Jeder neue Mitarbeiter in deinem Team sorgt erst einmal für etwas Stress. Um die Eingewöhnungsphase so effizient wie möglich zu gestalten und auch von Anfang an die richtige Erwartungshaltung zu setzen, braucht es ein strukturiertes Mitarbeiter-Onboarding. In diesem Artikel schauen wir uns an, was die Vorteile eines solchen Onboarding-Prozesses sind und was inhaltlich dazu gehört.

Der Eintritt eines neuen Mitarbeiters bedeutet immer, dass hier Erwartungshaltungen gesetzt werden sowie Regeln und Freiheiten vernünftig kommuniziert werden müssen. Macht man das nicht, kann das Kind schnell in den Brunnen fallen, weil sich Dinge einschleichen, die später schlechter korrigiert werden können. Ein gutes Mitarbeiter-Onboarding sorgt dafür, dass die neue Person genau weiß, wie das Arbeitsleben zu gestalten ist und was Gos und No-Gos sind.

Ein weiterer Grund, warum ein vernünftiges Mitarbeiter-Onboarding wichtig ist, ist folgender: Ein neuer Mitarbeiter muss plötzlich sehr viele Informationen auf einmal aufnehmen, wenn er sich einer neuen Unternehmung anschließt. Natürlich kann man dieser Person viel erzählen und erklären. Doch es ist unwahrscheinlich, dass sie sich diese Informationen alle auf Anhieb merken kann. Folglich ist es sinnvoll, ihr die Möglichkeit zu geben, diese Inhalte auch noch einmal nachzulesen. Zusätzlich kannst du dich dann ebenso auf diese Informationen beziehen, wenn sie sie nicht korrekt anwendet oder wissentlich gegen Richtlinien und Regeln verstößt.

Der Inhaber und seine Mitarbeiter leiden meist unter Betriebsblindheit. Mit Eintritt eines neuen Mitarbeiters hast du die Chance, die frischen Augen dieser Person für deine Zwecke zu nutzen und mögliche Schwächen deiner Unternehmung zu erkennen, um diese dann zu adressieren. Damit sich der neue Mitarbeiter dazu aufgefordert fühlt und keine Angst hat, etwas zu sagen, muss dieser Prozess strukturiert angestoßen werden. Lasse dir die Möglichkeit nicht entgehen, da diese Variante ein günstiger Kniff ist, um teure Unternehmensberater zu vermeiden.

Wenn du ein strukturiertes Mitarbeiter-Onboarding aufbaust, sorgt das ebenso dafür, dass du Mitarbeiter, die nicht funktionieren, schneller wieder gehen lässt. Dazu möchte ich keine „Hire-and-Fire-Mentalität“ proklamieren, wie es in den USA üblich ist. Es ist immer besser und oftmals auch ökonomischer, langfristige Zusammenarbeiten anzustreben.

Doch viele Unternehmer scheuen die Einarbeitungsphase eines neuen Mitarbeiters und empfinden diese als langwierig und kostenintensiv. Das führt dann oftmals dazu, dass Mitarbeiter, die nicht (mehr) gut für die Firma sind, weiter „mitgeschleppt” werden, weil der Aufwand einer Neubesetzung gefürchtet wird. Diese Denkweise kann jedoch fatal sein, denn eine „faule Pflaume“ kann den ganzen Obstkorb infizieren. Und leider sind es die besten Früchte, die dann als Erstes heraushüpfen und verlorengehen.

Beim Mitarbeiter-Onboarding ist es ratsam, dieses in zwei Ebenen aufzuteilen. Zum einen solltest du ein Onboarding entwickeln, das generell für jeden neuen Mitarbeiter zutrifft und zum anderen sollte es ein Mitarbeiter-Onboarding geben, das spezifisch auf eine Stelle zutrifft, die ein neuer Mitarbeiter einnimmt. Hier soll es im Folgenden aber nur um das allgemeine Onboarding gehen.

Das allgemeine Willkommenspaket ist die Einführung des Onboardings. Es kann aus folgenden Komponenten bestehen:

• Willkommensgruß und Danksagung
  
• Was du von der Zusammenarbeit erwarten kannst.
  
• Was du vom Inhaber erwarten kannst.
  
• Was die Firma von dir erwartet.
  
• Logistik der Zusammenarbeit
  
• Überraschung/Bonus
  
• nächste Schritte
  

Es ist wichtig, die Erwartungshaltung gleich zu Beginn der Zusammenarbeit klarzustellen, damit sich hier keine negativen Verhaltensweisen einschleichen, die dann später nur schwierig wieder korrigiert werden können.

Jeder Mitarbeiter muss in der Lage sein, die Unternehmensvision zu verfolgen und die Marke der Firma zu vertreten. Aus diesem Grund sollte jeder neue Mitarbeiter ein Markentraining absolvieren. Folgende Inhalte sollten in diesem Training zu finden sein:

• Unternehmenswerte
  
• Unternehmensvision
• 5-Jahresplan
• Markenpersönlichkeit
  
• Zielgruppen
  
• Markenstory
  
• Angebotsportfolio
  
• etc.
  

Das Markentraining kann so aufgebaut sein, dass es einem Onlinekurs mit Quizfragen gleicht. Je modularer es ist, desto schneller können spezifische Informationen auch einmal geändert werden, wenn dies nötig sein sollte.

Es ist sinnvoll, deinem neuen Mitarbeiter einen Überblick zu geben, welche Personen in deinem Unternehmen arbeiten und welche Funktionen diese ausüben. Das sorgt nicht nur für mehr Klarheit, sondern hilft auch dabei, dich als Unternehmer zu entlasten, weil du nun nicht mehr die erste Anlaufstelle sein musst, wenn dein Mitarbeiter eine Frage zu einem Thema hat. Dabei solltest du erst in Funktionen denken und nicht in Personen. Denn eine Person füllt immer eine oder mehrere Funktionen aus und kann bei Bedarf ersetzt werden, wenn diese Funktion nicht mehr zur Zufriedenheit ausgefüllt wird. Wie wir diese Funktionslandschaft überhaupt entwickeln, haben wir uns bereits im Blogartikel „Teamaufbau – warum du in Rollen und nicht in Personen denken musst.“ angesehen.

Ähnlich wie die Mitarbeiter-Landschaft sollte es auch eine Tool-Landschaft geben. Ein Unternehmen arbeitet zwangsläufig mit einer Vielzahl von Software-Tools, um seine Arbeiten zu erledigen. Ein Überblick kann dabei helfen, dass später keine Fragen aufkommen. Eine Liste der Tools kann in folgende Spalten organisiert werden:

• Funktion
  
• Abteilung
  
• Beschreibung
  
• Tool-Name
  
• Wichtigkeit
  

Es ist sinnvoll, wenn man sich alle 6–12 Monate einen Termin in seinen Kalender legt, um die Liste zu überprüfen und ggf. Anpassungen vorzunehmen. Denn genau wie bei den Mitarbeitern kann sich hier über einen gewissen Zeitraum einiges ändern.

Viele Unternehmen nutzen intern Begriffe und Abkürzungen, die einem neuen Mitarbeiter nicht sofort geläufig sind. Angesichts dessen ist es praktisch, ein Glossar und ein Abkürzungsregister zu pflegen, in denen grundlegende Begriffe und Kürzel einmal ausführlich erklärt werden.

Feedback ist ein wichtiger Bestandteil, wenn ein Unternehmen nach Exzellenz strebt. Doch nicht jedes Feedback ist konstruktiv. Aus diesem Grund mag es hilfreich sein, wenn einmal darauf hingewiesen wird, wie sich der Unternehmer Feedback wünscht und in welcher Form es gegeben werden soll. Es gibt einen Unterschied zwischen folgenden drei Dingen:

• Bug (Etwas ist offensichtlich fehlerhaft.)
  
• Issue (Man könnte etwas besser machen. Es ist aber nicht per se falsch.)
• Idee (Man hat Ideen, die man umsetzen könnte.)
  

Bugs müssen natürlich sofort adressiert werden, weil sie die Professionalität des Unternehmens gefährden oder sogar zu Problemen in

der Zusammenarbeit mit dem Kunden führen können. Issues und Ideen sind allerdings Angelegenheiten, die im Vorfeld auf Wirtschaftlichkeit und Priorität überprüft werden müssen. Infolgedessen sind diese anders zu behandeln.

Natürlich sollte es auch eine interne Admin-Checkliste geben, wenn ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen kommt. Denn intern gibt es einige Dinge zu tun, wie beispielsweise E-Mail-Adressen anlegen oder Arbeitsmaterialien ausliefern etc. Natürlich muss auch definiert werden, wer dieser Admin ist und diese Aufgaben übernehmen wird.

Es muss klar sein, welcher Mitarbeiter wann in den Urlaub geht. Folglich ist es empfehlenswert, eine Übersicht zu pflegen, die die Urlaubszeiten oder eingeschränkten Verfügbarkeiten darstellen. Hast du festangestellte Mitarbeiter, ist es natürlich wichtig, einen Prozess zu entwickeln, wie Urlaube beantragt werden können und wie diese genehmigt werden.

Wenn noch nicht geschehen, solltest du spätestens jetzt alle Dokumente und Informationen bekommen, die für die Zusammenarbeit wichtig sind. Hier gehört nicht nur der Arbeitsvertrag, sondern ggf. auch Datenschutzerklärungen o. Ä. dazu. Überlege dir, welche Informationen und Dokumente sowie Unterschriften du von deinem Mitarbeiter benötigst.

Heute müssen Unternehmen auf Veränderungen im Mark schneller denn je reagieren. Das ist für Mitarbeiter nicht immer einfach, immer im Bild zu sein. Damit hier keine Informationen untergehen, müssen diese konstant kommuniziert und auch später nachvollzogen werden können. Eine Art internes Feed wie bei Facebook wäre insbesondere eine Möglichkeit, diese rasanten Entwicklungen abzubilden.

Der neue Mitarbeiter sollte sich beim restlichen Team vorstellen. Hier kannst du darüber informieren, in welcher Form das gemacht wird und welche Informationen es zu kommunizieren gilt.

In der Admin-Checkliste wurden dem neuen Mitarbeiter bereits Zugänge zu bestimmten Software-Tools gegeben. Oftmals muss der Mitarbeiter diese dann aber noch auf seiner Seite vernünftig einrichten. Zeige hier genau auf, um welche Tools es sich handelt und wie man diese am besten einrichtet.

Obwohl ich hier die gängigsten Inhalte für ein Mitarbeiter-Onboarding aufgezählt habe, ist jedes Unternehmen natürlich einzigartig, und man muss als Betrieb noch einmal selbst überlegen, ob es noch andere Dinge gibt, die dazugehören. Dabei kann es sich um Aufenthalte im Pausenraum handeln, die Nutzung eines Firmenwagens u. v. m. Es liegt also an der Organisation, herauszufinden, welche Themen noch essenziell für die Einführung des Mitarbeiters sind.

Wenn du den Mitarbeiter-Onboarding Prozess entwickelst, solltest du im gleichen Atemzug den Offboarding-Prozess mitentwickeln. Denn hier musst du dem Mitarbeiter nun Informationen und Zugänge wieder entziehen, die du ihm einst gegeben hast.

Wie du siehst, kann ein Mitarbeiter-Onboarding recht umfangreich sein. Wenn du dies aber einmal für dich und deine Firma aufgesetzt hast, dann wirst du die große Entlastung schnell merken und auch einen Mitarbeiterwechsel nicht mehr so sehr fürchten.

Möchtest du einmal unabhängig mit einem unserer Coaches sprechen, um herauszufinden, wo deine Business-Baustellen gerade sind und was dein nächster Schritt sein sollte? Dann melde dich für ein unverbindliches und kostenloses Mini-Coaching an. Gemeinsam finden wir heraus, was jetzt an der Reihe ist.