Wer sein eigenes Team aufbauen will, muss die absolute Verantwortung für seine Finanzen übernehmen. Denn nun geht es nicht nur um deine Existenz, sondern um die Existenz deines Teams. In diesem sehr tiefen und ausführlichen Artikel zeige ich dir, wie viele Stellschrauben es eigentlich gibt, um deine finanzielle Lage zu verbessern. Du wirst erstaunt sein, wie viele Dinge du tun kannst, an die du vielleicht noch nicht gedacht hast.

Jeder Unternehmer, der sich als Nächstes ein eigenes Team aufbauen möchte, ist wahrscheinlich an einen Punkt gekommen, an dem er mehr Aufträge hat, als er bedienen kann oder er mehr Einnahmen erzielt, als er für seine Lebenssicherung benötigt. Das Team soll dem Unternehmer nicht nur Zeit sparen, sondern auch dafür sorgen, dass das Umsatzpotenzial der Firma weiter wächst.

Wer diesen Schritt hin zum Team das erste Mal macht, wird rasch merken, dass durch die Mitarbeiter ein enormer Kostenfaktor aufgebaut wird, den er bisher noch nicht hatte. Wo der Unternehmer zuvor ein paar wenige Kosten für Tools und Steuerberater hatte, steigt der Ausgabenblock nun massiv an. Plötzlich ist der Unternehmer nicht nur für sich selbst verantwortlich, sondern auch für andere Menschen. Schlaflose Nächte können sich hier schnell einstellen, wenn man seine Finanzen nicht fest im Griff hat.

Vielleicht hast du als Unternehmer dir in der Vergangenheit schon hier und da sporadische Hilfe geholt. Möglicherweise hast du dir ein schönes Design von einem Freelance-Designer anfertigen lassen oder wurdest für ein paar Monate von einem Coach begleitet. Teamkosten sind jedoch Fixkosten, die das Unternehmen monatlich zu tragen hat. Selbst wenn der Mitarbeiter freischaffend ist, muss die Stelle, für die du ihn beauftragst, dauerhaft besetzt werden. Das bedeutet also, dass du diese erhöhten Fixkosten nur mit dauerhaften monatlichen Mehreinnahmen finanzieren kannst.

Nehmen wir an, du holst dir eine freischaffende VA oder einen anderen Freelancer in dein Team, der dich dauerhaft unterstützen soll. Dann kannst du davon ausgehen, dass sein Fokus darauf getrimmt ist, viele Stunden für dich zu leisten, um dir diese in Rechnung stellen zu können. Arbeiten zu erledigen gibt es wahrscheinlich viele, und solange er diese Zeit investiert, fühlt er sich produktiv und hat das Recht, diese abzurechnen.

Der Mitarbeiter wird aber weniger daran denken, ob die Kosten, die er durch seine Abrechnung produziert, für das Unternehmen im Allgemeinen gerechtfertigt sind. Wo Vertriebsmitarbeiter einen klaren Zusammenhang zwischen ihrem - für das Unternehmen - erwirtschafteten Umsatz und ihrer Umsatzprovision erkennen, sehen die Mitarbeiter diesen Zusammenhang weniger. Angesichts dessen werden solche internen Tätigkeiten „Overhead” genannt, welche stets minimal gehalten werden sollten. Overhead-Tätigkeiten sind Leistungen, die der Betrieb benötigt, um am Laufen gehalten werden zu können, doch keine direkte Auswirkung auf den Umsatzanstieg haben.

Aus diesem Grund musst du „Overhead-Kosten” stets im Blick haben und streng dafür sorgen, dass diese nicht aus dem Ruder laufen. Erwarte nicht, dass dein Mitarbeiter einen Sinn dafür hat. Besser noch ist es, wenn du für jede Rolle, die der Mitarbeiter in deinem Team ausfüllt, ganz konkrete KPIs (Key Performance Indicators) festlegst. Überlege dir, woran man erkennen kann, ob die Kosten für den Mitarbeiter gerechtfertigt sind.

Lass uns nun im Detail anschauen, welche Möglichkeiten es gibt, deine Finanzen für den Aufbau deines Teams zu stabilisieren. Schauen wir uns dazu die Grundzüge der Kostenrechnung einmal an. Keine Sorge, dafür musst du nicht Mathematik studiert haben. Es geht um ganz einfache Prinzipien, die auch du in deinem Business verstehen solltest.

Der Gewinn eines Unternehmens errechnet sich aus dem Bruttoergebnis vom Umsatz minus der Kosten des Betriebes. (Gewinn = Bruttoergebnis - Betriebskosten)

Nehmen wir an, du bist Bäcker und verkaufst Kuchen. Ein Kuchen kostet netto bei dir 1 Euro. Da dein Business in Deutschland tätig ist, musst du noch 19 % Umsatzsteuer draufschlagen. Du verkaufst also den Kuchen für 1,19 € brutto an den Kunden.

Um den Kuchen herstellen zu können, benötigst du bestimmte Zutaten wie Mehl, Zucker, Eier etc. Für einen Kuchen kommen wir in dieser Beispielrechnung auf Materialkosten von 0,60 €. Diese Kosten entstehen immer wieder, wenn wir einen neuen Kuchen backen, um ihn zu verkaufen. Je mehr wir von diesem Kuchen verkaufen, desto höher werden auch die Kosten, weil du mit jedem verkauften Produkt wieder diese Materialien, sprich Zutaten einkaufen musst. Ein Kuchen braucht 100 g Mehl, zwei Kuchen benötigen 200 g Mehl u.s.w. Diese Kostenart, welche sich mit der steigenden Absatzmenge multipliziert, hat viele Namen:

• Herstellungskosten
• Materialkosten
• Selbstkosten
• Fertigungskosten
• Bereitstellungskosten

Wichtig zu verstehen ist, dass sich diese Kosten mit jeder verkauften Einheit multiplizieren. Je mehr Kuchen wir verkaufen, desto mehr Mehl und Eier werden wir benötigen. Nun bist du wahrscheinlich kein Bäcker, sondern Coach, Berater oder ein anderer Dienstleister wie Designer oder Copywriter und fragst dich vielleicht, wie du das für dich anwenden sollst. Wenn du unter anderem einen Onlinekurs verkaufst, dann fallen mit jedem einzelnen Kauf Gebühren des Zahlungsanbieters an (Paypal, Kreditkarte, Digistore etc.). Da sich mit steigender Absatzmenge diese Kosten multiplizieren, müssen diese zu den Herstellungskosten dazugezählt werden. Überlege dir also: Welche Kosten multiplizieren sich mit der Steigerung der Absatzmenge?

ACHTUNG: Verwechsle den Begriff Herstellungskosten nicht mit den Produktentwicklungskosten. Wenn du einen neuen Onlinekurs entwickelst, dann wirst du hier und da mal einen Designer für eine tolle Grafik beauftragen oder du beauftragst einen Mitarbeiter, der dir die Kursplattform aufbaut. Diese Kosten sind Produktentwicklungskosten und fallen nur einmal an. Wenn du den Kurs dann mehrfach verkaufst, multiplizieren sich diese Kosten aber nicht.

Das bedeutet also, das Bruttoergebnis vom Umsatz errechnet sich aus dem Nettoumsatz minus den Herstellungskosten. (Bruttoergebnis = Nettoumsatz - Herstellungskosten).

In unserem Kuchenbeispiel wird das Produkt für 1 Euro netto verkauft (1,19 € brutto). Für die Fertigung des Kuchens werden 0,60 € Materialkosten aufgewendet. Das bedeutet, das Bruttoergebnis liegt in unserem Beispiel bei 0,40 €, welches auch Rohertrag genannt wird oder Bruttogewinn.

Bleiben wir bei unserem Beispiel, braucht der Bäcker auch eine Backstube, einen Mitarbeiter, Strom für seinen Ofen und andere Utensilien, um seine Kuchen herstellen zu können. Der Unterschied zu diesen Kosten ist, dass sich diese nicht multiplizieren, wenn die Absatzmenge steigt. Vielleicht benötigt er später mal einen zweiten Mitarbeiter oder einen zweiten Ofen. Doch die Kosten steigen nicht 1:1 in Verbindung mit der angesetzten Menge. Deshalb gehören diese Kosten in die Kategorie Betriebskosten.

Die Betriebskosten bestehen aus fixen und variablen Kosten. Fixe Kosten sind Kosten, die man dauerhaft zahlt und auch nicht von heute auf morgen reduzieren kann. Dabei kann es sich um Miete oder Gehälter handeln. Variable Kosten sind Ausgaben, die sporadisch anfallen. Vielleicht investierst du heute in eine Weiterbildung und morgen in einen Berater. (Betriebskosten = Fixe Kosten + Variable Kosten)

Erst durch das Subtrahieren der Betriebskosten vom Rohertrag erhältst du den Reingewinn deiner Firma, welcher auch Bilanzgewinn genannt wird. Darauf kommen dann zum Schluss noch die Steuern und du erhältst das Ergebnis nach Steuern.

Vielleicht haben dich die vielen Erklärungen gerade abgeschreckt, doch die unterschiedlichen Ebenen geben uns unterschiedliche Ansatzpunkte, wie wir diese optimieren können. Lass uns jetzt im Detail schauen, welche Möglichkeiten wir haben, deine Finanzen zu verbessern, damit du dich keinem Risiko mit dem Aufbau deines Teams aussetzt.

Diese Ebene ist den meisten Unternehmern sehr geläufig. Wer bessere Finanzen haben will, denkt sofort an die Erhöhung seines Umsatzes. Auf dieser Ebene haben wir viele verschiedene Möglichkeiten.

Man könnte meinen, dass Euro gleich Euro ist. Doch es geht nicht nur darum, wie viel Euro du verdienst, sondern auf welcher Art Umsatz dieser Euro basiert. Es gibt eine Art Umsatzleiter, die sechs verschiedene Sprossen hat. Je höher du dich mit deinem Umsatz auf dieser Leiter befindest, desto besser ist das für dein Unternehmen. Lass uns die einzelnen Sprossen von unten nach oben einmal ansehen und schauen, was dahintersteckt.

Die niedrigste Form des Umsatzes ist der Einmalumsatz. Du betreibst sehr viel Aufwand, um einen Interessenten in deine Welt zu bekommen, und dann kauft er genau einmal bei dir. Weitere Verkäufe sind in diesem Geschäftsmodell auch nicht vorgesehen, weil der Kunde auch nichts anderes kaufen kann. Je nachdem, was du genau verkaufst, kann es sein, dass das Umsatzvolumen auch nicht besonders hoch ist. Hier ist es interessant zu wissen, wie teuer es für dich ist, einen Lead zu akquirieren und wie viel Einmalumsatz er bringt. Es kann sogar sein, dass sich ein negativer ROI (Return on Investment) einstellt und dein Geschäftsmodell so aufgebaut ist, dass du systematisch Verluste fährst, ohne es zu merken.

Auf der nächsten Stufe der Leiter stehen die Konsumprodukte. Diese sind von der Wertigkeit her höher als die Einmalverkäufe. Ein Konsumprodukt wie beispielsweise Zahnpasta oder Brot wird aufgebraucht und muss ersetzt werden. Ist der Kunde mit deinem Produkt zufrieden, ist die Chance gegeben, dass er erneut bei dir kauft. Dies macht die Kundengewinnung wesentlich attraktiver, da die Lead-Generierung hier im Gegensatz zum Einmalverkauf attraktiver wird. Denn ein Lead (Interessent) hat das Potenzial, auch in Zukunft Umsätze zu generieren.

Auf der nächsten Stufe der Umsatzleiter stehen die Konsumprodukte, die mit versunkenen Kosten einhergehen. Ein Beispiel für diese Form des Umsatzes ist die Nespresso-Kaffeemaschine. Für gewöhnlich passen nur Kapseln der gleichen Firma in die Kaffeemaschine. Auch Gillette und seine Rasierklingen gehören zu dieser Umsatzkategorie.

Doch was sind versunkene Kosten genau? Lässt sich ein Kunde auf dieses Angebot ein und kauft etwa die Kaffeemaschine oder den Rasierer, dann ist er gezwungen, auch die Kapseln oder die passenden Klingen zu kaufen. Möchte er diese Kapseln oder Klingen nicht mehr erwerben, dann sind die Kosten für die Maschine oder den Rasierer versunken. Sie sind unwiederbringlich verloren. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Verlust vielen Menschen Angst macht, und deshalb ist die Hürde sehr hoch, sich ein für alle Mal von den Produkten zu verabschieden.

Die nächsthöhere Form sind die wiederkehrenden Umsätze. Viele Abomodelle, Mitgliedschaften oder auch Software-as-a-Service-Modelle unterliegen dieser Umsatzart. Hat sich ein Kunde auf dich eingelassen und dein Angebot angenommen, kannst du davon ausgehen, dass er eine gewisse Zeit bei dir bleiben wird, und du mit Zukunftsumsatz rechnen kannst. Die sogenannte Churn Rate wird in diesem Modell deine wichtigste Messeinheit sein, die du konstant verbessern willst. Die Churn Rate ist die Zeit, die ein Kunde durchschnittlich bei dir bleibt. Mit der durchschnittlichen Zeit und der Höhe der wiederkehrenden Umsätze und Abrechnungsintervalle kannst du den durchschnittlichen Umsatz eines Kunden über dessen Lebenszeitraum berechnen. Unternehmen, die nicht nur attraktive Zahlen in ihrer BWA stehen haben, sondern auch realistische Umsätze für die Zukunft prognostizieren können, sind besonders für Investoren attraktiv.

Auf der nächsten Stufe der Umsatzleiter befinden sich die wiederkehrenden Umsätze, die mit versunkenen Kosten kombiniert werden. Ein Beispiel für diese Umsatzart ist Bloomberg. Bloomberg verkauft Wirtschaftsinformationen, die für viele große Unternehmen wichtig sind und auf einer Abobasis käuflich erworben werden können. Um diese Informationen zu erhalten, benötigt man jedoch ein bestimmtes Terminal, welches sie mitverkaufen. Sollte sich das Unternehmen entschließen, auf die Informationen von Bloomberg zu verzichten, dann ist das Investment für das Terminal versunken. Die Hürde für eine Kündigung ist damit sehr viel größer.

Die höchste Form des Umsatzes ist der Vertragsumsatz. Hier wird vertraglich festgehalten, dass bestimmte Gelder über einen definierten Zeitraum in der Zukunft fließen werden. Diese Form der Umsätze wird besonders in der Baubranche genutzt, da sich ein Bauunternehmen darauf verlassen muss, dass die Zahlungen zukünftig kommen, da aufgrund der Initialaufwände sonst Insolvenz droht.

Schau dir genau an, auf welcher Sprosse der Umsatzleiter du mit deinen einzelnen Produkten stehst. Überlege dir, wie du deine Angebote verändern kannst, damit du auf der Leiter ein oder zwei Sprossen nach oben springen kannst. Denn je höher du stehst, desto sicherer ist dein Umsatzpotenzial. Und genau das wirst du benötigen, um dein Team dauerhaft finanzieren zu können, ohne dabei schlaflose Nächste zu haben.

Eine weitere Möglichkeit seinen Umsatz zu steigern ist, den Life-Time-Value (LTV) des Kunden zu erhöhen. Das bedeutet, dass du es deinem Kunden möglich machst, dir über die Länge der Geschäftsbeziehung mehr Geld zu geben. Auch hier gibt es wieder unterschiedliche Möglichkeiten, wie du mit einem einzigen Kunden mehr Umsatz machst.

Die offensichtlichste Form der Umsatzsteigerung ist die Erhöhung der Preise. Prüfe dein Angebotsportfolio und überlege dir, welche Preise sich erhöhen lassen, weil

• du das Angebot verbessert hast.
• du mehr Leistung in das Angebot aufgenommen hast.
• der Markt eine Preissteigerung zulässt.
• du mehr Anfragen hast, als du bedienen kannst.
• du dich als Premiumanbieter positionieren willst.

Wenn du Potenzial findest und nutzen möchtest, dann erhöhe die Preise nicht still über Nacht. Mache eine Marketingkampagne und ermögliche es deinen Kunden, noch ein letztes Mal dein Angebot zum alten Preis zu kaufen. Schon allein dies wird deinen Umsatz einmal erhöhen, weil Menschen Angst haben, etwas zu verpassen.

Wenn du Angebote hast, bei denen dein Kunde über eine bestimmte Zeitspanne mit dir arbeitet, dann kannst du die Laufzeit verlängern und steigerst damit sofort den LTV.

Stell dir vor, du bist Coach und bietest deinen Kunden Coachingstunden an. Du verkaufst beispielsweise 1 Stunde für 200 €. Wie wäre es, wenn du eine Mindestlaufzeit von 6 Monaten einbaust und ihr 3 Stunden Coaching pro Monat macht? Wenn du den Kunden gewinnst, hast du statt 200 € automatisch 3.600 € verdient.

Natürlich kannst du deinem bestehenden Kunden auch weitere Produkte anbieten, die er zusätzlich kaufen kann. Ein geeignetes Angebotsportfolio hat folgende Struktur:

• Easy-yes-Angebot: Ein risikoloses Einstiegsprodukt, das ein kleines Problem löst, um dich zunächst kennenlernen zu können.  (keine Freebies)
• Kernangebot: Deine Hauptleistung in zwei Varianten: Basic & Premium
• Follow-up-Angebote: Geeignete Follow-up-Angebote, die dem Kunden helfen, weitere Probleme zu lösen.

Ich nutze gerne die Analogie eines Flugzeugs. Dein Kunde möchte gerne von Frankfurt nach Tokio. Mit deinem Kernangebot bringst du ihn dorthin. Dabei kann er sich selbst aussuchen, ob er Economy oder First Class fliegen will. In beiden Fällen kommt er trotzdem ans Ziel. In der First Class ist es jedoch wesentlich bequemer. Wenn der Kunde dann in Tokio angekommen ist, hast du deinen Auftrag erfüllt. Doch auch dort hat er weitere Bedürfnisse. Was will er jetzt, wenn er dort ist? Nach Berlin fliegen? Nein! Er will etwa eine Stadtrundfahrt machen oder einen Transfer zum Hotel bekommen. Überlege dir also, was im übertragenen Sinn die Stadtrundfahrt in deinem Unternehmen sein kann. Was benötigt der Kunde im Anschluss, wenn er deine Leistung bekommen hat? Kannst du weitere Angebote entwickeln, um den LTV damit zu erhöhen?

Eine weite Möglichkeit, den Umsatz deiner Firma zu erhöhen ist, wenn du beginnst, aus individuellen Leistungen Gruppenleistungen zu machen. Das eignet sich nicht für jedes Unternehmen, aber z.B. sehr für die Weiterbildungsbranche. Wenn du Seminare oder Workshops gibst, dann erhöhe die Anzahl der Teilnehmerplätze, um damit deinen Gesamtumsatz der Veranstaltung zu erhöhen.

Offensichtlich kannst du auch mehr Kunden gewinnen, um deinen Umsatz zu erhöhen. Auch hier gibt es wieder eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie man das erreichen kann.

Eine Möglichkeit, mehr Kunden zu gewinnen, ist das Vergrößern der Reichweite. Wenn wir von mehr Leuten gesehen werden, ist die Chance groß, auch mehr Verkäufe zu generieren. Dazu haben wir grundlegend drei Möglichkeiten, um mehr Reichweite zu bekommen:

• Owned Media: Baue mehr eigene Kanäle auf. (Instagram, TikTok, LinkedIn, Blog etc.)
• Earned Media: Nutze die Reichweite anderer. (Gastinterview im Podcast, Affiliate etc.)
• Paid Media: Mache bezahlte Werbung, um deine Reichweite zu erhöhen.

Seine Reichweite zu erhöhen, ist nicht einfach und geht oft mit stark steigenden Marketingkosten einher. Die Reichweite zu vergrößern ist dann besonders sinnvoll, wenn du absolute Klarheit darüber hast, dass dein Geschäftsmodell funktioniert und deine Produkte am Markt angenommen werden. Denn nur wenn du bereits an wenige verkaufen kannst, kannst du auch an viele verkaufen.

Das Thema Funnelaufbau ist in aller Munde. Du musst einfach nur einen Funnel bauen und dann reißen dir die Leute das Produkt aus der Hand. Ganz so einfach ist es eben nicht. Einen Funnel muss man sehr lange optimieren, damit sich der gewünschte Effekt einstellt. Dazu musst du viel ausprobieren. Übrigens: Ein Funnel ist nicht nur für digitale Wissensprodukte geeignet, sondern auch für Dienstleistungen und Produkte jeglicher Art. Nur nennen wir das hier Vertriebsprozess.

Wenn es im Gespräch mit Interessenten nicht zum Abschluss kommt, dann kann es daran liegen, dass dein Gegenüber ein Risiko eingeht, das ihn daran hindert, über die Schwelle zu treten. Diese Risiken können unterschiedlicher Natur sein:

• Funktionales Risiko: Funktioniert das Produkt wirklich?
• Zeitliches Risiko: Werde ich schnelle Ergebnisse erzielen?
• Physisches Risiko: Kann ich meinem Körper und mir dadurch schaden?
• Finanzielles Risiko: Werde ich mein Geld damit verschwendet haben?
• Soziales Risiko: Werden mich meine Freunde auslachen, wenn ich davon erzähle?
• Psychologisches Risiko: Werde ich mich schlecht fühlen, wenn ich das kaufe?

Überprüfe, welche Arten von wahrgenommenem Risiko deine Angebote auslösen können und wie du darauf reagieren kannst, um dies zu mildern. Möglichkeiten könnten sein: Geld-zurück-Garantie, Einstiegsangebote, mehr Greifbarkeit, stärkere Transparenz, Trustemelemente (Kundenstimmen, Auszeichnungen etc.), FAQ, Alternativen evaluieren etc.

Kampagnen respektive Launches sind ideale Möglichkeiten, konzentrierte Marketingenergie in den Verkauf eines spezifischen Produkts zu kanalisieren. Diese Launches sorgen dafür, dass du weitere Zusatzumsätze auf Knopfdruck erzielen kannst und das regelmäßig oder bei Bedarf. Marketingkampagnen funktionieren aber nur durch (künstliche) Verknappung, weil der Interessent sonst keinen Anlass sieht, heute eine Entscheidung zu treffen anstatt übermorgen. Manche Angebote wie Gruppenseminare haben eine natürliche Verknappung. Zum einen gibt es eine begrenze Anzahl an Teilnehmerplätzen und zum anderen hat das Seminar einen konkreten Termin. Wenn man das Angebot wahrnehmen möchte, dann muss man sich zum Termin entscheiden.

Doch auch Angebote, die keine natürliche Verknappung haben, benötigen eine Form von Scarcity. Das kannst du beispielsweise folgendermaßen erreichen:

• Zusatzleistungen/Boni fallen nach der Kampagne weg.
• Der Preis wird nach der Kampagne erhöht oder Rabatt geht verloren.
• Das Angebot ist nach der Kampagne nicht mehr verfügbar.

Wer seine Marketingkampagnen sorgfältig plant, kann jeden Monat einen Launch durchführen und dadurch immer weitere Umsätze generieren.

Wer ein Unternehmen führt und Mitarbeiter bezahlen will respektive muss, darf es nicht dem Zufall überlassen, welche Umsätze er erwirtschaftet. Eine jährliche Umsatzplanung ist ein wichtiger Bestandteil der Aufgaben eines waschechten Unternehmers. Hier listest du alle verfügbaren Produkte und Dienstleistungen auf und prognostizierst, wie oft du diese über das Jahr verteilt verkaufen kannst. Nur so bekommst du ein gutes Bild davon, mit wie viel Umsatz du über die Monate rechnen kannst. In unserer Vorlagen-Bibliothek findest du eine geeignete Vorlage, um eine Umsatzprognose anfertigen zu können.

Wie oben bereits beschrieben sind Fertigungskosten oder auch Herstellungs-, Material- oder Selbstkosten genannt, die Aufwendungen, die benötigt werden, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erzeugen. Je mehr du von deinen Angeboten absetzt, desto stärker erhöhen sich auch diese Kosten. Ein Kuchen benötigt 100 g Mehl, zwei Kuchen eben 200 g. Wer in der Lage ist, diese Kostenart zu senken, nutzt einen enormen Hebel in seinem Business. Denn wer hier ein paar Cent einspart, multipliziert diese Ersparnis über jedes verkaufte Produkt.

Viele unserer Leser sind Freelancer, Agenturen, Berater, Coaches oder andere Dienstleister. Ihnen fällt es für gewöhnlich schwer zu sehen, wie dieses Konzept auf sie selbst angewendet werden kann. Lass uns deshalb einmal ein paar Beispiele durchgehen.

Nehmen wir an, du bist ein Experte und hast einen Onlinekurs, den du verkaufst. Dann nutzt du wahrscheinlich einen Zahlungsanbieter wie Digistore, Paypal, Shopify-Payments o.ä.. Solche Anbieter ziehen pro verkaufter Einheit meist eine prozentuale Gebühr ein. Hier lohnt es sich genau hinzuschauen, weil diese Gebühren zu deinen Selbstkosten gehören. Wenn du einen Anbieter findest, der beispielsweise 1 % weniger Gebühren nimmt, multipliziert sich diese Kostenersparnis über jede verkaufte Einheit.

Wenn du eine Agentur besitzt, die ihre Leistung pro Stunde beim Kunden abrechnet und du die Projekte von Freelancern umsetzen lässt und nicht von Festangestellten, dann fallen diese Kosten unter die Kategorie Selbstkosten. In der Buchhaltung würdest du diese Rechnungen unter dem Konto „Fremdleistung“ verbuchen müssen und nicht unter dem Konto „Freie Mitarbeiter“, was in der Realität oft falsch gemacht wird und vom Steuerberater auch nicht gesehen wird. Das liegt daran, dass diese Freelancer nicht intern für dich arbeiten, wo sie als Betriebskosten/Overhead gelten würden, sondern sich diese Kosten 1:1 auf das Kundenprojekt umlegen lassen.

Nehmen wir also an, dass du deinem Kunden die Stunde des Freelancers für 100 € in Rechnung stellst und du deinem Freelancer 70 € pro Stunde gibst. Dann hast du eine Brutto-Gewinnmarge von 30 €, was 30 % entspricht. Übriges solltest du immer so wirtschaften, dass du mindestens 30 % Bruttomarge erzielst, da alles darunter nicht wirtschaftlich ist. Denke daran, dass du nur mit diesen 30 % dein Unternehmen finanzieren kannst, also dein eigenes Gehalt, die Tools, die du nutzt, deinen Steuerberater etc. Alles unter 30 % ist einfach zu eng kalkuliert und du schaufelst dir damit dein eigenes Grab.

Wenn du aber nun in der Lage bist, die Bruttomarge zu erhöhen, indem du dem Freelancer vielleicht nur 60 € gibst, dann hast du plötzlich eine Marge von 40 %. Dies ist ein mächtiger Hebel, weil sich diese 10 Euro mit jeder weiteren verkauften Stunde multiplizieren.

Durch ein Affiliate-Programm bist du in der Lage, deine Produkte durch andere verkaufen zu lassen. Diese Praxis ist besonders in der Weiterbildungsbranche gängig, in der digitale Infoprodukte verkauft werden. Nehmen wir an, du gibst deinen Affiliate-Partnern 50 % der Verkaufsprovision. Dann gehört diese Provision zu den Selbstkosten, weil die ja mit jedem weiteren Verkauf erneut anfallen.

Wenn du die Höhe der Provision senkst, dann erhöhst du damit auch deine Bruttomarge und nutzt wieder einen mächtigen Hebel für mehr Gewinn.

Ein weiterer interessanter Fall sind Dienstleistungen, welche du im Festpreis verkaufst. Nehmen wir an, du bist Webentwickler und bietest deinen Kunden eine kleine Website für 1.000 € im Festpreis an.

Wahrscheinlich setzt du diese Website im Moment aus dem Bauch heraus um und weist nicht genau, wie viel Zeit du dafür benötigst. Nehmen wir mal an, du benötigst dafür 10 Stunden. Dann hast du einen internen Stundensatz von 100 €. Wenn du jetzt aber dafür sorgst, dass deine Arbeitsweise effizienter wird und du nur noch 5 Stunden benötigst, dann wirst du automatisch einen „internen Stundensatz“ von 200 € haben.

Wenn du das Ganze dann noch mit Outsourcing kombinierst und dem Freelancer 50 Euro pro Stunde gibst, ihm aber sagst, dass er das Projekt auch in 5 Stunden schaffen muss, dann kannst du das Angebot über deine Kapazitätsgrenze hinaus verkaufen und bist skalierfähig.

Diese Form der Dienstleistung nennen wir in der Fachsprache „Productized Service“ und sie ist übrigens der erste Schritt aus der Zeit-gegen-Geld-Falle.

Es lohnt sich, jedes deiner Angebote durchzugehen und zu schauen, wie viel Bruttomarge du mit ihm erzielst. 30 % sollten ein Minimum sein. Überlege dir aber dennoch, ob es Möglichkeiten gibt, diese Marge zu erhöhen.

Nun gehen wir in die Ebene der Betriebskosten, welche aus fixen und variablen Kosten bestehen. Wie bereits erwähnt, finanzierst du diese Kosten allein über die Bruttomarge/den Rohertrag und nicht über deinen Nettoumsatz. In unserem Kuchenbeispiel kann der Bäcker seine Backstube und seinen festangestellten Mitarbeiter nur mit den 0,30 € finanzieren, welche er pro verkauftem Kuchen erzielt. Das bedeutet, dass du dich als Unternehmer nicht zu stark mit deinem Umsatz identifizieren solltest, weil dies dafür sorgen kann, dass du glaubst, mehr Geld zu besitzen, als in der Realität verfügbar ist.

Ein Teil der Betriebskosten sind Fixkosten, welche du stets hinterfragen solltest. Das liegt daran, dass du selten eine Umsatzgarantie hast. Auf der anderen Seite kannst du aber davon ausgehen, dass du deine Fixkosten bezahlen musst, weil sie nunmal dauerhaft anfallen. Wenn du ein finanzielles Problem hast, bist du nicht in der Lage, diese Kosten sofort zu senken, was unter Umständen zu deiner Insolvenz führen kann. Fixkosten können Ausgaben sein, bei denen du lange Verträge abgeschlossen hast (z. B. Mietverträge) oder auch Kosten für Leistungen, auf die dein Unternehmen nicht ohne Weiteres verzichten kann (z. B. Buchführungskosten).

Weil du absolute Klarheit über diese Kosten haben musst, solltest du eine Fixkostenliste pflegen, die genau aufzeigt, welche dauerhaften Kosten auf dich zukommen und in welchen Zahlungsintervallen sie fällig sind. Eine Vorlage dafür findest du in unserer Vorlagen-Bibliothek.

Übrigens glauben ganz viele Dienstleister, dass sie sehr geringe Fixkosten haben, weil sie selten über Büroräume, Festangestellte oder einen Dienstwagen verfügen und lediglich ein paar Tools für ihre Arbeit nutzen. Wenn ich mit ihnen dann eine Fixkostenliste erstelle, stellt sich schnell heraus, dass ihre realen Fixkosten um ein Vielfaches höher sind, als ihnen bewusst war. Das mag im ersten Moment ein Schock sein und negative Gefühle wie Angst und Schuld auslösen, ist aber der erste Schritt in die finanzielle Gesundheit des eigenen Business.

Der zweite Anteil der Betriebskosten sind die variablen Kosten. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie nur sporadisch anfallen und man einfacher entscheiden kann, ob du diese Kosten überhaupt produzieren möchtest und wenn ja, wann genau.

Eine Kostenplanung hilft dir dabei, deine Ausgaben über das Jahr zu verteilen und genau zu entscheiden, welche Projekte du durchführen willst und wann du die dazugehörige Ausgabe tätigen möchtest.

Offensichtlich kann ein Unternehmen nur dann florieren, wenn es mehr einnimmt, als es ausgibt und somit Gewinne erzielt. Viele Buchhaltungen werden aber nicht richtig geführt, sodass dem Unternehmer nicht transparent gezeigt wird, ob sein Business Monat für Monat profitabel ist oder nicht. Sie orientieren sich lieber am eigenen Kontostand, um sich in Sicherheit zu wiegen, dass noch ein paar tausend Euro verfügbar sind, kommen dann aber ins Schleudern, wenn der Steuerbescheid kommt.

In der Finanzbuchhaltung unterscheiden wir ganz klar zwischen der Gewinn-und-Verlust-Rechnung und der Einnahmenüberschussrechnung. In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung gilt das Datum der Rechnungsstellung. Wenn du eine Rechnung an deinen Kunden mit dem Rechnungsdatum 30.03.2022 stellst, dann hast du den Umsatz auch genau an diesem Tag erzielt. Das Gleiche gilt, wenn du Rechnungen bekommst. Die Kosten sind in dem Monat angefallen, die das Rechnungsdatum zeigt.

Du solltest als Unternehmer danach streben, dass du jeden Monat einen Gewinn in deinem Business erzielst. Wenn das nicht immer möglich ist, dann solltest du sichergehen, dass zumindest jedes Quartal positiv ausgeht. Das erkennst du aber nur, wenn du die Buchhaltung richtig gemacht hast. Gehe also sicher, dass

• du deinem Kunden die Rechnung in dem Monat stellst, in dem die Leistung erbracht wurde. Das Rechnungsdatum sollte also beispielsweise 30.04.22 sein, wenn du im April für ihn tätig warst. Wenn du Projekte durchführst, die über mehrere Monate gehen, dann schicke deinem Kunden Teil- oder Abschlagsrechnungen.
• deine (freien) Mitarbeiter ihre Rechnungen mit dem Rechnungsdatum des Monats stellen, in dem sie ihre Arbeit ausgeführt haben. Wenn sie also im April für dich tätig waren, dann muss das Rechnungsdatum auch der 30.04. sein. Wenn es ihre Zeit nicht erlaubt hat, die Rechnung genau an diesem Tag zu stellen, dann können sie das auch später machen. Wichtig ist nur, dass sie das Rechnungsdatum, genauer gesagt den Leistungszeitraum, zurückdatieren.

Erst durch die akkurate Buchführung siehst du, ob deine Geschäftsmonate profitabel sind oder nicht. Wenn du erkennst, dass deine Profitabilität derzeit nicht gegeben ist, musst du Maßnahmen ergreifen. Welche Möglichkeiten du hast, deinen Umsatz und deine Bruttomarge zu erhöhen, habe ich oben ausführlich beschrieben.

Doch auch auf der Kostenseite kannst du einiges machen. Generell hast du vier Möglichkeiten, wie du auf bestimmte Kosten reagieren kannst: Aussetzen, Reduzieren, Eliminieren, Diversifizieren. Lass uns diese genauer ansehen.

Beim Aussetzen drückst du auf den Pauseknopf. Hier musst du dir überlegen, welche Kosten du pausieren kannst. Erinnere dich, dass es zwei Arten von Kosten gibt. Selbstkosten und Betriebskosten. Vielleicht pausierst du auch das Verkaufen eines bestimmten Angebots, welches mit hohen Selbstkosten verbunden ist.

Eine weitere Möglichkeit, deine Profitabilität zu erhöhen, ist das Reduzieren von Kosten. Vielleicht beauftragst du eine virtuelle Assistenz, die sich um deine Social-Media-Profile kümmert und regelmäßig postet. Wenn deine Gewinnspanne nicht ausreicht, kannst du ihr monatliches Budget kürzen und mit ihr vereinbaren, dass sie nur noch zweimal statt fünfmal pro Woche postet.

Die Kosten in deiner Firma verhalten sich wie Kram in deiner Wohnung. Sie sammeln sich von ganz allein an, ohne dass man bewusst etwas dafür tut. Angesichts dessen ist es sinnvoll, deine Kosten immer regelmäßig zu hinterfragen und diese zu eliminieren, wenn sie nicht mehr sinnvoll sind. Fixkosten lassen sich schwerer eliminieren als variable Kosten. Dennoch solltest du besonders die Fixkosten betrachten, ob es hier gegeben ist, auf diese schnellstmöglich zu verzichten.

Diversifikation bedeutet, sich nicht von einem Lieferanten respektive freien Mitarbeiter abhängig zu machen. Vielleicht hast du zwei virtuelle Assistenzen, die dich in deinem Daily Business unterstützen, welche unterschiedliche Preise nehmen, aber die gleichen Arbeiten erledigen können. Wenn du deine Gewinnmarge aktiv steuern willst für bestimmte Monate, kannst du der günstigeren Assistenz mehr Arbeit geben. Fast identisch, wenn du dich entscheidest, im Tengelmann oder im Lidl einkaufen zu gehen. Du möchtest beide Optionen haben, damit du dich nach deiner Finanzlage entscheiden kannst, welchen Anbieter du nutzen möchtest.

Liquidität ist eine andere Betrachtung der Zahlen, die du ebenso stets im Blick haben solltest. Denn wer nicht liquide ist, der kann in die Insolvenz gehen, obwohl die Firma eigentlich profitabel ist.

Bei der Liquidität geht es nur darum, wann die Beträge dem Konto zufließen und wann sie abfließen. Das Agenturmodell hat für gewöhnlich einen hochgradig negativen Cashflow-Zyklus. Oftmals müssen die Agenturen ihre Projektmitarbeiter bereits bezahlen und bekommen sehr viel später die Rechnung überwiesen. Wer hier nicht über ausreichenden Puffer verfügt, kann plötzlich ins Schlittern geraten. Mein Papa pflegte immer zu sagen: „Rechne nie mit Geld, das du noch nicht hast.”

In der Buchhaltung siehst du in der Einnahmenüberschussrechnung, wie deine Liquiditätsflüsse aussehen, da hier die tatsächlichen Kontoeingänge und -ausgänge gezählt werden und nicht das Rechnungsdatum. Es kann sein, dass du in der GuV die letzen Monate profitabel warst, es auf deinem Konto aber sehr miserabel aussieht. Das entsteht, weil die Geldflüsse zu einem anderen Zeitpunkt stattgefunden haben, und vielleicht hattest du kürzlich einen großen Abfluss, aber nicht den passenden Zufluss gehabt.

Damit du nicht ständig in Panik verfällst, musst du deine Liquidität proaktiv managen. Generell gilt:

• Stelle deine Ausgangsrechnungen so schnell wie nur irgend möglich und mahne diese sofort, wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Versuche das Zahlungsziel so kurz wie möglich zu halten.
• Bezahle deine Eingangsrechnungen pünktlich, aber so spät wie möglich. Verhandle längere Zahlungsziele, wenn du kannst.

Diese beiden Grundprinzipien sorgen dafür, dass du dir einen positiven Cashflow-Zyklus aufbaust und deshalb immer genug auf dem Konto ist.

Um deine Cash-Reserven weiterhin zu stärken, haben wir einen genialen Mini-Workshop in unserer Vorlagen-Bibliothek, der dir zeigt, wie du mit einem ganz simplen System Liquidität für mehr als sechs Monate aufbaust, ohne dich großartig abmühen zu müssen. Wenn ich dir nur eine unserer Finanz-Vorlagen empfehlen darf, dann genau diesen Mini-Kurs. Ich verspreche dir, dass dir danach alles sehr viel klarer sein wird und du keine Angst mehr vor deinen Zahlen haben musst und seelenruhig schlafen kannst, auch wenn mal etwas schiefgehen sollte.

Ein weiteres wichtiges Instrument ist die Liquiditätsplanung, wofür wir ebenso eine Vorlage in unserer Bibliothek haben. Diese Excel-Tabelle kannst du als Notfall-Tool sehen. Wenn du mal in eine finanziell brenzliche Lage geraten solltest, wirst du mithilfe der Vorlage sehen, ob diese Angst überhaupt gerechtfertigt ist und wenn ja, ab welcher Woche du illiquide sein wirst, wenn du keine Maßnahmen ergreifst. Erst durch dieses klare Bild wirst du erkennen können, welche Möglichkeiten du hast, auf die Situation zu reagieren.

Sollte sich herausstellen, dass du unbedingt handeln musst, um den anstehenden Zahlungsverpflichtungen nachkommen zu können, mache Folgendes:

• Mahne alle offenen Ausgangsrechnungen bei deinen Kunden sofort an und rufe diese am besten an und versichere dich, dass jene zügig zahlen. Dafür brauchst du dich auch nicht schämen, denn jeder Unternehmer weiß, dass man zeitweise auch ein Cashflow-Problem haben kann, ohne gleich ein schlechter Unternehmer sein zu müssen.
• Schaue auf deine fälligen Eingangsrechnungen. Gehe sicher, dass du keine Rechnung zahlst, die noch nicht fällig ist. Rufe ggf. Lieferanten an und bitte um einen Zahlungsaufschub. Mache nicht den Fehler, in der Versenkung zu verschwinden. Sprich mit ihnen und frage deinen Zulieferer, ob es o.k. ist, wenn du seine Rechnung erst nächste Woche oder nächsten Monat zahlst.

In der Liquiditätsvorlage hast du die Möglichkeit, etwaige Szenarien auszuprobieren, um zu schauen, ob sich dadurch deine Liquidität regulieren lässt. Es kann sein, dass du schon mit einer kleinen Maßnahme aus dem Schneider bist.

Wenn du ein waschechter Unternehmer werden möchtest, dann musst du die Verantwortung für deine Zahlen übernehmen. Melde dich zu einem kostenlosen und unverbindlichen Mini-Coaching an und besprich mit deinem Coach, was für dich als Nächstes zu tun ist.