Teamaufbau – warum du in Rollen und nicht in Personen denken musst.

Wer nicht mehr selbstständig sein will und sich stattdessen zum waschechten Unternehmer entwickeln möchte, der kommt nicht drum herum, sich ein eigenes Team aufzubauen. Sich einfach jemanden reinholen, der dem Inhaber dann einen Haufen Arbeit abnimmt, geht für gewöhnlich schief. Diese negative Erfahrung veranlasst viele angehende Unternehmer, dann doch lieber solo zu bleiben, weil dies das kleinere Übel zu sein scheint.

Wie so viele Dinge im Business geht auch der Aufbau eines Teams in die Hose, wenn man einfach intuitiv drauflos arbeitet und die Dinge ohne Konzept und Struktur angeht. Wie dir das Ganze erspart bleibt und dein Teamaufbau nicht nur ein Erfolg, sondern eine wirkliche Erleichterung für dich wird, zeige ich dir in diesem Artikel.

Selbstständige, die bereits so weit in ihrem Business gekommen sind, dass sie mehr Aufträge haben, als sie bedienen können, oder mehr Umsatz generieren, als sie für ihre Existenzsicherung benötigen, wollen sich oft vergrößern und ein Team aufbauen. Generell wird der Wunsch der Expansion von enormen Stressgefühlen begleitet, weil der Inhaber merkt, dass er sein Business nicht mehr allein stemmen kann. Doch der erste Versuch der Expansion gelingt nur selten und verläuft typischerweise so:

Da der Unternehmer so viele Bälle in der Luft hat und er diese nicht mehr halten kann, wünscht er sich einen ersten Mitarbeiter, der ihn ersetzt. Er sucht eine Kopie von sich selbst, dem er alle operativen Aufgaben geben kann. Hat er diese Person gefunden, werden ihr all jene Bälle ohne konkrete Anweisungen zugeworfen. „Kümmere dich bitte selbst darum, ich habe dafür keine Zeit.” ist dann oft ein Spruch, den dieser Mitarbeiter hören wird.

Nach ein paar Monaten passiert dann für gewöhnlich Folgendes: Entweder entdeckt der Unternehmer, dass der Mitarbeiter aus Unwissenheit ziemlich viel Mist fabriziert hat und nun die Bombe explodiert, oder der Mitarbeiter verlässt aus unterschiedlichsten Gründen das Unternehmen und plötzlich fallen alle Aufgaben wieder auf den Unternehmer zurück. Dieser hat aber jetzt das Problem, dass er überhaupt keinen Überblick mehr hat, was in den letzten Monaten passiert ist, und aufgrund dessen die Situation viel schlimmer ist als zuvor.

Nach diesem Fettnäpfchen, in das fast jeder Unternehmer tritt, entscheidet sich, aus welchem Holz er wirklich geschnitzt ist. Entweder war die Erfahrung für ihn so negativ, dass er die Schlüsse daraus zieht, lieber klein zu bleiben, weil er dadurch weniger Stress hat, oder er sagt sich: „Puh, das ging ja richtig in die Hose. Beim zweiten Anlauf muss ich die ganze Sache besser angehen.”

Denn wer expandieren möchte und dazu ein Team aufbauen will, darf nicht nach seinem eigenen Klon suchen. Den gibt es nämlich nicht. Wenn du als Inhaber nicht in der Lage warst, all deine Bälle in der Luft zu halten, dann wird der neue Mitarbeiter das auch nicht schaffen können. Außerdem gehört dem Mitarbeiter das Unternehmen nicht. Dieser wird also nie das gleiche Engagement aufbringen wie du.

Ein weiterer großer Fallstrick ist, dass man im Laufe der Zeit Schlüsselpersonen in seinem Business aufgebaut hat, von denen man abhängig geworden ist. Dabei muss diese Schlüsselperson nicht einmal hervorragend sein. Es kann sich sogar um einen mittelmäßigen Mitarbeiter handeln, der keine herausragenden Leistungen erbringt.

Manche dieser Personen wissen um ihre Stellung und nutzen diese dann aus, um ihre persönlichen Ziele zu erreichen, egal, ob dies zum Nachteil des Unternehmers geschieht oder nicht. Das erkennt man besonders in einer brenzlichen Lage, wenn der Unternehmer kurzfristig keine Wahl hat und auf die Forderungen des Mitarbeiters eingehen muss, weil die Konsequenzen ansonsten verheerend sein würden. Genau dieses Szenario beschreibt auch John Warrillow in seinem Buch „Build to Sell”.

Natürlich ist es gut, wenn man ein Business aufbaut, das nicht nur den Zielen des Unternehmers dient, sondern auch dem Team viele monetäre oder anderweitige Vorteile verschafft. Doch es sollte in deinem Interesse sein, die Vorteile deinen Mitarbeitern aus freien Stücken zu geben und nicht, weil du dazu genötigt respektive erpresst wirst. Angesichts dessen ist es wichtig, dass du Systeme aufbaust, die von Mitarbeitern bedient werden, der Mitarbeiter aber nicht das System selbst ist.

Wer ein Business aufbaut, der entwickelt sozusagen eine Maschine, die aus verschiedenen Einzelteilen besteht, die alle ineinander greifen, um eine funktionstüchtige Einheit zu bilden. Doch im Eifer des Gefechts macht man so viele unterschiedliche Dinge und weiß eigentlich überhaupt nicht, wie die Aktivitäten alle zusammenhängen. Statt einer strategischen Unternehmensentwicklung herrscht im Business purer Aktionismus und ständiges Brände Löschen. Das geht zulasten der Effektivität sowie der Effizienz der Firma. Und auch die Nerven des Unternehmers werden dauerhaft in Mitleidenschaft gezogen.

Wenn du viele unterschiedliche Aktivitäten in deinem Business durchführst, dir aber nicht ganz klar ist, wie diese alle zusammenhängen, gibt es eine ganz einfache Methode, um das darüberliegende Muster zu erkennen. Diese Methode besteht aus acht Schritten und wird dir dabei helfen, dich sukzessive in deinem Business ersetzbar zu machen. Dazu benötigst du ein paar Post-it, einen Stift und eine leere Wand.

Brainstorme als Erstes alle Arten von Arbeiten, die du in deinem Business erledigst. Diese können völlig durcheinander aufgeschrieben werden. Jede Arbeit bekommt einen neuen Post-it. Versuche nicht, Zusammenhänge beliebiger Art zu bilden und schicke deinen inneren Kritiker vor die Tür. Diese Phase muss völlig wild und ungeordnet ablaufen. Folgende Ideen könntest du ggf. generiert haben:

• Instagram-Post machen.
• Buchhaltung
• Rechnungen zahlen.
• Rechnungen mahnen.
• Kundenprojekt durchführen.
• Blogartikel schreiben.
• SEO-Optimierungen machen.
• Newsletter schreiben.
• Newsletter veröffentlichen.
• YouTube-Video hochladen.
• Passwörter verwalten.
• Verkaufsgespräche führen.
• Kostenlose Webinare halten.
• Neue Produkte entwickeln.
• Jährliche Umsatzprognose erstellen.
• Jährliche Kostenplanung machen.
• Liquiditätsplanung machen.
• Support-E-Mails beantworten.
• Leads bearbeiten.
• etc.

In diesem zweiten Schritt versuchst du Zusammenhänge zu finden. Lege jene Post-it zusammen, die nach deinem Bauchgefühl zusammengehören. Dabei musst du noch nicht die perfekte Kategorie finden. Bleibe weiterhin flexibel.

Beispielsweise scheint „Leads bearbeiten.” und „Verkaufsgespräche führen.” zusammenzugehören. Oder „Rechnungen zahlen.” scheint mit „Rechnungen mahnen.” zusammenzugehören. Mache das so lange, bis jeder Post-it einem Cluster angehört.

Nachdem du jeden Post-it in ein Cluster überführt hast, kannst du diesem Cluster einen Namen geben. Welcher Kategoriename würde die Inhalte des Clusters am besten widerspiegeln?

Sollte ein Cluster enorm groß sein und sehr viele Post-it enthalten, schaue noch einmal tiefer rein. Können diese Cluster weiterhin aufgeteilt werden? Gibt es Unterschiede innerhalb des Clusters? Beispielsweise könnten die Post-it „Newsletter schreiben.” und „Newsletter veröffentlichen.” weiter aufgeteilt werden, weil hier unterschiedliche Kompetenzen dahinterstehen. Um gute Inhalte verfassen zu können, muss man viel Fachwissen besitzen. Einen Newsletter zu verschicken, benötigt wenig Expertise. Das bedeutet also, dass es ggf. sinnvoller ist, das Cluster „Content” in „Content-Produktion” und „Content-Veröffentlichung” aufzuteilen.

Nachdem du nun das überliegende Muster erkannt hast und dem Cluster einen Kategorienamen geben konntest, lohnt es sich, sich von diesem Kategorietitel noch weiter inspirieren zu lassen. Bleiben wir bei dem Cluster „Content-Produktion”. Schauen wir hier tiefer rein, sehen wir, dass sich hier noch weitere Aufgaben befinden, die du vielleicht noch nicht aufgeschrieben hast.

• Blogartikel schreiben.
• Webinarslides anfertigen.
• Automatisierte E-Mail-Serie schreiben.
• Social-Media-Posts schreiben.
• etc.

Für gewöhnlich ist der Aufbau einer Firma stets ähnlich. Es gibt die Systeme:

• Lead-Generierung (Marketing)
• Lead-Konvertierung (Vertrieb)
• Lieferung der Leistung (Operations)
• Finanzen
• Management

Schau, wie deine genannten Cluster in diese Abteilungen passen und wie das High-Level-Organigram deiner Firma aussieht. Gehe dabei sicher, dass das Organigram nicht auf Personen basiert, sondern auf Rollen und Tätigkeitsbereichen.

Jetzt ist es an der Zeit, die Tätigkeiten in eine Excel-Tabelle zu übertragen. Fertige dazu folgende Spalten an:

Die ersten drei Spalten sollten zügig auszufüllen sein, weil wir bereits die Arbeit mithilfe der Post-it erledigt haben.

In der Spalte „Zuständige Person” trage nun zu jeder einzelnen Aufgabe die Person ein, die diese erledigt. Gehe dabei sicher, dass du die Ist-Situation abbildest. Höchstwahrscheinlich wird dein eigener Name in fast jeder Aufgabe stehen. Das ist nicht schlimm, denn wir müssen erst einmal genau erkennen, wo du mit deinem Business stehst, um dann deine nächsten Schritte planen zu können. Fülle auch die Spalte „Stellvertretung aus”. Wahrscheinlich wirst du hier vielfach „nicht besetzt” eintragen müssen, doch auch das soll dich nicht frustrieren, weil wir gerade erst damit anfangen, deine Maschine aufzubauen.

Inzwischen weißt du ganz genau, aus welchen Zahnrädern dein Business besteht und wer jedes einzelne Zahnrad am Laufen hält. Jetzt bist du in der Lage, zu überprüfen, in welcher Rolle du dich als Erstes ersetzbar machen möchtest. Dabei kann es unterschiedliche Gründe geben, warum du versuchst, diese Arbeit auszulagern.

Hast du diesbezüglich eine Entscheidung getroffen, können wir uns dann darauf fokussieren, diese Rolle oder Stelle so vorzubereiten, dass der Mitarbeiter in der Lage ist, die Arbeit nach deinen Vorstellungen zu erledigen.

Wenn du bereit bist, den Schritt vom Selbstständigen zum Unternehmer zu machen und ein Team aufbauen möchtest, dann melde dich zum kostenlosen Mini-Coaching  mit einem unserer zertifizierten Business-Coaches an. Gemeinsam findet ihr heraus, was du als Nächstes tun musst, um ein bis zwei Schritte weiterzukommen.