Immer häufiger findet man in Unternehmen diverse technische Hilfsmittel vor, die sich im Zuge der Digitalisierung etabliert haben. Denn dank des Einsatzes solcher Tools kann sich nicht nur der Arbeitsalltag erleichtern lassen, indem Abläufe verkürzt und vereinfacht werden, sondern können zudem Zeit- und Ressourcenersparnisse die Folge sein, wodurch ein Betrieb wettbewerbsfähig bleibt. Allen voran zählen Ausgabenverwaltungs-Softwares zu den am häufigsten genutzten Tools, welche als Unterstützung beim Managen der Finanzen dienen und viele weitere Vorzüge aufweisen. Welchen Nutzen ein Unternehmen genau aus der Einbindung dieser Software schlagen kann und wie sich der Betriebsalltag dadurch erleichtern lässt, erfährst du in diesem Artikel. 

Ohne eine funktionierende Buchhaltung könnte ein Unternehmen kaum fortbestehen, weshalb sie zu einer der wichtigsten Abteilungen gehört. Unter anderem ist sie verantwortlich für das Erstellen des Monats- und Jahresabschlusses, die Rechnungserstellung oder auch für die Belegverwaltung. Besonders Letzteres stellt sich in der Regel als sehr aufwendig heraus, da es nicht nur einer durchdachten Organisation und Sorgfalt bedarf, sondern auch einer ordentlichen Archivierung. Denn solche Dokumente werden zum einen für die teils vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht und zum anderen für die Berechnung der Kilometerpauschale 2023 und weiterer Einreichungen beim Finanzamt benötigt.

Leider kommt es dabei immer wieder zu Fehlern, da Belege falsch abgelegt werden, es zu inkorrekten Eingaben kommt oder Dokumente grundsätzlich verloren gehen. Doch mittels einer Ausgabenverwaltungs-Software lässt sich dies und viele weitere Prozesse in der Buchhaltung optimieren. Denn durch den Einsatz wird eine digitale Einreichung der Belege ermöglicht, wodurch es zu keinen Verlusten mehr kommt und dank automatischer Texterkennung werden die Dokumente entsprechend kategorisiert und abgelegt. Dadurch sind sie jederzeit auffindbar und die Finanzabteilung kann die gewonnene Zeit für anderweitige Aufgaben nutzen. 

Sowohl der CFO als auch die Geschäftsleitung sollten zu jedem Zeitpunkt über die finanzielle Situation eines Unternehmens Bescheid wissen, da dies über den Erfolg und das Fortbestehen eines Betriebs entscheiden kann. Denn basierend darauf werden Budgets erstellt und weitere wichtige Entscheidungen getroffen. Vor allem gehört es dazu, den Überblick über die folgenden Dinge zu behalten:

• Kündigungsfristen
  
• offene Forderungen
  
• sämtliche unternehmensbezogene Einnahmen und Ausgaben
  
• Zahlungsziele 
  

Je nach Unternehmensgröße können sich all diese Informationen als sehr umfangreich herausstellen. Doch den Überblick zu verlieren hat häufig auch fatale Konsequenzen für das Unternehmen zur Folge. Um dies zu verhindern, ist wieder der Einsatz einer Ausgabenverwaltungs-Software ratsam. Denn dadurch werden alle finanziellen Daten strukturiert aufbereitet, da Transaktionen in Echtzeit verfolgbar sind und man somit jederzeit eine genaue Abbildung der Betriebslage erhält. Dies hat wiederum den großen Vorteil, dass man dadurch schnell auf unvorhergesehene Veränderungen reagieren kann. Zudem erinnert eine Ausgabenverwaltungs-Software stets an bevorstehende Zahlungsziele und Kündigungsfristen, wodurch es zu keinen Mahngebühren und vergessenen Deadlines mehr kommt.

Damit ein Unternehmen nicht stillsteht und sich stets weiterentwickelt, ist es wichtig, Visionen und Ziele zu setzen. Damit diese auch erreicht werden und nicht nur Vorstellungen bleiben, bedarf es einer genauen Planung. Unter anderem muss dabei jedes angestrebte Vorhaben in Etappen unterteilt werden, da man so leichter auf Veränderungen und Abweichungen reagieren kann. Mithilfe einer Ausgabenverwaltungs-Software können alle Unterziele genauestens verfolgt, und Prioritäten klar gesetzt werden. Denn es sollten zudem nie zu viele Projekte gleichzeitig angegangen werden, da es andernfalls zu Planungsschwierigkeiten kommen kann. Außerdem lassen sich mittels einer Software Verzögerungen leichter erkennen und Anpassungen automatisch an alle Meilensteine anpassen.

Des Weiteren braucht es für Zielsetzungen, aber auch für Neuanschaffungen und weitere Projekte eine Budgetplanung. Dabei gilt, je sorgfältiger diese erstellt wurde, desto genauer trifft sie zu, denn sie dient als Planungs- und Kontrollinstrument. Doch für eine realistische Schätzung müssen viele verschiedene Informationen berücksichtigt werden:

• historische Zahlen 
  
• aktuellen Finanzen
  
• Marktbedingungen
  
• Konkurrenz-Analysen
  
• Branchentrends
  

Für einen richtigen Umgang mit dieser umfangreichen Menge an Daten und einer Reduzierung der Fehlerquote bei der Kalkulation ist eine  Ausgabenverwaltungs-Software die Lösung. Dadurch kann grundsätzlich ein detailliertes Budget erstellt, mittels dazugehöriger Firmenkreditkarten individuelle Limits für jeden Mitarbeiter gesetzt und komplexe Zusammenhänge und Daten vereinfacht dargestellt werden. 

Ausgabenverwaltungs-Softwares können außerdem zu Zeitersparnissen und verbesserten Workflows führen, da sie beispielsweise das Handhaben von Zahlungsanfragen optimieren. Denn bisher mussten Mitarbeiter für die Durchführung einer Transaktion vorerst eine Genehmigung einholen, was leider oftmals Verzögerungen und einen großen Aufwand zur Folge hatte. Doch dank zusätzlicher Ergänzungen der Software – wie die zuvor bereits erwähnten Firmenkreditkarten – erübrigt sich dieser Prozess, da Angestellte sich in einem festgelegten Budgetrahmen frei bewegen können, was noch dazu die Mitarbeiterzufriedenheit stärken kann. Doch auch die Zusammenarbeit unter den einzelnen Abteilungen profitiert davon, was einen verbesserten Workflow zur Folge hat. 

Die richtige Verwaltung der Finanzen ist in einem Unternehmen unabdingbar, da sie über den Erfolg entscheidet, und für viele weitere Dinge, wie dem Erreichen von Visionen und Zielen und vielem mehr, relevant ist. Deshalb ist gerade dabei wichtig, so wenige Fehler wie möglich zu machen, eine gute Struktur zu haben und stets alles im Überblick zu behalten. Da dies aber nicht immer so einfach ist und viel Arbeit und Zeit in Anspruch nimmt, können digitale Tools wie Ausgabenverwaltungs-Softwares dabei helfen, entsprechende Prozesse zu verbessern und dem Betrieb weitere Vorzüge einbringen.