Live-Webinar: Dein Weg vom Selbstständigen zum Unternehmer - Jetzt anmelden!

Wie dein Team zur Entlastung für dich wird


Wie dein Team zur Entlastung für dich wirdViele Unternehmer, von Agenturinhabern mit Angestellten bis hin zu Selbständigen, die bestimmte Aufgaben an Subunternehmer auslagern, stehen vor ähnlichen Problemen mit ihrem Team:

 

  • die Qualität der abgelieferten Leistung ist nicht gut genug, du musst selbst zu viel kontrollieren und nachbessern
  • das bedeutet, dass du dich schwer damit tust, überhaupt zu delegieren, denn oft hast du es schneller und besser selbst gemacht
  • deine Kunden wollen nur dich (klar, weil du es am besten kannst)
  • es gibt lange Einarbeitungsphasen für Mitarbeiter
  • dein Team kommt nicht länger als 3 Wochen ohne dich aus - ausgedehnter Urlaub und erst recht längere Auszeiten werden damit zum Problem für dich
  • wenn du wachsen willst mit deiner Firma, ist es schwer, die Personalinvestition mit der tatsächlichen Auftragslage auszubalancieren (Ausgaben vs. Einnahmen)

Die Hauptprobleme sind also, dass du nicht ersetzbar bist und dass Wachstum mit einem enormen Risiko einhergeht. 

Die Wurzel der Probleme sind nicht schlechte Mitarbeiter, sondern fehlende oder nicht funktionierende Systeme in deiner Firma. Selbst mit den motiviertesten und qualifiziertesten Mitarbeitern kann das Team nur so gut sein wie das System, in dem es arbeitet. Schlechte Mitarbeiter sind oft nur ein Symptom. 

 

  • Du musst selbst zu viel nachbessern, weil deine Leistung zu individuell ist oder die Abläufe noch in deinem Kopf sind. Es gibt keine dokumentierten Standards & Prozesse. Bevor du das jedem neuen Mitarbeiter erklärt hast, bist du für den Moment schneller, wenn du es selbst machst. Auf Dauer kommst du so nie raus.
  • Deine Kunden wollen ein optimales Ergebnis. Wer ihnen das liefert, ist ihnen ehrlicherweise egal. Sie bestehen nur so lange auf dich, wie du die einzige Person im Unternehmen bist, die ihnen dieses Ergebnis liefern kann.
  • Dein Team kommt nicht über mehrere Wochen und länger ohne dich aus, weil du noch zu viele entscheidende Schlüsselpositionen selbst besetzt. Dies muss nicht unbedingt auf einen Fehler im System hindeuten, vielleicht machst du einfach noch nicht genug Umsatz, um diese Positionen mit Mitarbeitern zu besetzen. Kommt dein Team aber nicht mal einen kurzen Urlaub lang ohne deine Hilfe klar, stimmt was nicht in der Struktur.

 

Mit einem funktionierenden System kannst du Mitarbeiter zielführender einsetzen und austauschen. Wenn du immer wieder Leute in deinem Unternehmen beschäftigst, die nicht passen oder enttäuschen, liegt das ursächlich daran, dass die Aufgabe nicht klar definiert ist und es keinen dokumentierten Prozess hinter dieser Aufgabe gibt. Das macht es schon schwer, überhaupt die richtigen Mitarbeiter zu suchen.

Vom Einzelkämpfer, der sich Support ins Boot holt bis zum Unternehmer mit mehreren Angestellten - wenn du wachsen möchtest, brauchst du eine gesunde Struktur, auf der dieses Wachstum passieren kann. Wie du diese Schritt für Schritt aufbaust, zeige ich dir jetzt.

Mach dich entbehrlich - mit System

Ein funktionierendes Team ist der Schlüssel, dich entbehrlich zu machen. Damit dein Team zur Entlastung und nicht zur Belastung wird, brauchst du 3 entscheidende Schritte, in dieser Reihenfolge: 

  1. Skalierbarkeit deines Angebotes
  2. Automatisierung und Digitalisierung deiner Prozesse
  3. Abhängigkeit deines Unternehmens von Positionen (nicht von Menschen!)

Wenn du schon ein Team hast, aber feststellst, dass die Schritte 1 und 2 bei dir noch Verbesserungspotential haben, solltest du zuerst deine Prozesse überarbeiten und entsprechende Strukturen aufbauen, bevor du dich an deine Teamstruktur machst.

Schritt 1: du brauchst ein skalierfähiges Angebot

Das heißt, du brauchst eine konkrete Problemlösung für deinen Kunden, die einem standardisierten Lösungsweg folgt. Keine individuellen Projekte mehr!

Das Ziel eines Teams ist Wachstum. Hast du kein skalierfähiges Angebot, kommst du aus der Zeit-gegen-Geld-Falle nicht raus, und damit auch nicht aus deinem eigenen Tagesgeschäft. Selbst wenn du ein Team hast, ist dieses viel zu abhängig von dir und deinen Entscheidungen, solange du individuelle Projekte abarbeitest.

Spätestens dann, wenn deine Firma wachsen könnte, weil deine Kunden dir die Bude einrennen, wird dein individuelles Angebot zum Dilemma: du versuchst die Aufträge mit dem bestehenden Team abzufangen, und suchst parallel nach neuen Mitarbeitern. Wenn du diese dann während den Projekthochphasen einarbeiten musst, kann es schon mal drunter und drüber gehen, dein aktuelles Team ist sowieso schon überlastet. Suchst du erst nach neuen Mitarbeitern, ohne die Aufträge fix zu haben, stehst du vor dem Risiko, deine Liquidität zu verlieren, wenn geplanter Umsatz wegbricht. Vor allem mit Angestellten kann das zum Problem werden.

Schritt 2: automatisiere & digitalisiere deine Prozesse

Das bedeutet nichts anderes, als den manuellen Input zu minimieren. Hast du ein konkretes Angebot, hat dieses einen Festpreis. Wenn du den Zeitaufwand minimierst, der zur Erstellung und Lieferung deiner Leistung nötig ist, bleibt eine Marge für dich, die du dann wieder investieren kannst: z.B. in Mitarbeiter.

Du brauchst eine stabile Grundlage, die du in standardisierten Prozessen abbilden kannst. Ohne die wird dein Team nicht zur Entlastung, sondern zum unkalkulierbaren Kontroll-Hustle.

Schritt 3: baue dein Team nach Positionen auf

Hast du dein Angebot standardisiert und deine Prozesse automatisiert und digitalisiert, bist du ein gut aufgestellter Solopreneur. Du bist nicht mehr das System, du hast ein System. 

Die Konsequenz: du holst erst dann Support in dein Business, wenn du profitabel genug bist, und bleibst so liquide. Das gilt auch für die Vergrößerung von bestehenden Teams. Ohne profitables Wachstum werden Mitarbeiter schnell zum finanziellen Problem. Profitables Wachstum aber braucht Struktur. Hast du Schritt 1 und 2 ausgelassen, ist dein Team wieder abhängig von dir und kann ohne dich schlecht performen.

Hast du aber ein System für deine Leistung, kann dein Team die Leistungserbringung oder andere Aufgaben wie Marketing, Vertrieb, Customer Service etc. übernehmen.

Jetzt hast du ein hochgradig systematisiertes Unternehmen. Von hier ab kannst du richtig wachsen und dich Schritt für Schritt komplett entbehrlich machen. Schritt 4 wäre dann, aus deinem System ein Franchise aufzubauen, und dein System an die Franchisenehmer zu verkaufen. Das ist z.B. das, was Business mit Struktur mit den zertifizierten Coaches macht. Der finale Schritt 5 wäre dann, deine Firma zu verkaufen.

Bis dahin ist allerdings ein ganzes Stück Weg zu gehen. Im Folgenden beschäftigen wir uns im Detail erst einmal mit Schritt 3, deinem Team.

Mache dein Unternehmen abhängig von Positionen, nicht von Menschen

Du siehst, ein Team aufzubauen, macht erst dann Sinn, wenn du das Fundament für dein Wachstum gelegt hast - Skalierbarkeit und Automatisierung. Jetzt ist entscheidend, dass dein Unternehmen nicht abhängig von Menschen ist, sondern von Positionen. Auch beim Aufbau deines Teams solltest du systematisch vorgehen und dich so Schritt für Schritt ersetzbar machen.

Schritt 1: dein Organigramm - plane in Positionen, nicht in Personen

Ist dein Business personen- oder positionsabhängig? Gibt es Key-Player in deinem Unternehmen, deren Verlust starken Schaden für deine Firma bedeuten würde? Wenn dem so ist, solltest du deine Teamstruktur überarbeiten.

Denke perspektivisch und arbeite dich von da zurück

Das Ziel eines Teamaufbaus ist Wachstum - denke also nicht vom momentanen Ist-Zustand deines Unternehmens, sondern frage dich, wie deine Firma aussieht, wenn sie fertig ist. Dein Ziel muss es dabei sein, dass du dich aus dem Tagesgeschäft herausziehen kannst.

Positionen, deren Anforderungen und dafür benötigte Skills

Welche Positionen brauchst du in deinem Unternehmen, damit dies gewährleistet wird? Du wirst diverse Positionen für das Abarbeiten des Daily Business haben, sowohl für interne Prozesse, wie Marketing, Vertrieb, Website etc., als auch für die Lieferung der eigentlichen Leistung zu deinen Kunden. Denke von den Anforderungen an diese Position her - ein Programmierer wird andere Skills benötigen als ein Webdesigner, auch wenn es oftmals eine Person gibt, die beide Hüte aufhat.

Welche Tätigkeiten fallen bei dir an?

Ein guter Anfang ist es, einmal alle Tätigkeiten, intern und nach außen gerichtet, die in deinem Unternehmen anfallen, aufzuschreiben. Erst dann wird dir wirklich bewusst, welche Positionen für diese Tätigkeiten notwendig sind. Denke nicht in der Anzahl an Personen, die diese Positionen ausfüllen, bist du ein Einzelkämpfer, bist du aktuell noch alle Positionen, du hast alle Hüte in deiner Firma auf. Differenziere wirklich in Tätigkeiten. Nur so gewinnst du einen Überblick darüber, wo du reale Menschen einsetzen musst und welche Hüte du nach und nach jemand anderem aufsetzen kannst.

Wenn deine Firma wächst, und damit der Workload und die Komplexität der Aufgaben, kannst du Positionen tatsächlich auf mehrere Mitarbeiter aufteilen. Wichtig ist vor allem, dass von Anfang an klar ist, welche Anforderungen an die jeweiligen Positionen gestellt werden, da mit den Anforderungen unterschiedliche Skills einhergehen, deren Differenzierung und Spezialisierung mit wachsender Unternehmensgröße zunehmen, und sehr wahrscheinlich nicht mehr nur von einer Person ausgeführt werden können.

Kontrolle und Steuerung der umsetzenden Positionen

Da du perspektivisch nicht alle diese umsetzenden Positionen kontrollieren und steuern kannst, braucht es eine Ebene aus Managern, die dies übernehmen, z.B. ein Manager Marketing, Manager Finanzen, Manager HR usw. Diese Manager reporten an dich, ob die Ergebnisse erreicht werden und du bist in der Lage, basierend auf diesen Ergebnissen Unternehmensentscheidungen zu treffen.

Je nachdem wie groß deine Firma werden soll, braucht es ggf. eine weitere konsolidierende Ebene zwischen der Geschäftsführung und den Managern.

Die Struktur als Basis, deine Hüte abgeben zu können

Auch wenn du jetzt erschrickst und denkst, so groß will ich doch gar nicht werden, setze dein Organigramm trotzdem perspektivisch auf. Auch wenn du kein riesiges Unternehmen aufbauen willst, brauchst du mindestens Klarheit über die umsetzenden Positionen und wie gut du diese kontrollieren kannst, ohne ständig verfügbar zu sein.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass du jetzt und in naher Zukunft noch die meisten Positionen selbst besetzt, und dir auch deine eigenen Reportings schreibst (mehr dazu weiter unten). Wichtig ist, dass du eine Struktur aufbaust, die dir die Möglichkeit gibt, auch weitere Personen auf die definierten Positionen zu setzen. Nur so kannst du dich Schritt für Schritt auf bestimmten oder später allen umsetzenden Positionen herausziehen. Fehlen dir diese Strukturen, wirst du dich mit einem Team später in Aufgaben, Zuständigkeiten und Kontrollen verheddern und sehr wahrscheinlich Geld verschwenden.

Werde dir klar, welche perspektivischen Wachstumsziele du mit deiner Firma hast - und frage dich bei jeder Position, ob es Sinn macht, ein Gehalt oder Honorar dafür zu investieren. Sinn macht dies immer dann, wenn du dich aus dieser Position herausziehen willst bzw. wenn deine Auftragslage Unterstützung notwendig macht. Je größer und damit komplexer deine Firma wird, umso weniger darfst du mit dem Tagesgeschäft belastet sein.

Schritt 2: die Stellenbeschreibung für jede Position

Hast du dein Organigramm aufgebaut, fang da an, wo es bei dir gerade am dringlichsten hängt:

Welche Stelle musst du schnellstmöglich besetzen, entweder weil so viel zu tun ist, und mehr Arbeitskraft gebraucht wird, oder du dich aus bestimmten Aufgaben einfach rausziehen können musst, weil du mehr Zeit für andere Dinge in deinem Unternehmen brauchst?

Schreibe die Stellenbeschreibung nicht für einen Menschen, sondern für die Position.

Werden mehrere Positionen von einer Person ausgefüllt, und setzt sich diese Person z.B. die Hüte Marketing Koordination und Website & Blog Texte schreiben auf, bekommt die Person 2 Stellenbeschreibungen in die Hand. Eine für Marketing Koordination, und eine für Texter.

Werde dir darüber klar, was genau die abarbeitenden Positionen machen sollen, bevor du Managerpositionen beschreibst.

Achte darauf, dass du Positionen nur dann als Manager Position benennst, wenn diese tatsächlich auch managen, und nicht abarbeiten. Das macht es dir sehr viel leichter, die Aufgaben und Zuständigkeiten klar voneinander abzugrenzen. Ein Manager ist dafür verantwortlich, dass die umsetzende Position ihren Job macht und dafür, die Ergebnisse an die Geschäftsführung zu reporten.

Dein nächster Schritt wird es sein, dich aus den umsetzenden Positionen herauszuziehen - hast du noch keine Manager, die die Umsetzer steuern, wirst du diese Funktion übernehmen. Hast du die Verantwortlichkeiten vorher nicht abgegrenzt, auch wenn du noch keinen Manager einstellen willst, ist für deinen Umsetzer das Verantwortungsgebiet nicht klar, das er abdecken muss.

Aus eigener Erfahrung wird erst beim wirklichen Aufschreiben der Stellenbeschreibung klar, wo die eine Position mit ihren Aufgaben und Verantwortungen aufhört und die nächsthöhere Position anfängt. Schreibe so konkret wie möglich auf, was du von der Person, die diese spezifische Position ausfüllen soll, erwartest. Dazu gehört die Stellenbezeichnung, das Stellenziel, Kernaufgaben und Nebenaufgaben, ggf. Arbeitshilfsmittel, Bewertungsinstrumente, Zusammenarbeit & Schnittstellen sowie Weiterentwicklungsmöglichkeiten, Verantwortungen, Kompetenzen und Stellvertretungen.

Lass dich auch hier nicht von dem Gedanken beirren, dass du so groß ja noch gar nicht bist oder werden willst. Die Stellenbeschreibung kann ganz kurz sein und umfasst vielleicht nur eine halbe DIN A4 Seite, wenn die Tätigkeit nicht so umfangreich ist. Wichtig ist die strukturelle Basis, die du damit legst. So vermeidest du es von Anfang an, dich in deinem eigenen System zu verheddern und zu verlieren.

Schritt 3: das Reporting - wie ermittelst du, dass der Mitarbeiter seinen Job gut macht und dein Unternehmen auf Kurs ist?

Erstelle nun für jede Position ein standardisiertes Reporting, welches von den Mitarbeitern an die nächsthöhere Managerposition in regelmäßigen Abständen übergeben werden muss.

Auch hier gilt: es muss nicht wahnsinnig komplex sein. Gerade am Anfang reportest du wahrscheinlich an dich selbst. Das kann ein simpler monatlicher Termin sein, zu dem du dir deine Zahlen auswertest und überprüfst, ob du noch auf Kurs bist. Du behältst so den Überblick und kannst Maßnahmen ergreifen, wenn du deine Ziele nicht erreichst. Diesen Prozess kannst du später ganz einfach an einen Finanzmanager auslagern, ohne dafür alles erst definieren und implementieren zu müssen. 

Auch wenn du noch allein die wichtigsten Schlüsselpositionen deines Unternehmens besetzt - verlass dich nicht einfach nur auf dein Bauchgefühl, sondern auf konkrete Zahlen, Werte, Ergebnisse. Reportings brauchen in kleinen Firmen nicht wahnsinnig komplex sein. Vielleicht reicht auch eine Skala, z.B. „Von 1-10 - Wie zufrieden sind unsere Kunden?“

Jetzt kannst du echte Menschen auf deine Positionen setzen

Wenn du nun ein Organigramm deiner fertigen Firma hast, deine Positionen definiert und deren Anforderungen und Skills beschrieben sind, kannst du die einzelnen Positionen mit den Teammitgliedern besetzen, die du bereits hast bzw. kannst gezielt nach Mitarbeitern suchen. Positionen können ggf. mehrfach von der gleichen Person besetzt werden.

Sehr wahrscheinlich wird in den meisten Positionen derzeit noch dein Name stehen - auch das ist kein Problem. Jetzt kannst du klar ermitteln, aus welchen Positionen du dich nach und nach herausziehen kannst und was bzw. wen es braucht, um dich zu ersetzen.

Welche Stellen sind noch unbesetzt? Welche Stellen sind vielleicht nicht ideal besetzt? Wo solltest du etwas in deiner Teamaufstellung verändern?

Mit klaren Anforderungen und Prioritäten kannst du nun in deinen Hiringprozess gehen. Auch dies solltest du nicht aus dem Bauch heraus machen, sondern einen Prozess implementieren, damit diese Aufgabe perspektivisch nicht mehr du selbst machen musst, wenn deine Firma wächst.

Ermächtige deine Mitarbeiter 

Eines der größten Probleme, vor dem Unternehmer stehen, ist die fehlende Selbständigkeit ihrer Mitarbeiter. Von der kleinzelligen Kontrolle einzelner Umsetzungsschritte bis dahin, dass dein Team nicht länger als 3 Wochen ohne dich auskommt, die Wurzel dieser Probleme ist nicht das Team oder deine Mitarbeiter, sondern die Struktur, in der sie aufgestellt sind und die (ggf. fehlenden) Prozesse, die klare Handlungsanweisungen geben, oder Vertreter, die dich ersetzbar machen.

Dein Organigramm und deine Stellenbeschreibungen bilden die Grundlage dafür, Anforderungen zu definieren und nach den richtigen Leuten suchen zu können, bzw. vorhandene Mitarbeiter richtig einsetzen zu können.

Weiter geht es mit Prozessen, die deine Mitarbeiter ermächtigen, vollumfänglich ihren Anforderungen gerecht werden zu können - das fängt beim ersten Arbeitstag an: wie nimmst du die Mitarbeiter in deiner Firma auf? Was brauchen sie an Informationen, um ihren Job gut machen zu können? Hast du z.B. ein Onboardingpaket, in dem dein Mitarbeiter alles an Informationen findet, um einen reibungslosen Einstieg zu haben?

Frage dich, was alles passieren muss, damit der Mitarbeiter vernünftig arbeiten kann, ohne dass du jeden seiner Schritte begleiten musst.

Hast du die Prozesse, die zur Umsetzung der verschiedenen Aufgaben nötig sind, definiert und dokumentiert? Jede wiederkehrende Aufgabe bzw. Aufgabenreihenfolge muss dokumentiert werden. Dafür kannst du ganz einfach Tools wie z.B. Process Street nutzen. Nur dann kommen deine Mitarbeiter auch ohne dich aus - im umsetzenden Tagesgeschäft und auch später ganz.

Strukturen als Lösung deiner Probleme

Ein funktionierendes Team baut sich nicht über Nacht auf. Wenn du aber von Anfang an systematisch deine Strukturen aufbaust, wirst du dein Team und damit dich selbst Schritt für Schritt immer unabhängiger machen. Fassen wir noch einmal zusammen:

  1. Du brauchst ein standardisiertes Angebot. Mit individuellen Projekten hast du nicht die Voraussetzung, die es in puncto Prozessinstallation braucht. Und ohne Prozesse kein eigenständig funktionierendes Team.
  2. Du musst deinen Input minimieren, indem du Prozesse automatisierst und digitalisierst.
  3. Du brauchst ein Organigramm deiner fertigen Firma. Sammle alle anfallenden Tätigkeiten in deiner Firma und strukturiere sie in Positionen, nicht in Personen.
  4. Beschreibe die Anforderungen an jede Position und an wen diese Position reported. Wenn du meinst, die Anzahl & Komplexität an Reportings in Zukunft nicht handeln zu können, installiere konsolidierende Ebenen.
  5. Besetze Positionen mit vorhandenen Mitarbeitern bzw. suche fehlende Mitarbeiter. Schreibe die Namen von konkreten Menschen neben deine Positionen, auch wenn du selbst das noch bist. Personen können mehrere Positions-Hüte in deinem Unternehmen aufhaben. Sie brauchen aber für jeden Hut eine Stellenbeschreibung. In dieser Stellenbeschreibung findet sich unbedingt auch die Vertretung bei Abwesenheit der Person auf dieser Position.
  6. Sorge dafür, dass deine Prozesse dokumentiert sind. Nur einen dokumentierten Prozess kannst du zielführend auslagern, nur so ermächtigst du deine Mitarbeiter zum eigenverantwortlichen Arbeiten und gibst dir selbst die Möglichkeit, dich aus Positionen herauszuziehen.
  7. Denke im nächsten Schritt an die Zukunft - willst du wachsen und deine finale Firmengröße halten, ist es sinnvoll, auch gute Mitarbeiter zu halten. Mache dir Gedanken über Strategien zur Mitarbeitermotivation und Weiterentwicklung deiner Mitarbeiter. Wie entwickelst du deine Mitarbeiter kontinuierlich weiter? Wie würde eine Zielvereinbarung aussehen? Wie sieht deine Mitarbeiter-Evaluation aus? Wirklich schlechte Mitarbeiter kannst du so viel leichter identifizieren und ersetzen.

Dein nächster Schritt

Effizienter Teamaufbau für ein gesundes Wachstum ist eine nicht ganz einfache und komplexe Angelegenheit, und vor allem nichts, was sich über Nacht installieren lässt. Wenn du Unterstützung beim Aufbau deiner Teamstruktur willst, oder mit deinem Team und deiner Firma aufs nächste Level möchtest, melde dich gleich hier zum kostenlosen Mini-Coaching an.

Kostenloses Mini-Coaching


Hinterlasse einen Kommentar

Bitte beachte, dass Kommentare vor der Veröffentlichung freigegeben werden müssen

Unsere Hinweise zum Datenschutz findest du hier.