Ein Unternehmen ist nie fertig und auf deiner unternehmerischen Reise wirst du immer wieder Änderungen anstoßen, die dein Business in die Zukunft tragen sollen. Doch nur, wenn du diese Änderungen effektiv an dein Team kommunizierst, kannst du dafür sorgen, dass dein Team diese auch leben wird. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie du Neuerungen effektiv durch einen Kommunikationsplan in deiner Firma verankerst.

Ein Unternehmen ist wie ein Lebewesen, das sich ständig an seine Umwelt anpassen muss, wächst und sich weiterentwickelt. Besonders in einer volatilen Welt wie heute ist die Flexibilität eines Unternehmens enorm wichtig, um überleben zu können. Wir sehen, dass immer mehr große Konzerne Schwierigkeiten haben, sich den neuen Spielregeln und Möglichkeiten anzupassen, weil sie zu träge und schwerfällig geworden sind. Das hat den jungen, dynamischen Unternehmen die Chance gegeben, die etablierten Konzerne zu überholen. Ganz nach dem David-und-Goliath-Mythos.

Eine Organisation kann sich aber nur verändern, wenn sich auch die Belegschaft verändert. Denn dein Unternehmen soll zwar von Prozessen getragen werden, doch diese Prozesse werden von Menschen angewandt. Wenn der Mitarbeiter also nicht gewillt ist, sich zu verändern, dann ist es dir schlichtweg nicht möglich, das Unternehmen zu ändern, außer du lässt alle Mitarbeiter gehen, die sich nicht verändern wollen.

Nun kannst du mit der Peitsche drohen und den Mitarbeitern sagen, dass sie ihren Job verlieren werden, wenn sie sich den neuen Regeln nicht beugen. Doch die Geschichte hat gezeigt, dass Strafandrohungen nie sonderlich lange funktioniert haben und totalitäre Regime eines Tages immer zu Fall gebracht wurden.

Das Zuckerbrot ist in vielen Fällen die bessere Variante, um Veränderungen in den Menschen hervorzurufen. Denn die überwiegende Anzahl an Menschen ist immer noch auf ihren eigenen Vorteil bedacht. Das bedeutet nicht, dass du ihnen Boni zahlen musst, damit sie weiter bei dir bleiben und nach den neuen Regeln arbeiten, sondern, dass du ihnen vermitteln musst, welchen persönlichen Vorteil die Veränderung für sie hat. Auf der eine Seite kannst du ihnen diesen Vorteil einfach mitteilen oder du kannst ihnen helfen, den Vorteil für sie selbst herauszufinden. Dies wäre dann der Coaching-Ansatz. Mit dieser Technik erlaubst du deinem Gegenüber, selbst auf die Antwort zu kommen, was den Vorteil hat, dass eine selbsterdachte Antwort besser und schneller im System verankert wird. Eine Führungspersönlichkeit muss also auch immer ein Coach sein.

Im nächsten Abschnitt zeige ich dir die vier Phasen, wie man eine Veränderung in seinem Unternehmen effektiv kommuniziert, damit diese auch umgesetzt werden kann.

Um eine Veränderung kommunizieren zu können, musst du natürlich erst einmal Klarheit haben, was du verändern möchtest. Dazu wirst du deine strategische Arbeit geleistet, diese in einem Workshop entwickelt haben oder dir von einem Business-Coach geholfen lassen haben.

Nachdem du weißt, was du genau verändern willst, ist es nun an der Zeit, einen Kommunikationsplan zu entwickeln. Erstelle dir eine Excel-Tabelle mit folgenden Spalten:

1. Priorität

2. Was muss ich kommunizieren?

3. Wer muss es wissen?

4. Wer wird es kommunizieren?

5. Wie wird es kommuniziert?

6. Wann wird es kommuniziert?

In der ersten Spalte gibst du an, welche Priorität die Kommunikation hat. In der Ausarbeitung des Kommunikationsplans wirst du diese Spalte jedoch zum Schluss ausfüllen, weil du erst einmal erarbeiten musst, was und an wen du es kommunizierst.

In dieser Spalte schreibst du auf, was genau kommuniziert werden muss. Werde hier detailliert und schreibe es so auf, dass es auch jemand verstehen kann, der den Plan noch nie gesehen hat. Nutze dazu viele Verben, um es greifbarer zu machen.

Hier schreibst du die Abteilung bzw. die individuellen Namen auf, die die Informationen erhalten müssen. Beachte, dass es sein kann, dass du bestimmten Personen eine sensitive Information zuerst kommunizieren musst, bevor du sie an ein ganzes Team kommunizierst. Das gilt beispielsweise für das Management oder für Personen, die unmittelbar betroffen sind.

Wenn dein Unternehmen schon etwas größer ist und du mit Managern arbeitest, kann es sein, dass du hier differenzierst, wer die Nachricht überbringt. Das musst nicht immer du selbst sein.

Man kann eine Sache auf unterschiedliche Weise kommunizieren. Möglicherweise hast du ein Standardmeeting, in dem du die Information überbringen kannst. Vielleicht braucht es aber auch ein gesondertes Meeting, wenn es sich um sehr spezifische Informationen handelt. Möglicherweise reicht auch ein Post im Intranet, um die Information zu veröffentlichen.

Und zum Schluss braucht es noch ein exaktes Datum, wann die Kommunikation stattfindet.

Mit diesem Kommunikationsplan gehst du sicher, dass du ausreichend kommunizierst und dass keine Gerüchte oder Fehlkommunikationen entstehen. Je größer deine Firma ist, desto wichtiger ist dieser Plan.

Egal, ob du deine Information in einem Meeting teilst oder als Post im Intranet. Es ist sinnvoll, ein Briefing zu entwickeln. Denn das Schreiben des Briefings sorgt zum einen dafür, dass du noch einmal Klarheit bekommst, was du genau kommunizieren willst. Und zum anderen hat dein Team auch etwas Festes in der Hand, was es sich mehrfach durchlesen kann, um es zu verinnerlichen. Beachte dabei, dass du in dem Material darauf eingehst, warum diese Veränderung notwendig ist und welche Vorteile sich dadurch für die Firma und die Mitarbeiter bieten.

Halte zum Stichtag das Meeting ab und erlaube es deinem Team, Fragen zu stellen. Zeige ihm, dass dir das Wohl der Gesamtheit am Herzen liegt und dass diese Veränderung dafür sorgen wird, dass das gesamte Team gesund in die Zukunft schreiten kann.

Veröffentliche das Briefingmaterial auch zusätzlich im Intranet, damit hier auch noch einmal eine Verbindlichkeit entsteht und du dich immer darauf beziehen kannst, wenn sich ein Mitarbeiter nicht an den neuen Prozess hält.

Wenn du nicht nur die Mitarbeiterkommunikation, sondern auch andere Teile in deinem Business durchstrukturieren möchtest, dann melde dich zu einem kostenlosen und unverbindlichen Mini-Coaching an.