Personalkosten gehören zu den größten finanziellen Posten im Unternehmen. Gerade in der Gründungsphase ist es entscheidend, alle damit verbundenen Ausgaben präzise zu erfassen, um die Liquidität zu sichern und realistische Preise oder Stundensätze zu kalkulieren. Ein häufiger Fehler besteht darin, lediglich das Bruttogehalt zu berücksichtigen. Tatsächlich fallen zahlreiche weitere Kostenbestandteile an, die in einer vollständigen Kalkulation mitbedacht werden müssen.

Ein strukturiertes Verständnis der Personalkosten schafft die Basis für nachhaltige betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Dieser Leitfaden bietet dir einen praxisnahen Überblick über alle relevanten Komponenten.

Unterschied zwischen Brutto- und Personalkosten

Das Bruttogehalt ist lediglich der Ausgangspunkt der Berechnung. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, zusätzlich verschiedene Lohnnebenkosten zu tragen. Dazu zählen gesetzlich vorgeschriebene Sozialabgaben sowie freiwillige oder tariflich vereinbarte Leistungen.

Die gesamten Personalkosten setzen sich aus folgenden Elementen zusammen:

• Bruttogehalt des Mitarbeiters
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung)
• Umlagen (z. B. U1, U2, Insolvenzgeldumlage)
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• Kosten für Urlaub, Feiertage und Krankheit
• Weitere freiwillige Leistungen wie Boni, betriebliche Altersvorsorge oder Fortbildungen

Je nach Branche und individueller Ausgestaltung summieren sich diese Komponenten schnell auf 120 bis 140 Prozent des Bruttogehalts.

Ein konkretes Beispiel: Bei einem monatlichen Bruttogehalt von 3.000 Euro solltest du mit Personalkosten zwischen 3.600 Euro und 4.200 Euro kalkulieren.

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung

Ein erheblicher Teil der zusätzlichen Kosten entfällt auf die Sozialversicherungsbeiträge. Diese werden anteilig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Für den Arbeitgeber gelten folgende Prozentsätze (Stand 2025, können sich jährlich ändern):

 

Versicherungsart	Arbeitgeberanteil in Prozent	Anmerkung
Rentenversicherung	9,3 %	Gesetzlich festgelegt
Krankenversicherung	ca. 7,3 % + ca. 1,25 %	7,3 % Grundbeitrag + Anteil am Zusatzbeitrag (durchschnittlich 1,25 %)
Arbeitslosenversicherung	1,3 %	Gesetzlich festgelegt
Pflegeversicherung	1,8 %	Zuschlag für Kinderlose möglich

 

Insgesamt ergibt sich daraus ein Arbeitgeberanteil von rund 20 bis 21 Prozent des Bruttogehalts. Hinzu kommen die Umlagen und Beiträge zur Berufsgenossenschaft, die je nach Branche unterschiedlich hoch ausfallen.

Urlaub, Krankheit und Feiertage richtig einpreisen

Ein Arbeitstag kostet das Unternehmen auch dann Geld, wenn der Mitarbeiter nicht arbeitet. Das gilt insbesondere für gesetzlich garantierte bezahlte Abwesenheiten. Diese Zeiten müssen in der Kalkulation unbedingt berücksichtigt werden.

Ein durchschnittlicher Mitarbeiter arbeitet bei einer 5-Tage-Woche etwa 210 bis 220 Tage im Jahr. Die Differenz zur Gesamtanzahl der Arbeitstage ergibt sich aus Urlaub, Feiertagen, Krankheit und Weiterbildung. Daraus folgt, dass die produktiv abrechenbare Zeit deutlich geringer ausfällt als angenommen.

Beispielhafte Annahme:

• 30 Urlaubstage
• 10 gesetzliche Feiertage
• 10 Krankheitstage (Durchschnitt)
• 5 Tage Fortbildung oder betriebliche Veranstaltungen

Das führt zu rund 195 produktiven Arbeitstagen im Jahr. Auf diese Zeit müssen alle jährlichen Personalkosten umgelegt werden, um einen realistischen Stundensatz zu ermitteln.

Weitere direkte und indirekte Personalkosten

Neben den Pflichtabgaben gibt es weitere Kostenfaktoren, die oft unterschätzt oder übersehen werden. Dazu zählen unter anderem:

• Bereitstellung von Arbeitsmitteln (z. B. Laptop, Smartphone, Software)
• Ausstattung des Arbeitsplatzes
• Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Aufwand für Personalverwaltung und Lohnabrechnung
• Recruiting-Kosten

Diese Posten lassen sich nicht pauschal beziffern, sollten aber in der langfristigen Planung mitaufgenommen werden. Je nach Unternehmensgröße und Personalstruktur wirken sich solche indirekten Kosten spürbar auf die Gesamtrechnung aus.

So entwickelst du eine belastbare Kalkulationsbasis

Um Personalkosten sicher zu kalkulieren, bietet sich ein mehrstufiges Vorgehen an. Zunächst werden alle fixen und variablen Bestandteile systematisch erfasst. Anschließend erfolgt die Umrechnung auf Tages- oder Stundensätze, die für die interne Kostenrechnung oder externe Preisgestaltung genutzt werden können.

Dabei haben sich folgende Schritte bewährt:

1. Bruttogehalt für die angestrebte Position definieren
2. Gesetzliche Arbeitgeberanteile berechnen
3. Umlagen und Berufsgenossenschaftsbeiträge einbeziehen
4. Durchschnittliche Abwesenheitstage ermitteln
5. Zusätzliche Leistungen und Sachkosten erfassen
6. Gesamtkosten auf produktive Arbeitszeit umlegen

Auf diese Weise entsteht ein realistischer Tagessatz, der als Grundlage für Angebote oder interne Budgetierung dient.

Beispielrechnung:

Ein Mitarbeiter erhält ein Bruttogehalt von 3.500 Euro. Daraus ergeben sich folgende monatliche Personalkosten:

Kostenbestandteil	Betrag (monatlich)
Bruttogehalt	3.500 Euro
Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeberanteil, ca. 21 %)	735 Euro
Umlagen, BG-Beiträge, weitere Pflichtabgaben	ca. 150 Euro
Kalkulatorische Kosten (IT, Arbeitsplatz, Verwaltung)	ca. 300 Euro
Gesamte Personalkosten	4.685 Euro
Tagessatz (bei 195 produktiven Tagen)	ca. 288 Euro

 

Gesamtkosten pro Monat: 4.685 Euro
Umgerechnet auf 195 produktive Arbeitstage ergibt sich ein Tagessatz von rund 228 Euro.

Warum eine zu niedrige Kalkulation riskant ist

Werden die realen Kosten unterschätzt, fehlt es an der notwendigen Marge zur Deckung betrieblicher Fixkosten. Gerade bei Dienstleistungen, die auf Stunden- oder Tagessätzen basieren, führt das zu falschen Preisen und letztlich zu Liquiditätsengpässen.

Zudem entsteht durch eine ungenaue Kalkulation schnell der Eindruck, Personal sei günstiger als es tatsächlich ist. Das kann dazu führen, dass wichtige Investitionen oder Rücklagen unterbleiben.

Personalkosten in der strategischen Planung

Eine saubere Personalkostenkalkulation hilft nicht nur bei der Preisfindung, sondern ist auch ein wichtiges Instrument für die mittel- und langfristige Unternehmenssteuerung. Personalaufbau, Outsourcing-Entscheidungen, Budgetplanungen und Investitionen in neue Standorte hängen direkt mit den verfügbaren Ressourcen zusammen.

Deshalb ist es sinnvoll, regelmäßig zu überprüfen, ob die kalkulierten Ansätze noch den realen Gegebenheiten entsprechen. Dazu zählen auch Lohnentwicklungen, gesetzliche Änderungen oder neue betriebliche Leistungen.

Ein übersichtliches internes Schema zur Personalkostenberechnung verschafft Klarheit und unterstützt dich dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.