellenz bringen wird.

Schritt 3 – Liefergegenstand

Ein Liefergegenstand ist ein konkretes Arbeitsergebnis, das du für die jeweilige Phase definierst. Liefergegenstände strategisch zu durchdenken, hat bestimmte Vorteile: 
  • Effizienz: Du kannst Templates/Vorlagen entwickeln, damit du nicht jede Phase von neuem beginnen musst.
  • Qualität: Die wahrgenommene Wertigkeit für den Kunden wird verstärkt.
  • Outsourcing: Dies hilft dir, Phasen an Mitarbeiter auszulagern, weil sie als Schulungsmaterialien dienen.
Wie ein Liefergegenstand genau aussehen kann, ist deiner Fantasie überlassen. Für unseren Webentwickler können die Liefergegenstände für die einzelnen Phasen so ausfallen: 
  1. Readiness-Check – Fragenkatalog
  2. Kunden-Onboarding – Willkommenspaket
  3. Strategie – Workbook
  4. Texte schreiben – Texte auf Basis von Textmustern
  5. Bildrecherche – Set von Fotos
  6. Technik-Onboarding – Workbook 
  7. Konzeption – Design-Templates
  8. Implementierung – Vorschau-Seite
  9. Go-live + Bugfixes – Live-Seite
  10. Projektabschluss – Projektübergabedokument + Follow-up-Angebote
Liefergegenstände können auch E-Mail-Vorlagen sein, die man dem Kunden angepasst an bestimmte Phasen schickt. Je mehr du in deinen Projekten in Liefergegenständen denkst, desto mehr werden dir einfallen, die dir das Leben dauerhaft erleichtern können.

Schritt 4 – Input vom Kunden/Freigabe vom Kunden

Bei bestimmten Phasen braucht man das Mitwirken des Kunden und/oder die Freigabe dessen. Dies solltest du an den richtigen Stellen vermerken, damit der Kunde nicht zu einem Flaschenhals wird und das Projekt unnötig verzögert. Dabei musst du immer daran denken, dass du die Konsequenzen zu tragen hast, wenn der Kunde seine Arbeit nicht richtig macht. Kundenservice bedeutet, dass du ihm über diese Hürden so stark wie möglich hinweghilfst. Das kannst du tun, indem du Meetings mit ihm durchführst oder ihm Anleitungen zukommen lässt. An folgenden Stellen benötigt unser Webentwickler die Zuarbeit seines Kunden:
  1. Readiness-Check – Zustimmung zur Zusammenarbeit
  2. Kunden-Onboarding – keine
  3. Strategie – Gemeinsames Agreement, dass das so passt.
  4. Texte schreiben – Muss abgenommen werden.
  5. Bildrecherche – keine
  6. Technik-Onboarding – Muss beim Termin anwesend sein.
  7. Konzeption – Muss abgenommen werden.
  8. Implementierung – Muss abgenommen werden.
  9. Go-live + Bugfixes – Muss abgenommen werden.
  10. Projektabschluss – Muss beim Termin anwesend sein.
Diese Aufstellung erlaubt dir zu sehen, an welchen Stellen es kritische Punkte gibt und wo du dafür sorgen musst, dass du dir den Input vom Kunden so zügig wie möglich holst. Denn nur so hast du die Zügel fest in der Hand, was dir dein Klient danken wird.

Schritt 5 – Interner Zeiteinsatz

Nun geht es darum, eine realistische Einschätzung zu treffen, wie viel Zeit du für jede einzelne Phase benötigst. Arbeiten mehrere Personen bzw. Rollen in einer Phase, sollte dies differenziert werden, damit du genau weißt, welche Aufwände entstehen. Für unseren Webentwickler sieht dies so aus:
  1. Readiness-Check – 1 Std.
  2. Kunden-Onboarding – 0,5 Std.
  3. Strategie – 4 Std.
  4. Texte schreiben – 16 Std.
  5. Bildrecherche – 1 Std. 
  6. Technik-Onboarding – 0,5 Std.
  7. Konzeption – 1 Std. 
  8. Implementierung – 4 Std. 
  9. Go-live + Bugfixes – 4 Std. 
  10. Projektabschluss – 2 Std. 
Je öfter du einen Service durchführst, desto genauer wird deine Einschätzung bezüglich des internen Zeitaufwands werden. Wenn du dann Mitarbeiter anlernst, kannst du ihnen genau vorgeben, wie viel Zeit sie für bestimmte Arbeiten benötigen dürfen. Der Spieß dreht sich hier um und du hast die volle Kontrolle über die Kosten eines Projekts.

Schritt 6 – Zeiteinsatz des Kunden

Einmal durchzurechnen, wie viel Zeiteinsatz vom Kunden verlangt wird, um das Projekt durchzuführen, ist ebenso sinnvoll. Ein Kunde schätzt nicht nur sein Geld wert, sondern auch seine Zeit. Für die Kunden unseres Webentwicklers gestaltet sich das folgendermaßen:
  1. Readiness-Check – 1 Std.
  2. Kunden-Onboarding – 0,5 Std.
  3. Strategie – 4 Std. 
  4. Texte schreiben – 0 Std. 
  5. Bildrecherche – 4 Std.
  6. Technik-Onboarding – 1,5 Std.
  7. Konzeption – 0,5 Std.
  8. Implementierung – 0 Std. 
  9. Go-live + Bugfixes – 1 Std.
  10. Projektabschluss – 2 Std.
In der Summe entsteht ein Aufwand für den Kunden von 14,5 Stunden über das ganze Projekt verteilt.

Schritt 7 – Interner Gesamtaufwand

Nun geht es darum, deinen Gesamtaufwand herauszufinden, indem du alle deine Einzelaufwände der einzelnen Phasen addierst. Für unseren Webentwickler ergibt sich ein Gesamtaufwand von 34 Stunden.

Schritt 8 – Wunschstundensatz

Nun kannst du deinen Wunschstundensatz nennen, für den du gerne arbeiten möchtest. Wenn es um deinen eigenen Einsatz geht, kannst du dir einfach überlegen, bei welchem Stundensatz du dich wohlfühlen würdest. Geht es um den Stundensatz von Freelancern oder festen Mitarbeitern, dann berechne deren Aufwand und schlage dir eine Gewinnmarge von mindestens 30 %, wenn nicht sogar 50 % oder mehr drauf. Nur so kann dein Unternehmen langfristig florieren. Für unser Beispiel hat sich unser Webentwickler einen Wunschstundensatz von 200 € netto gewählt.

Schritt 9 – Festpreis 

Mithilfe deines internen Aufwands und deines Wunschstundensatzes kannst du nun deinen Festpreis ausrechnen, indem du diese beiden Zahlen miteinander multiplizierst. Für unseren Webentwickler ergibt sich dadurch ein Festpreis von 6.800 € netto für seine Website-Leistung. Diesen Festpreis kannst du jetzt mit gutem Gewissen anbieten, ohne die Befürchtung haben zu müssen, dass die Aufwände den Rahmen sprengen und du am Ende des Projekts vielleicht noch draufzahlst.

Wenn die Zahlen nicht aufgehen

Hier habe ich dir das Grundgerüst gezeigt, wie man auf einen sicheren Festpreis kommt. Wenn du jetzt völlig erschrickst, weil du glaubst, dass dieser Festpreis niemals den Marktpreisen standhalten kann, dann kann ich dich beruhigen. Es gibt jetzt noch eine Menge Möglichkeiten, wie man die Zahlen weiter bearbeiten kann, um das Ergebnis attraktiver zu machen. Folgende Möglichkeiten ergeben sich:
  • Gehe den Prozess durch und schaue, ob du bestimmte Aufwände reduzieren kannst, ohne dass das Ergebnis dadurch leidet.
  • Kann der Kunde bestimmte Aufgaben selbst übernehmen, damit die Kosten sinken?
  • Kannst du bei bestimmten Phasen günstige Mitarbeiter nutzen, weil sie keine große Expertise benötigen?
  • Kannst du Phasen noch stärker standardisieren, damit sie schneller realisiert werden können?
  • Kannst du eine Premium-Version und eine Basis-Version entwickeln?
  • Kannst du weitere Leistungen in das Paket mit aufnehmen, um einen Festpreis zu rechtfertigen, ohne dass der Zeitaufwand dadurch steigt? (Offer-Stacking) 
Auch hier sind deiner Kreativität keine Grenzen gesetzt. Setze einfach den Henry-Ford-Hut auf und überlege dir, wie du deine Leistung günstiger produzieren kannst, ohne dass du dabei auf deinen Wunschstundensatz verzichten musst.

Lass dir von einem Coach helfen

Ich bin eine der wenigen, die zugeben, dass du dir viele Dinge durch Bücher oder Onlinekurse selbst beibringen kannst. Bei dem Thema Productized Services hat sich jedoch deutlich gezeigt, dass Dienstleister sehr stark davon profitieren, wenn ihr Prozess von einem Coach begleitet wird, der darin geübt ist, diesen Service zu entwickeln. Vielleicht nutzt auch du einmal die Gelegenheit, indem du dich für ein kostenloses Erstgespräch anmeldest. Gemeinsam können wir schauen, ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist. Ich freue mich, dich kennenzulernen.

Das Buch

Viele Menschen mit Unternehmerherz sind gefangen im Körper eines Selbstständigen. Die große Freiheit, die sie zu Beginn anstrebten, hat sich bis heute nicht eingestellt. Schuld ist die Zeit-gegen-Geld-Falle. Stressige Projekte, permanente Existenzangst und kaum ein Moment zum Durchatmen sind für viele Selbstständige Realität. Doch auch Dienstleister können ein Unternehmen aufbauen, das ohne sie läuft. Wie das funktioniert, zeige ich dir in diesem Buch.

Kostenloses Coaching

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Melanie Retzlaff

Melanie ist Inhaber von Business mit Struktur, einem Weiterbildungs- & Coachingprogramm, das Unternehmern dabei hilft, Klarheit, Ordnung und Skalierfähigkeit in ihre Firma zu bringen. Das erreicht Melanie mit ihrer Methode, indem sie dem Besitzer hilft, ein Unternehmen aufzubauen, das von funktionierenden Strukturen und nicht von Menschen abhängig ist.