Die Buchhaltung stellt eine große Herausforderung für angehende Selbstständige und Unternehmer dar, die sich hauptsächlich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchten. Damit du deine Buchhaltung auf eine möglichst effiziente Art und Weise abwickeln kannst, geben wir dir in diesem Artikel einige wichtige Tipps an die Hand. Dabei spielt vor allem die Digitalisierung eine wesentliche Rolle, da sich hierdurch zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten ergeben. 

Die eigene Buchhaltung zu digitalisieren ist von großer Bedeutung, da die Nutzung von digitalen Rechnungen sowie weiterer Tools den Arbeitsaufwand innerhalb dieses Bereichs erheblich reduzieren kann. Grund hierfür ist, dass sich zahlreiche buchhalterische Prozesse durch Nutzung einer Softwarelösung automatisieren lassen. Unter anderem die folgenden Prozesse können im Rahmen einer digitalen Buchhaltung automatisiert werden:

• Erfassung von Rechnungen
• Verwaltung von Belegen
• Archivierung von Dokumenten

Die Nutzung von Automatisierungsmöglichkeiten führt zu optimierten Prozessen, die sich positiv auf die Produktivität deines Unternehmens auswirken. Hierdurch ergeben sich Kosteneinsparungen, da bei der elektronischen Erstellung sowie Verarbeitung von Rechnungen keine Kosten für den Druck von Papier anfallen, wobei auch das Porto eingespart wird. Die Personalkosten verringern sich ebenfalls, da weniger Mitarbeiter für die Abwicklung von wiederkehrenden Tätigkeiten abgestellt werden müssen. Ein weiterer wesentlicher Vorteil besteht in der geringeren Fehleranfälligkeit, die automatisierte Systeme mit sich bringen. Somit führt die Implementierung von digitalen Tools in der Buchhaltung zu großen Wettbewerbsvorteilen. 

Die Buchhaltungs-Software kann als Herzstück eines Unternehmens betrachtet werden, da sie eine effiziente Abwicklung von buchhalterischen Prozessen ermöglicht. Jedes Unternehmen ist zur Buchführung verpflichtet, wobei es sich um einen wichtigen Bereich handelt, da nur durch diese ein guter Überblick über die finanzielle Lage des Betriebs möglich ist. Um den Arbeitsaufwand zu reduzieren und die Produktivität innerhalb der Buchhaltung zu erhöhen, sollte eine zu den Bedürfnissen deines Unternehmens passende Software ausgewählt werden. Dabei gilt es, einige wesentliche Faktoren bei der Auswahl zu berücksichtigen, darunter:

• gebotener Funktionsumfang 
  
• Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten
  
• anfallende Kosten
  
• Maß der Benutzerfreundlichkeit

Der Funktionsumfang ist deshalb ein wichtiger Faktor, weil sichergestellt werden muss, dass die angeschaffte Software alle erforderlichen Funktionen erfüllt, die im Unternehmensalltag benötigt werden. Wichtig ist zudem, dass die Software gemeinsam mit anderen bereits bestehenden Systemen eingesetzt werden kann, zu denen unter anderem ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) zählen. Auf diese Weise ist eine hohe Effizienz gewährleistet, da die verschiedenen Systeme miteinander kommunizieren können. Es lassen sich einige Automatisierungs-Maßnahmen umsetzen, wodurch die Anzahl an manuell abgewickelten Aufgaben abnimmt. Neben den Kosten sollte auch das Preis-Leistungs-Verhältnis berücksichtigt werden, wozu sich ein Vergleich mit anderen Angeboten empfiehlt. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit ist wichtig, damit die Software ohne lange Einarbeitungszeit effizient genutzt werden kann. 

Durch eine digitalisierte Buchhaltung entsteht eine Vielfalt an Automatisierungsmöglichkeiten, zu denen unter anderem eine automatische Erfassung und Kategorisierung von Rechnungen zählt. Möglich ist dies durch die Nutzung von digitalen Rechnungen, die auf elektronischem Wege verarbeitet werden können. Dies erlaubt es einem modernen Buchhaltungssystem, eingehende Rechnungen automatisiert zu erfassen und an geeigneter Stelle zu archivieren. Zudem kannst du hierdurch unkompliziert Angebote erstellen und Rechnungen schreiben. Geschäftsvorfälle können durch den Einsatz einer geeigneten Softwarelösung automatisch verbucht werden, was den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung ebenfalls erheblich reduziert. Weiterhin hast du im Rahmen einer digitalisierten Buchhaltung Zugriff auf Echtzeitdaten, weil relevante Finanzdaten in Echtzeit aktualisiert werden. Auf diese Weise kannst du potenzielle finanzielle Engpässe schnell erkennen und frühzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen. 

Unternehmen sammeln mittlerweile große Mengen an personenbezogenen Daten, die es sicher zu verwalten gilt. Dementsprechend handelt es sich bei dem Bereich Datensicherheit um einen wesentlichen Aspekt in der digitalen Buchhaltung. Der Zugriff Dritter auf sensible Finanzdaten kann nicht nur rechtliche Auswirkungen haben, sondern auch zu einem großen Imageschaden führen, sodass es zu keinen Fehlern in diesem Bereich kommen darf. Eine moderne Buchhaltungs-Software kann dich dabei unterstützen, sensible Daten von Kunden und Geschäftspartnern zu schützen. Zu den geeigneten Maßnahmen hinsichtlich eines ausreichenden Datenschutzes zählen unter anderem:

• Einführung von Zugangskontrollen
  
• Implementierung moderner Verschlüsselungstechnologien
  
• Durchführung von Backups und Sicherheitsupdates

Zugangskontrollen einzuführen ist deshalb empfehlenswert, da strenge Authentifizierungssysteme dafür sorgen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten haben. Moderne Verschlüsselungstechnologien verschlüsseln die Daten nicht nur während der Übermittlung, sondern auch bei der Speicherung, sodass diese nicht in die Hände von Dritten fallen und durch die regelmäßige Durchführung von Backups können relevante Datensätze nach einem Verlust wiederhergestellt werden. Diese gehen bei einem Datenverlust somit nicht dauerhaft verloren. Bekannte Sicherheitslücken lassen sich durch die Einführung von regelmäßigen Sicherheitsupdates schließen, wodurch die Sicherheit entsprechend erhöht wird. Im Rahmen eines Mitarbeiter-Onboardings können neue Mitarbeiter schnell in das Unternehmen und die Maßnahmen zur Datensicherheit eingeführt werden. 

Der Gesetzgeber hat einige Gesetze eingeführt, die Unternehmer zu einer ordnungsgemäßen Buchführung verpflichten und dafür sorgen, dass eine rechtssichere Buchhaltung möglich ist. Damit es zu keinen Problemen mit dem Gesetz kommt, sollten die sogenannten GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) eingehalten werden. Es sind beispielsweise sämtliche relevante Rechnungen sowie Belege über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Zudem gilt es, die Anforderungen des Gesetzgebers bei der Erstellung und Versendung von elektronischen Rechnungen zu berücksichtigen. Eine Alternative besteht im Outsourcing der Buchhaltung, wobei sich ein auf diesen Bereich spezialisierter Dienstleister darum kümmert.