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Buchhaltung outsourcen - So geht’s wirklich.

Buchhaltung outsourcen

Buchhaltung war immer ein Thema, mit dem ich mich gequält habe. Obwohl meine Firma „Business mit Struktur“ heißt, bedeutet es nicht, dass ich in allem perfekt strukturiert bin. Es gibt Zeiten, da geht es bei mir auch drunter und drüber. Der Unterschied ist, dass ich weiß, dass Strukturen mich freier machen und ich deshalb ein großes Interesse habe, alle Bereiche meines Unternehmens durchzustrukturieren. Das geht aber nur Schritt für Schritt und irgendwo muss man halt mal anfangen.

Letztes Jahr war es dann soweit. Ich wusste, dass das Finanzwesen bei mir dran war. Mein Unternehmen wurde immer größer, immer mehr Mitarbeiter haben darauf vertraut, dass sie durch mich ihre Miete zahlen können und ich wusste, dass ich meine Überschüsse strukturiert für ein gesundes Wachstum investieren wollte. Zu diesem Zeitpunkt habe ich aber noch „Management by Kontoauszug“ gemacht. Solange ich noch ein paar Euro auf meinem Konto hatte, war alles gut. Mehr wusste ich eigentlich nicht. Mir war klar, dass ich etwas tun musste. Bevor ich in die Details gehe, möchte ich erwähnen, dass ich eine GmbH habe. Vielleicht ist nicht jeder Tipp für dich relevant, weil dein Set-up etwas anders ist. Ich erzähle dir einfach, wie ich es gemacht habe. Wenn du etwas davon mitnehmen kannst, perfekt. Wenn nicht, dann war es vielleicht interessant mal zu lesen. 

1. Privat-Ausgaben von Business-Ausgaben trennen

Der erste Kraftakt, den ich erbringen musste, war das Trennen meiner privaten und meiner Business-Ausgaben. Ja, ich hatte bereits mehrere Konten. Doch im Eifer des Gefechts ist bei mir doch ziemlich viel durcheinander gegangen. Hier war es wichtig, dass ich die Ausgaben sauber trenne und für jedes Konto auch eine separate Kredit- und EC-Karte hatte. Auch Paypal musste ich in privat und Business aufteilen sowie Plattformen wie Amazon mit diversen Zahlungsmethoden bestücken.

Dazu schaue dir einfach deine Kontoauszüge an und prüfe, welche Ausgaben von welchem Konto abgehen. Ich musste feststellen, dass meine Krankenkasse von meinem Geschäftskonto abging und ich Zahlungen für Bürobedarf mit meiner privaten EC-Karte getätigt hatte.

Generell ist es nicht schlimm, wenn man etwas Privates über das Geschäftskonto bezahlt hat. Buchhalterisch kann man dies ganz einfach als Privatausgabe verbuchen. Doch ich zeige im Weiteren, warum eine saubere Trennung dennoch sinnvoll ist.

2. Interne und externe Buchhaltung

Es gibt super viele Tools da draußen und ich habe sie fast alle ausprobiert. Leider hatte ich nicht richtig verstanden, wie man diese Tools vernünftig betrachtet und das hat extreme Frustration in mir ausgelöst. Ich hatte immer gedacht, dass diese Tools so funktionieren, dass man damit die tatsächliche Buchhaltung machen kann, die man dann dem Finanzamt übergibt. Da ich eine GmbH besitze, gibt es natürlich viel schärfere Anforderungen an die Buchhaltung. Fehler können schnell zur Steuerhinterziehung werden, auch wenn dies nie meine Absicht ist. Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Buchhalter bzw. Steuerberater ist also ein Muss für mich. Aber Buchhalter und Steuerberater arbeiten mit Software wie beispielsweise Agenda oder Datev. Diese Tools sind für Laien so kompliziert, dass es schwierig ist, damit umzugehen.

Ich habe nach vielem Hin und Her verstanden, dass die SaaS-Tools wie Lexoffice, Sevdesk und Fastbill dafür geeignet sind, die Belege strukturiert zu sammeln und schon einmal vorab ein Ergebnis zu bekommen. Diese Tools eignen sich nicht dafür, eine doppelte Buchführung zu machen, wie es von einer GmbH verlangt wird.
Ich nutze mein Buchhaltungstool also ausschließlich für interne Zwecke und kann dort auch schalten und walten wie ich möchte. Der Steuerberater-Zugang ist nur dafür da, dass er sich online alle gesammelten Belege holen kann und dann noch einmal eine externe „offizielle“ Buchhaltung auf seinem System macht.

Jetzt denkst du vielleicht, dass es doch total doof ist, zwei Buchhaltungen zu machen. Doch ich finde es gar nicht mehr so doof. In der Buchhaltung hat man einen gewissen Spielraum, wie man bestimmte Vorgänge verbucht. Wenn du einen guten Buchhalter bzw. Steuerberater hast, dann handelt er in deinem Interesse und versucht, die Steuerlast so klein wie möglich zu halten.

3. Kategorien, wie sie dir belieben

Intern für das Management ist es aber wichtig, ein so klares Bild von den Finanzen zu bekommen wie nur irgend möglich. Nur so bist du in der Lage zu sehen, wie sich deine Firma entwickelt. Das, was steuerlich am sinnvollsten ist, ist nicht immer für interne Klarheit das Beste.

Nehmen wir ein Beispiel aus meiner Firma: Ich arbeite mit vielen Freelancern. In der richtigen Buchhaltung werden solche Rechnungen ggf. als Beratungsleistung gebucht o.ä. Ich möchte aber alle Freelancer, die offiziell in meinem Team sind, als Mitarbeitergehälter verbuchen, um zu sehen, wie stark ich meine Betriebskosten bzw. Kosten für mein Team aufbaue. Intern kann ich ja buchen wie ich möchte. Ich wähle also die Kategorie „Mitarbeitergehälter“, ohne dass es dafür Konsequenzen bzgl. Lohnsteuer etc. beim Finanzamt hat.

Eine weitere Sache, die mir als ungünstig in meiner internen Buchhaltung aufgefallen ist, ist folgende: Ab und zu passiert es mir, dass ich über mein Firmenkonto etwas Privates kaufe. Ich habe dann immer die Kategorie „Privat“ dafür verwendet. Wenn du diese Kategorie benutzt, geht diese Ausgabe nicht in deine GuV und deine EÜR ein. Diese Zahl gehört ja nicht zu deinem Geschäftsalltag dazu. Passiert das aber häufig, musste ich feststellen, dass das Betriebsergebnis zwar positiv war, ich mich aber wunderte, warum ich keinen ausreichenden Cashflow auf meinem Konto hatte. Denn das Geld hatte ich ja ausgegeben. Ergo, es war nicht mehr auf meinem Konto. Ich habe also gesehen, dass es besser ist, solche privaten Ausgaben lieber unter "Geschäftsführergehalt" oder „Entnahme“ zu verbuchen, um ein akkurates Bild davon zu bekommen, was ich eigentlich als Inhaber alles rausnehme. Da es sich hier um meine interne Buchhaltung handelt, muss ich mir also auch keine Gedanken über die Konsequenzen in Bezug auf „Lohnsteuer“ oder „Steuern für Entnahmen“ machen. Das wird vom Steuerberater in der „echten“ Buchhaltung gemacht.

4. Das richtige Buchhaltungstool

Da jetzt klar ist, dass das Buchhaltungstool, mit dem wir arbeiten, nur für interne Zwecke da ist, kannst du dir eines aussuchen, das genau die Funktionen hat, die du für deine Organisation brauchst. Ich habe mich für Lexoffice entschieden und bin auch sehr zufrieden damit. Folgende Funktionen sind mir wichtig gewesen:

  • Rechnungen schreiben

  • Automatische Serienrechnungen schicken

  • Mahnungen schreiben

  • Eingangsbelege buchen

  • Anbindung an Tools wie „Get my Invoice“

  • Kontenabgleich

  • Kreditkartenabgleich

  • Paypal-Abgleich

  • Rechnungen innerhalb des Tools zahlen können

  • Reports über EÜR und GuV

  • Zugang für den Steuerberater


Was ich bei Lexoffice noch als Bonus empfinde, ist die Liquiditätsplanung. So kann ich mir finanzielle Ziele setzen und schauen, ob ich diese auch erreiche.

5. Sammeln von Rechnungen

Einer der größten Schwerpunkte war das Sammeln von Eingangsrechnungen. Ich habe Freelancer, von denen ich Rechnungen bekomme, Software-Tools, die Rechnungen schicken und auch Barbelege für Bewirtung etc. Um das Sammeln von Rechnungen zu vereinfachen, sind Tools wie beispielsweise “GetMyInvoice“ jeden Penny wert. GetMyInvoice holt Rechnungen aus Onlineportalen automatisch ab. Mit der Anbindung zu Lexoffice werden diese sofort in mein Buchhaltungstool für die Weiterbearbeitung importiert.

Außerdem hat GetMyInvoice eine dedizierte E-Mail-Adresse. Wenn ich z.B eine Rechnung von einem Freelancer bekomme, dann leite ich sie einfach an diese E-Mail-Adresse weiter und schon kommt sie zu meinem Buchhaltungstool.
Für Barbelege nutze ich die Scan-App von Lexoffice. Einfach scannen und hochladen. Beachte aber dabei, dass du den Originalbeleg nicht wegschmeißt. Du musst ihn leider behalten. Wenn es zu einer Steuerprüfung kommt, will der Beamte die Barbelege ggf. sehen. Wenn du mich fragst, kannst du sie ihm in einem Schuhkarton überreichen. Das sehen andere vielleicht anders.

6. Vorbereitende Buchhaltung outsourcen

Nun bist du bereits ziemlich organisiert. Alle Belege gehen in dein Tool hinein und nun musst du diese noch vernünftig zuordnen. Hier kannst du dir von einer virtuellen Assistenz helfen lassen. Viele Rechnungen sind selbsterklärend. Bei manchen wird sie deine Hilfe brauchen.

Ich lasse meine vorbereitende Buchhaltung von meiner VA übernehmen und habe mit ihr vereinbart, dass jeden Montag bis 12 Uhr die Buchhaltung aktuell sein muss. So habe ich immer akkurate Zahlen, auf denen ich meine Entscheidungen basieren kann. Hat sie Fragen zu den einzelnen Belegen, vereinbart sie einen 15-min-Call über Calendly mit mir und stellt mir diese gesammelt im Online-Meeting. Wichtige Infos kann sie auch in das Tool eintippen, damit der Buchhalter bzw. der Steuerberater diese auch bekommt.

7. Gebe deine Verantwortung NICHT ab

Ich bin ein großer Fan davon, sich wiederholende Arbeiten auszulagern. Ich habe schließlich ein Unternehmen aufzubauen. Das bedeutet aber nicht, Verantwortung abzugeben. Du bist die Person, die verantwortlich für Unternehmenszahlen ist. Es ist also wichtig, dass du monatlich deine Zahlen ansiehst und analysierst, ob diese zum einen Sinn machen und zum anderen strategische Entscheidungen davon abgeleitet werden können. Im Kuchenstück „Finanzen“ aus der Business-mit-Struktur-Methode gehen wir darauf ein, wie deine Margen verteilt sein müssen, wie viele Betriebskosten bei welchen Umsätzen zumutbar sind etc. Diese Verantwortung solltest du niemals abgeben.

8. Buchhalter und Steuerberater sind keine CFOs und Controller

Buchhalter und Steuerberater machen ihren Job gut, wenn es darum geht, dass du vom Finanzamt keins auf den Deckel bekommst. Sie sind aber in keinster Weise CFOs oder Controller. Sie werden dir keine Ratschläge geben, wenn es um das Management deiner Finanzen geht. Du musst unbedingt dafür sorgen, dass du deine Finanzen verstehst und darauf basierend intelligente Entscheidungen treffen kannst. Wenn du dich zu diesem Thema einlesen willst, empfehle ich dir das Buch: Accounting for the Numberphobics.

Dein nächster Schritt

Das Sammeln von Belegen und die Buchhaltung für das Finanzamt musst du nicht selbst in deinem Unternehmen machen. Hier lasse dich gerne von einer VA und einem Buchhalter bzw. Steuerberater unterstützen. Lege dich aber nicht auf die faule Haut. Du musst in der Lage sein, aktuelle Finanzinformationen zu bekommen, die du für deine Business-Entscheidungen brauchst. Und du musst basierend auf den Zahlen auch in der Lage sein, gute Entscheidungen zu treffen. Dazu musst du deine Zahlen verstehen und wissen, worauf es ankommt. Eine strukturierte Finanzabteilung und insbesondere Bildung zu diesem Thema ist da der Schlüssel.
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