Mitarbeiter KPI – wie du sichergehst, dass dir ein (freier) Mitarbeiter mehr Geld einbringt, als er dich kostet.

Wer ein Team aufbaut, ist auf seiner unternehmerischen Reise bereits sehr weit gekommen. Denn er hat eine Größe erreicht, bei der er nicht mehr alles allein schaffen kann. Doch ein Team verursacht enorme Kosten. Diese können einen schnell ins Schlittern bringen, wenn man nicht genau darauf achtet, dass durch den neuen Mitarbeiter entweder neuer Umsatz erwirtschaftet wird oder Kosten gespart werden können.

In diesem Artikel zeige ich dir, wie du jeden einzelnen Mitarbeiter als Investment siehst und eine Struktur etablierst, die genau zeigt, ob sich dieses Investment lohnt, folglich einen positiven Return on Investment (ROI) hat.

Robert Kiyosaki beschreibt in seinem Buch „Rich Dad Poor Dad”, dass die meisten Menschen den Unterschied zwischen einer Investition und einer Verbindlichkeit nicht verstehen. Dazu braucht es aber keine komplizierten Definitionen, sondern nur folgendes Verständnis: Eine Investition spielt dir Geld in die Kasse und eine Verbindlichkeit zieht dir Geld aus der Kasse. Ein Mitarbeiter, der im Vertrieb tätig ist, kann sehr schnell als Investition anerkannt werden. Denn dieser sorgt direkt für einen Umsatzanstieg. Interne Mitarbeiter hingegen sind weniger einfach zu kategorisieren, weil man ihre Tätigkeit nicht direkt mit einem Umsatzanstieg in Beziehung setzen kann.

Deine Aufgabe als Unternehmer ist es - wann immer möglich - eine Kennzahl zu identifizieren, die man nutzen kann, um die Ausgabe als Investition zu definieren und den Return on Investment (ROI) zu bestätigen. Denn warum stellst du Mitarbeiter ein? Weil du dir letztendlich erhoffst, dass durch ein Team dein Unternehmen weiter wächst. Um die Effektivität deines Teamaufbaus zu beweisen, solltest du deshalb Klarheit darüber haben, wie hoch dieser ROI ist.

Obwohl du als Unternehmer in Return on Investment denken musst, wird dein (freier) Mitarbeiter dies nicht tun. Unsere Arbeitsgesellschaft wurde in den letzten Jahrhunderten auf eine Weise geprägt, dass man nicht nach Leistung, sondern nach Anwesenheit oder Zeiteinsatz bezahlt wird. Wenn das Teammitglied anwesend ist, dann darf es dafür auch ein Gehalt erwarten. Wenn der freie Mitarbeiter Zeit investiert hat, darf er diese auch abrechnen. Ob diese Zeit zielführend eingebracht wird, spielt dabei eine geringere Rolle.

Du kannst von den wenigsten Mitarbeitern erwarten, dass sie dein überliegendes Ziel - das der Umsatz- und Gewinnsteigerung - aktiv verfolgen. Damit sie ihre Arbeitsweise diesem anpassen, musst du sie dafür sensibilisieren und KPIs (Key-Performance-Indicator) definieren. Damit kannst du und dein Mitarbeiter schwarz auf weiß erkennen, ob die Vergütung seiner Arbeitsleistung gerechtfertigt ist.

(Freie) Mitarbeiter sind mit Abstand der höchste Kostenfaktor eines Unternehmens. Wenn man sie nicht aktiv managed, können sie sich zu einem echten Ballast entwickeln und das ganze Unternehmen herunterziehen und sogar zu Insolvenz führen.

Auch wenn du ein Unternehmer bist, dem die Vision der Firma und dem Wohlergehen aller Beteiligten am Herzen liegt - sprich Gewinnmaximierung nicht das höchste Ziel ist - darfst du die Effizienz deiner Firma nicht vernachlässigen. Denn du bist als Unternehmer dafür verantwortlich, dass das Flugzeug in der Luft bleibt. Achtest du nicht sorgfältig auf alle Messinstrumente, kommt es zum Absturz und die ganze Besatzung erreicht sein Ziel auch nicht.

Das bedeutet also, dass du auch, oder besser gesagt, gerade mit einem großen Herz, die finanzielle Verantwortung in deinem Business übernehmen musst. Nur so bist du in der Lage, die Vision deines Unternehmens zu erfüllen und das Flugzeug am Zielflughafen sicher zu landen.

Es gibt eine simple Berechnung, wie man den Return on Investment deiner Mitarbeiter ausrechnet: Nutze dazu folgende Formel:

Mitarbeiter - ROI = (Nettoumsatz - Gesamtausgaben) / Ausgaben für Mitarbeiter

Nehmen wir an, dein Unternehmen hat letztes Jahr 100.000 € Nettoumsatz erzielt. Die produzierten Gesamtkosten lagen bei 70.000 €. In diesen Kosten findest du dein Geschäftsführergehalt, Mitarbeiterkosten und andere betriebliche Kosten wie Fortbildung, Tools etc. Das bringt dir einen Gewinn vor Steuern von 30.000 €. Von den gesamten 70.000 € Betriebskosten waren 35.000 € davon Mitarbeiterkosten. Dazu gehören Festangestellte und Freiberufler, die du nur sporadisch beauftragt hast. Teilst du also den Gewinn (30.000 €) durch die Mitarbeiterkosten (35.000 €), erhältst du einen ROI von 0.86 oder auch 86 %. Das bedeutet, dass du für jeden Euro, den du in einen Mitarbeiter investierst, 0,86 € Rendite erhältst.

Da kommt natürlich sofort die Frage auf, was denn eine gute Rendite ist. Doch das kann man leider nicht pauschal beantworten, da sie von der jeweiligen Industrie und von den Unternehmen abhängt. Deine Aufgabe ist es dennoch, diese Rendite für dein Unternehmen kontinuierlich zu verbessern.

Um den Mitarbeiter-ROI deines Unternehmens zu erhöhen, hast du wieder viele verschiedene Hebel, die du nutzen kannst. Dabei lassen sie sich in zwei große Kategorien aufteilen. Zum einen kann der Mitarbeiter dafür sorgen, dass der Umsatz der Firma durch seine Tätigkeit gesteigert wird und zum anderen kann seine Arbeit dafür sorgen, dass die Kosten für das Unternehmen gesenkt werden. Dabei werden Kosten in Selbstkosten und Betriebskosten aufgeschlüsselt, welche einen eklatanten Unterschied aufweisen, den du als Unternehmer unbedingt wissen musst. Lies dazu den Artikel „Team finanzieren - So geht dir das Geld unterwegs nicht aus.”, um noch einmal ein besseres Verständnis davon zu erhalten.

Es ist sinnvoll, jedem einzelnen Mitarbeiter die Aufgabe zu geben, für seine eigene Rolle Ideen zu entwicklen, wie er den Gewinn für die Firma stärken kann. Nehmen wir dazu einmal ein Beispiel eines freien Mitarbeiters, der sich um unseren Instagram-Account kümmert.

• Analyse der besten Posting-Zeit, um dann verstärkt zu dieser Zeit zu veröffentlichen.
• Analyse der besten Post-Formate, um dann davon mehr zu machen.
• Influencer mit großer Reichweite erwähnen, in der Hoffnung, dass sie unsere Posts teilen.
• Unsere Kunden ins Rampenlicht rücken, in der Hoffnung, dass sie unsere Posts teilen.
• Überprüfen, ob Call-to-Actions immer gut sichtbar sind.
• Hashtag-Analysen machen und verstärkt funktionierende Hashtags nutzen.
• etc.

• Posts in einer Datenbank organisieren, damit man diese gut wiederverwerten kann.
• Effiziente Posting-Tools nutzen.
• Batch Work: Post für die gesamte Woche bzw. Monat anlegen anstatt nur einzeln.
• Ein paar wenige standardisierte Posting-Formate nutzen, anstatt jeden Post kreativ neu zu denken.
• Arbeitsprozesse aufteilen: Contenterstellung von einem „teuren” Mitarbeiter (Senior-Position), Postveröffentlichung von einem jungen, günstigen Mitarbeiter erledigen lassen (Junior Position).
• etc.

Wenn du deine Mitarbeiter dafür sensibilisierst, dass es nicht nur ihre Aufgabe ist, die Tätigkeit zu erledigen, sondern dabei auch dafür zu sorgen, dass der Umsatz steigt und die Kosten reduziert werden, dann befähigst du sie, ihren Job besser zu machen und im Einklang mit den Unternehmenszielen zu arbeiten.

Im Vertrieb ist es wesentlich einfacher, aussagekräftige KPIs (Key-Performance-Indicators) zu entwickeln, die dann fortwährend vom Mitarbeiter berichtet werden. Denn im Vertrieb sieht man die direkte Auswirkung der Tätigkeit auf den Umsatz der Firma. Dazu gibt es fünf große Zahlen, auf die im Vertrieb oftmals geachtet werden.

Ein Verkäufer muss jeden Monat Abschlüsse erzielen und damit Umsatz für die Firma erwirtschaften. Das wird meist in einer absoluten Zahl ausgedrückt. Beispielsweise hat der Mitarbeiter 7.000 € Nettoumsatz im Mai generiert.

Da sich Umsatz über eine Zeitschiene entwickelt, darf man nicht nur den aktuellen Umsatz betrachten, sondern auch den Umsatz, der noch in der Zukunft liegt. Denn viele Vertriebsgespräche fangen heute an, entwickeln sich dann über die Zeit, bevor sie zum Abschluss kommen. Aus diesem Grund berichtet der Vertriebsmitarbeiter die Größe respektive den Wert seiner Pipeline. Beispielsweise hat der Mitarbeiter 56.000 € potenziellen Umsatz in der Pipeline.

Die Dauer, wie lange es braucht, um einen Interessenten zu einem Kunden zu machen, ist ein weiterer wichtiger Parameter im Vertrieb. Denn erst durch diese Erkenntnis weiß man, wann der potenzielle Umsatz in der Pipeline auch zu einem realen Umsatz wird. Nur so kann man realistische Prognosen für die Zukunft erstellen. Beispielsweise dauert es ca. 46 Tage, bis aus einem Interessenten ein Kunde wird.

Mit der Abschlussrate erkennen wir, aus wie vielen Interessenten dann im Endeffekt ein Kunde geworden ist. Gehen wir davon aus, dass der Vertriebsprozess effizient ist, können wir hier schauen, ob wir auch effektiv arbeiten. Wenn wir von vornherein die richtigen Menschen ansprechen, die unsere Leistung auch erwerben können und sollten, ist der Abschluss nur noch eine Frage des richtigen Trainings für den Vertriebsmitarbeiter. In unserem Beispiel könnte der Mitarbeiter eine Abschlussrate von 37 % haben.

Unsere Kosten sollten immer Kapital sein, das wir nutzen, um dann unsere Umsätze zu erzielen. Hier wollen wir die Rendite kennen. Wenn der Vertriebsmitarbeiter also Kosten produziert, indem er durch das Land fährt, den Interessenten besucht und ihn zum Essen einlädt, dann macht er dies, um ihn als Kunden zu gewinnen und Umsatz zu erwirtschaften. Wir produzieren also diese Kosten, in der Hoffnung, dadurch den Umsatz zu steigern. Nur wenn wir wissen, wie viel Kapital wir eingesetzt haben, können wir auch errechnen, wie hoch unsere Rendite für dieses eingesetzte Kapital ist.

Durch die Betrachtung der gängigen KPIs eines Vertriebsmitarbeiters konnten wir die essenziellen Parameter „gegenwärtiger Umsatz”, „zukünftiger Umsatz”, „Effizienz” und „Effektivität” sowie „eingebundenes Kapital” identifizieren. Nun können wir versuchen, adäquate KPIs einer anderen Stelle zu identifizieren, die aber die gleiche Natur haben wie die KPIs eines Vertriebsmitarbeiters.

Nehmen wir zur besseren Veranschaulichung wieder das Beispiel des freien Mitarbeiters für Instagram und schauen uns an, wie wir das Konzept für diese Stelle übertragen können.

Der Instagram-Mitarbeiter hat natürlich keinen direkten Einfluss auf den Umsatz, den die Firma erwirtschaftet, weil dies nicht in seinem direkten Aufgabenbereich liegt. Doch seine Währung, die der Natur „heutiger Umsatz” entspricht, ist die Anzahl der generierten Leads. Kennen wir unseren Lead-Wert, wissen wir genau, wie viel Umsatz wir mit der Lead-Generierung produziert haben. Weißt du beispielsweise, dass der Lead-Wert in deiner Firma bei 82 € liegt, dann ist dir klar, dass dein Mitarbeiter bei 10 neuen Leads pro Monat 820 € Umsatz generiert hat.

Aus Followern werden in der Zukunft hoffentlich Leads. Das bedeutet, dass die Follower die Pipeline des Mitarbeiters darstellen. Demzufolge entspricht das der Kategorie „zukünftiger Umsatz”. Der Mitarbeiter kann also monatlich tracken, wie sich der Anstieg dieser Follower entwickelt. Das kann man in absoluten Werten (1.342) oder in relativen Werte ausdrücken (1.7 %).

Effizienz bedeutet „die Dinge richtig machen.” Für einen Instagram-Mitarbeiter bedeutet effizientes Arbeiten beispielsweise, dass die Arbeitsweise so verrichtet wird, dass die Anzahl der erreichten Konten und die Interaktion der Follower möglichst dauerhaft vergrößert wird. Diese Parameter lassen sich sehr einfach aus den Instagram-Insights ziehen.

Effektivität bedeutet, dass die richtigen Dinge erledigt werden. In diesem Beispiel bedeutet es, dass die Leute, die wir mit unserem Instagram-Marketing anziehen, auch potenzielle Kunden sind. Das sehen wir, indem wir die Follower-Lead-Rate messen. Wie viel Prozent der Follower sind auch in unserem CRM-System (Customer-Relastionship-Management-System) zu finden? Dazu kannst du die Datensätze deines CRM-System auf die ursprüngliche Lead-Quelle filtern, um dies genau herauszufinden.

Natürlich werden hier auch bei diesem Instagram-Beispiel die produzierten Kosten aufgestellt. Ist dein Mitarbeiter eine freiberufliche Assistenz, sind die Kosten die seines Zeiteinsatzes, welche er dir monatlich in Rechnung stellt. Hast du einen festen Mitarbeiter, welcher Instagram mitbetreut, solltest du den monatlichen Zeiteinsatz festlegen und sein Gehalt anteilig auf diese Kostenstelle anrechnen. Doch auch andere Kosten, wie Social-Posting-Tools oder Canva sollten hier miteinberechnet werden.

Generell ist es sinnvoll, deinem Mitarbeiter ein festes Budget zu geben, mit dem er arbeiten kann. Sonst sprengen die Aufwände schnell den Rahmen und stehen nicht im Verhältnis zu den Umsätzen, die damit erzielt worden sind. Bedenke, dass ein Mitarbeiter nicht bewusst daran arbeitet, so wenig Kosten wie möglich zu produzieren. Das gilt besonders dann, wenn dieser freiberuflich für dich tätig ist. Denn jede investierte Stunde kann er abrechnen. Und das möchte er gerne maximieren.

In diesem zweiten Beispiel schauen wir uns die Stelle der „vorbereitenden Buchhaltung” an und überlegen uns, welche KPIs für diesen Mitarbeiter sinnvoll sein könnten. Auch hier gehen wir nach dem gleichen Muster vor und versuchen, Entsprechungen für die Kategorien „heutiger Umsatz”, „zukünftiger Umsatz”, „Effizienz”, „Effektivität” und „eingebundenes Kapital” zu finden.

Je nachdem, wie viel Vertrauen du zu deiner Assistenz hast, die die vorbereitende Buchhaltung für dich erledigt, wird sie auch die Rechnungsstellung und entsprechenden Zahlungen für dich übernehmen können. Eine schnelle Rechnungsstellung und auch pünktliche Mahnung sorgen dafür, dass der erwirtschaftete Umsatz über die Liquidität auch so schnell wie möglich der Firma zufließen kann. Wenn der Mitarbeiter dann noch darauf achtet, dass die Eingangsrechnungen pünktlich, aber so spät wie möglich, gezahlt werden, wirkt sich das positiv auf den Cashflow der Firma aus. Übrigens: Wenn du nie wieder unter einem Liquiditätsengpass leiden möchtest, dann sollest du dir unbedingt diesen Mini-Workshop ansehen.

Seine „zukünftigen Umsätze” zu sichern, erreicht man, indem man die Kosten für seine zu zahlenden Steuern minimiert. Denn das Sparen von Ausgaben ist wie weiterer Umsatz, den du erwirtschaftest. Dazu muss eine Assistenz, die sich um die vorbereitende Buchhaltung kümmert, kein Steuersparexperte sein und sich mit irgendwelchen Holding-Strukturen auskennen. Steuern spart man dann, wenn wirklich alle Ausgaben, die ein Unternehmen produziert, auch in die Buchhaltung mitaufgenommen werden. Denn viele Unternehmer lassen Kosten für Bewirtung, Reisekosten oder Geschenke für Kunden aus Mangel an Organisation immer wieder unter den Tisch fallen. Wenn die Assistenz dafür sorgt, dass das nicht mehr passiert und auch wirklich alle Kosten in der Buchführung enthalten sind, sorgt das für weniger Steuern, ergo mehr Gewinn nach Steuern.

Des Weiteren muss der Finanzbeamte die Kosten auch akzeptieren. Ein gute Dokumentation, die die Plausibilität der Ausgaben rechtfertigt, ist ebenso Bestandteil ihrer Arbeit. Denn wenn das Finanzamt die Kosten nicht anerkennt, haben wir unser Ziel nicht erreicht. Jene werden dann nämlich aus der Buchhaltung geworfen und somit steigt folglich auch die Steuerlast.

Deine Assistenz für die vorbereitende Buchhaltung arbeitet dann effizient, wenn sie die Belege schnellstmöglich verbucht, damit die Zahlen immer aktuell sind. Nur so kannst du als Unternehmer wertvolle Erkenntnisse aus diesen Auswertungen ziehen und entsprechende Entscheidungen ableiten. Das bedeutet, dass die Aktualität der Buchhaltung eine Kennzahl sein kann, nach der du deinen Mitarbeiter beurteilst. Beispielsweise kannst du mit ihm vereinbaren, dass bis spätestens Montag jeder Woche alle Buchungen durchgeführt werden müssen.

Eine weitere Dimension des Effizienz-Parameters ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro. Damit der Jahresabschluss gemacht werden kann, müssen die Belege dem Steuerbüro vollständig übergeben werden. Eine reibungslose Koordination zwischen deiner Firma und der Steuerkanzlei ist ebenso Ausdruck einer effizienten Arbeitsweise.

In der Buchhaltung hat man eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie man die Geschehnisse in seinem Unternehmen verbucht. Es ist ein Ausdruck von Effektivität, wenn man die Geschäftsvorfälle auf sinnvolle Konten verbucht und dann noch viel wichtiger bei diesen Konten auch bleibt. Nur so sieht man transparent, wie viele Ausgaben in jeder Kategorie anfallen und ob diese im Verhältnis zu den erwirtschafteten Umsätzen stehen.

Auch die vorbereitende Buchhaltung verursacht Kosten, die der Kategorie „eingebundener Kapitaleinsatz” entsprechen. Wenn du mit einer freiberuflichen Assistenz arbeitest, dann wird sie dir ihren Zeiteinsatz in Rechnung stellen. Hast du dafür einen festangestellten Mitarbeiter, sollten die Aufwände für sein Gehalt anteilig eingerechnet werden. Des Weiteren kannst du die Kosten für Buchhaltungstools etc. in diesen Kostenblock miteinbeziehen.

Was ist denn mit den Kosten für den Jahresabschluss vom Steuerberater? In der Buchhaltung sind Kosten für Beratung und Abschschlusskosten ein anderes Konto wie das Konto für die fortwährende Buchhaltung. Das bedeutet, dass du diesen Sachverhalt getrennt betrachten könntest.

Wenn du dich in deinem Business ersetzbar machst und die Arbeit fortwährend von deinen Mitarbeitern erledigen lässt, verlierst du ganz schnell den Überblick über diese Aktivitäten. Du kannst zwar die Arbeit an einen Mitarbeiter auslagern, nicht aber die Verantwortung für diese Stelle. Aus diesem Grund solltest du dir monatlich ein einfaches, aber aussagekräftiges Reporting anfertigen lassen, welches die KPIs der fünf dargelegten Kategorien „heutiger Umsatz”, „zukünftiger Umsatz”, „Effizienz”, „Effektivität” und „eingebundener Kapitaleinsatz” widerspiegeln.

Im Beispiel 1 „Instagram-Mitarbeiter” haben wir viele harte messbare KPIs identifizieren können, wie beispielsweise „Anzahl der Follower” und „Interaktionsrate”. Diese Zahlen kannst du ganz einfach in der Instagram-App über „Insights” ablesen. So lassen sich diese auch leicht reporten.

Du musst deinem Mitarbeiter aber auch ein Freifeld geben, in dem er selbst Vorschläge macht, wie sich dieser KPIs weiter verbessern lässt. Das kann sich beispielsweise so anhören:

„Was kannst du tun, damit sich die Interaktionsrate nächsten Monat erhöht?”

Im Beispiel 2 „Vorbereitende Buchhaltung” haben wir KPIs identifiziert, die eine weichere Natur haben, wie beispielsweise „Aktualität der Buchhaltung” oder „reibungslose Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei”. Diese Kennzahlen kann man nicht einfach irgendwo ablesen. Doch auch dafür gibt es eine Möglichkeit, diese jeden Monat vergleichbar darzustellen.

Nutze dafür einfach eine Skala von 1-10 und lasse den Mitarbeiter dann eine Selbsteinschätzung durchführen. Das kann dann folgendermaßen klingen:

Auf einer Skala von 1 bis 10, auf der 1 die negativste Ausprägung und 10 die positivste ist: Wie aktuell konntest du die Buchhaltung diesen Monat halten?

Egal, ob du harte oder weiche Faktoren abfragst, du solltest im gleichen Atemzug immer abfragen, was der Mitarbeiter bzw. die Firma tun kann, um diesen KPI in Zukunft zu verbessern. Frage dazu eine offene Frage, die der Mitarbeiter beantworten kann. Hier ein Beispiel für den weichen Faktor:

Was kannst du respektive das Unternehmen, tun, damit du auf der Skala 1 bis 2 Punkte nach oben kommen kannst?

Ein Team aufzubauen, das dir nicht nur Arbeit abnimmt, sondern dir mehr Umsatz erwirtschaftet, als du Kosten für sie zahlst, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Damit du diesen Schritt erfolgreich gehen kannst, melde dich für ein kostenloses und unverbindliches Mini-Coaching an. Unser zertifizierter Coach stellt dir dann eine Reihe von Fragen, um herauszufinden, wo deine Baustelle liegt und welche Schritte du als Nächstes gehen kannst.