Feedbackkultur einführen – wie du ein Unternehmen entwickelst, das auf Exzellenz gepolt ist.

Das Wachstum einer Firma sorgt dafür, dass der Unternehmer immer weniger fähig ist, alle Details zu überblicken. Er kann jetzt nicht immer und überall Herr der Lage sein. Das kann dafür sorgen, dass öfter das Chaos im Unternehmen ausbricht und man mehr damit beschäftigt ist, Brände zu löschen, als sich dem Aufbau des Unternehmens zu widmen.

Ab einer bestimmten Größe bist du als Unternehmer auf das Feedback deiner Mitarbeiter angewiesen. Da du aber bereits viele Bälle in der Luft hast und deine Mitarbeiter dir nicht bedenkenlos noch weitere zuwerfen dürfen, braucht es einen funktionierenden Feedbackprozess. Nur so besteht die Chance, dass identifizierte Fehler auch vollständig beseitigt werden können.

In diesem Artikel schauen wir uns an, warum du eine Feedbackkultur in deinem Business etablieren musst, und wie der Prozess dahinter aussehen kann, damit das Ganze auch funktioniert.

Wenn dein Unternehmen wächst, wirst du zwangsläufig den Überblick verlieren. Du wirst mit steigender Anzahl deiner Mitarbeiter und deiner Prozesse nicht mehr jedes Detail, und besonders die Veränderungen, die sich über die Zeit ergeben, erfassen können.

Demzufolge bist du auf das Feedback deiner Mitarbeiter angewiesen. Dieses musst du aber in einer Form aufnehmen, die dich nicht überfordert. Denn wenn du eine Menge Bälle in der Luft hast und deine Mitarbeiter dir weitere Bälle zuwerfen, dann ist es vorprogrammiert, dass du schnell die Kontrolle verlierst. Das ist nicht nur demotivierend und frustrierend, sondern auch geschäftsschädigend. Ein funktionierender Feedbackprozess muss also her.

Unternehmer sind von ihrer Persönlichkeit her meist Visionäre. Das bedeutet, dass sie in der Zukunft leben und Gedankengebäude von Dingen entwickeln, die es noch nicht gibt. Das bedeutet für viele Personen dieses Menschenschlags, dass sie sich schwertun, sich mit Dingen zu beschäftigen, welche in der Vergangenheit oder sogar in der Gegenwart liegen.

Doch man muss sich auch um jene Dinge kümmern, weil Business nun mal auf dem basiert, was gestern passiert ist und heute getan werden muss. Damit diese Zeitschienen nicht vernachlässigt werden, benötigst du das Feedback deiner Mitarbeiter. Wenn sie in der täglichen Arbeit auf Dinge stoßen, die fehlerhaft sind oder verbesserungswürdig, dann braucht es einen Platz, an dem sie ihr Feedback und ihre Ideen niederlegen können. Dir einfach nur eine E-Mail zu schreiben oder einen Kommentar im nächsten Meeting zu hinterlassen, ist nicht sinnvoll. Wie bereits besprochen, muss das Feedback in einer Form kommen, mit der du umgehen kannst. Sie dürfen dir nicht einfach wann und wie sie wollen neue Bälle zuwerfen.

Vielleicht ist dir in deinem Unternehmen alles klar und ggf. sogar den Mitarbeitern, die schon lange bei dir sind. Doch das bedeutet noch lange nicht, dass deine Dokumente und Prozesse reibungslos funktionieren.

Um die Lücken aufzuspüren, ist es besonders sinnvoll, Mitarbeiter zu nutzen, die sich deinem Unternehmen gerade erst angeschlossen haben. Denn jene haben noch den Blick von außen und kennen deine Prozesse nicht. Die Fragen, die sich ein neuer Mitarbeiter stellt, sind Gold wert, um deine Prozesse wasserdicht zu bekommen.

Ein neuer Mitarbeiter möchte natürlich erst einmal einen guten Eindruck hinterlassen und zeigen, dass er ein Profi in seinem Feld ist. Diese Haltung ist natürlich wünschenswert, kann aber hinderlich sein, wenn es ihn dazu veranlasst, Ungereimtheiten nicht aufzudecken. Ermutige deshalb im Onboardingprozess deine neuen Mitarbeiter, dass sie die Gelegenheiten nutzen sollten, all die Dinge, die nicht passen, in der Feedbackdatenbank aufzunehmen. Dabei kann es sich um folgende Dinge handeln:

• nicht eindeutige Beschreibungen
• gebrochene Links/Fehlende Materialien
• veraltete Anleitungen
• nicht dokumentierte Prozesse
• etc.

Das Niederlegen der Schwächen ist der erste große Schritt, um diese angehen zu können. Ohne deine Mitarbeiter wirst du die blinden Flecken deiner Firma nicht aufdecken können.

Um einen funktionierenden Feedbackprozess zu implementieren, musst du als Erstes drei wesentliche Sachverhalte unterscheiden. In der Softwareentwicklung spricht man von Bugs, Issues und Ideen.

Ein Bug ist ein offensichtlicher Fehler, der so auf keinen Fall stehen bleiben sollte, da dadurch die Arbeit behindert wird und es schlecht bei den Kunden ankommt. Mögliche Bugs könnten sein:

• gebrochener Link
• Material fehlt, obwohl darauf im Text hingewiesen wird.
• Video existiert nicht.
• Prozessbeschreibung ist falsch.
• etc.

Wenn ein Mitarbeiter einen Bug identifiziert, dann sollte er diesen Fehler in der Feedbackliste umgehend berichten und genau per Screenshot zeigen, wo sich der Fehler befindet und wie es anstelle dessen eigentlich sein müsste. Es geht also nicht nur darum, den Fehler zu nennen, sondern auch die Lösung! Als Profi bringt man keine Probleme, sondern wann immer möglich, Lösungen.

Nicht jedes Feedback ist per se ein wirklicher Fehler, der umgehend verbessert werden muss. Manchmal hat man auch einfach nur Ideen, wie etwas Bestehendes noch besser werden kann. Folgende Beispiele gibt es für Issues:

• Ein Text würde von einer zusätzlichen Grafik profitieren.
• In einem Blogartikel könnten weiterführende Materialien eingebettet werden.
• Die mobile Ansicht einer Seite könnte verbessert werden.
• Es könnte eine weitere Unterseite mit spezifischen Informationen erstellt werden.
• Bei gewissen Textpassagen hat ein Kunde Verständnisschwierigkeiten. Der Text sollte ggf. angepasst werden.
• etc.

Während bei Bugs ein zeitiger Handlungsbedarf besteht, müssen Issues genauer geprüft werden, ob diese implementiert werden und wenn ja, wann. I.d.R kann es eine ganze Weile dauern, bis das Unternehmen hier reagiert.

Ideen beziehen sich auf mögliche Aktionen in der Zukunft, die man umsetzen kann oder auch nicht. Diese sollen das Business langfristig verbessern. Mögliche Ideen könnten sein:

• Lass uns eine Community starten.
• Lass uns eine Konferenz veranstalten.
• Lass uns eine Agentur gründen.
• Lass uns gemeinsam ein Buch schreiben.
• Lass uns ein neues Produkt entwickeln.

Ideen zu generieren ist auf den ersten Blick etwas Gutes. Denn großartige Ideen machen dich erfolgreich, nicht wahr? Nicht ganz! Wer genau hinschaut, erkennt, dass zu viele Ideen der primäre Grund sind, warum Unternehmer sich verzetteln und sich und dem Erfolg der Firma im Weg stehen. Denn wirklich erfolgreiche Unternehmen sind extrem stark fokussiert und entscheiden sich nur für Ideen, die der großen Vision dienen und vollständig implementiert werden können.

Außerdem gibt es einen großen Unterschied zwischen einer rohen Idee, die man plötzlich beim Fahrradfahren hatte und einer ausgearbeiteten Idee. Erst beim Durchdenken eines Einfalls erkennt man, ob es überhaupt sinnvoll ist, diesen Impuls weiterzuverfolgen. Wenn deine Mitarbeiter also ihre Ideen an dich herantragen wollen, dann sollten dies keine rohen Ideen sein. Dazu kannst du ihnen eine Checkliste geben, dass sie ihre Idee weiter durchdenken, bevor sie auf dich zukommen:

• Was ist die Existenzberechtigung dieser Idee? Warum benötigen wir diese?
• Bringt uns diese Idee näher an unsere Vision oder leiten wir damit eher einen Umweg ein?
• Ist diese Idee skalierfähig?
• Handelt es sich hier um eine Individuallösung oder um eine Systemlösung? (Individuelle Lösungen sind immer zu vermeiden.)
• Wird bei dieser Idee die Zeit vom Inhaber dauerhaft beansprucht?
• Wie sieht der grobe Prozess der Idee aus? Wie würde man ihn in einer Grafik aufzeichnen?
• Was kostet es, diese Idee umzusetzen? Wie sieht es mit Opportunitätskosten aus?
• Wann hat das Unternehmen mit dieser Idee einen ROI erzielt?
• Wer setzt diese Idee um?

Ein schriftlich ausgearbeitetes Konzept ist ein Zeichen für den Respekt gegenüber dem Unternehmer und seiner Zeit. Mache deinen Mitarbeitern also klar, dass du ein offenes Ohr für ihre Belange und Ideen hast, sie aber respektvoll mit deiner Zeit umgehen müssen.

Damit deine Mitarbeiter einen Ort haben, an dem sie ihre Bugs, Issues und Ideen niederlegen können, fertige eine Datenbank/Excel-Tabelle mit folgenden Spalten an:

• Titel (Bezeichnung des Feedbacks)
• Feedbackart (Bug, Issue, Idee)
• Ideengeber (Name des Mitarbeiters, um eventuell mit Rückfragen auf ihn zugehen zu können.)
• Status (Geplant, Abgelehnt, in Bearbeitung, Implementiert, Ideenkühlschrank)
• Beauftragter (Wer ist für die Umsetzung zuständig?)
• Datum (Bis wann ist das Feedback implementiert?)
• Kommentar (ggf. nähere Erläuterung, Screenshot, Screencast)

Die Mitarbeiter können selbstständig und zu jeder Zeit die Feedbackliste erweitern, doch es benötigt ein Meeting, um die Verantwortlichkeiten zu vergeben und zu entscheiden, bis wann das Feedback implementiert werden soll.

Nutze dazu ein bereits bestehendes Mitarbeitermeeting, in dem diese Liste besprochen werden kann, oder etabliere eine neue Serie von Meetings. Folgenden Ablauf kann das Meeting haben:

• Schritt 1: Abgleich der Liste. Können Status verändert werden?
• Schritt 2: Neue Ideen mitzunehmen.
• Schritt 3: Welche Aufgaben haben noch keinen Verantwortlichen? Wer übernimmt diese?
• Schritt 4: Bis wann werden diese Aufgaben implementiert?

Mit diesem Meeting sorgst du dafür, dass die Liste ein lebendiges Dokument bleibt und aktiv gepflegt wird. Außerdem ist dies deine Gelegenheit, Aufgaben zu verteilen, damit nicht alles auf deinen Schultern lastet.

Die Feedbackkultur kann nur dann erfolgreich implementiert werden, wenn die Mitarbeiter umfangreich dazu gebrieft werden, was von ihnen erwartet wird. Fertige aus diesem Grund ein Einweisungsdokument zur Feedbackkultur deines Unternehmens an. Folgende Inhalte solltest du mit aufnehmen:

• Hintergrund zu diesem Dokument
• Inhaltsverzeichnis
• Unterschied Bug, Issue, Idee
• Checkliste für Ideenausarbeitung
• Meetings für Vergabe der Aufgabe
• Nächste Schritte

Mit diesen Inhalten gehst du sicher, dass die Mitarbeiter das „Feedbackgeben” auch als Teil ihrer Tätigkeit sehen und offen dafür sind, sich dieser Arbeiten auch anzunehmen.

Viele Unternehmen behaupten von sich, dass sie echte Experten, sprich exzellent in ihrer Arbeit sind. Da ich sehr viele Einblicke in Unternehmen bekomme, kann ich dir mit Sicherheit sagen, dass dies mehr Schein als Sein ist. In Wahrheit sind die meisten Unternehmer hoffnungslos überfordert, weil es in ihrem Unternehmen drunter und drüber geht. Das ist auch normal, denn ein kleines Unternehmen muss sich erst einmal dahin entwickeln, funktionierende Strukturen zu etablieren. Und das dauert eine ganze Weile.

Damit du den direkten Weg zum Erfolg nimmst, melde dich für ein kostenloses und unverbindliches Mini-Coaching mit einem unserer zertifizierten Coaches an. Gemeinsam entdeckt ihr, wo du gerade stehst, welche Baustellen es bei dir gibt und welche nächsten Schritte du gehen kannst, um zu deinem Ziel zu kommen.