Mitarbeiter-Onboarding – von Anfang an die richtigen Erwartungen kommunizieren.



Neue Mitarbeiter einzuarbeiten, ist nicht die liebste Aufgabe eines Unternehmers. Du wünschst dir vielleicht, dass die neue Person sofort loslegt und dir ganz viel Arbeit abnimmt, damit du dich endlich entlastet fühlst. Doch oftmals kreieren neue Mitarbeiter erst einmal mehr Arbeit, als sie für dich Erleichterung schaffen.


Mit einem guten Onboarding-Prozess wird dieser Abschnitt der Zusammenarbeit massiv verkürzt und du bringst dein neues Teammitglied sehr viel schneller in ruhige Fahrwasser, sodass es sein Päckchen allein tragen kann und in der Lage ist, dir viele weitere abzunehmen.


In diesem Artikel soll es darum gehen, was alles zu einem guten Mitarbeiter-Onboarding gehört und wie du dies in eine Form bringen kannst, damit du dir nicht bei jedem neuen Mitarbeiter den Mund fusselig reden musst.

Wenn du dich von Anfang an professionell präsentierst, wird sich dein neues Teammitglied deinem Stil anpassen wollen.

Wie sich die Zusammenarbeit mit deinem neuen Mitarbeiter entwickeln wird, liegt ganz stark daran, welche Standards du von Anfang an setzt. Das läuft fast identisch wie in der Dating-Szene. Wenn du es von Anfang erlaubst, dass man dir nach 22 Uhr noch Nachrichten schreiben kann und du darüber hinaus einem Treffen einwilligst, dann liegt der Standard dieser zwischenmenschlichen Beziehung sehr viel weiter unten. Ist das der Fall, ist es eher schwer, sie nach oben zu verschieben und dann Dates mit Abendessen und Kino zu erwarten.


Das Onboarding deines Mitarbeiters benötigt genauso hohe Standards, damit eure geschäftliche Beziehung besonders respekt- und fruchtvoll werden kann. Dazu benötigst du einen gut ausgearbeiteten Onboardingprozess, damit der neue Mitarbeiter schnell erkennt, dass du ein absoluter Profi bist und er sich auch so verhalten muss und dies auch möchte.

Die Aufmerksamkeit ist beim Eintritt in die Firma sehr hoch.

Tritt ein neuer Mitarbeiter in deine Firma ein, ist seine Aufmerksamkeitsspanne am größten, weil er gerade jetzt noch einen hervorragenden Eindruck bei dir hinterlassen möchte. Angesichts dessen ist es in dieser Phase sinnvoll, ihm alle notwendigen Informationen zu präsentieren, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit wichtig sind. Tust du dies erst später im Prozess, ist der Effekt weniger groß, weil dadurch der Standard der Zusammenarbeit nicht mehr so hoch liegt.

Sicherheit für den Mitarbeiter schaffen.

Natürlich ist ein neuer Mitarbeiter erst einmal enorm überfordert, wenn er in ein Unternehmen eintritt. Während du jede Ecke und Kante deines Business kennst, versucht dieser sich erst einmal einen Überblick zu verschaffen.


Mit einem guten Onboardingprozess gibst du deinem Mitarbeiter Sicherheit, was dafür sorgt, dass er sich in der Zusammenarbeit mit dir wohlfühlt. Und Mitarbeiter, die sich wohlfühlen, arbeiten oftmals nicht nur für ihre Bezahlung, was in deinem Interesse liegen sollte.

Spare dir die Einarbeitungszeit und mache dich von Mitarbeitern unabhängig.

Ein weiterer wichtiger Grund, warum du einen gut strukturierten und dokumentierten Onboardingprozess haben solltest, ist der Schutz deiner eigenen Zeit. Du hast als Unternehmer offensichtlich viel zu tun. Natürlich benötigt ein neuer Mitarbeiter deine Aufmerksamkeit und du solltest ihm helfen, richtig in seine Arbeit zu finden. Doch das kannst du in der effizientesten Art machen wie nur irgend möglich. Wenn du die wichtigsten Dinge dokumentierst, musst du dir nicht bei jedem neuen Mitarbeiter den Mund fusselig reden und kannst es auch leichter ertragen, wenn es mal einen Mitarbeiterwechsel gibt.


Übrigens trennen sich viele Unternehmer nicht von Mitarbeitern, von denen sie sich besser trennen sollten, weil sie den Aufwand der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters umgehen wollen. Das sorgt aber dafür, dass man sich von Personen abhängig macht, die um ihre Position auch wissen. Nötigung oder sogar Erpressung kann dann die Folge sein.


Natürlich wollen wir als Unternehmer ein Team aufbauen, das möglichst lange bei uns bleibt. Doch eine Zusammenarbeit ist kein Blutschwur. Menschen verändern sich und entwickeln sich weiter. Aus diesem Grund muss eine Trennung auch problemlos vonstattengehen. Ein standardisierter Mitarbeiter-Onboarding-Prozess ist ein wichtiger Baustein für diese Unabhängigkeit.

Was in deinem Onboarding-Prozess enthalten sein sollte.

Bevor wir uns die einzelnen Bausteine deines Onboardingprozesses anschauen, ist es wichtig zu verstehen, dass es eine Trennung zwischen einem allgemeinen Mitarbeiter-Onboarding gibt, das jedes Teammitglied durchläuft, und einem Onboarding für eine spezifische Stelle, die der Mitarbeiter ausfüllt. In diesem Artikel schauen wir nur das allgemeine Mitarbeiter-Onboarding an, das jede Person in deinem Team durchlaufen sollte. Dabei ist es egal, ob es sich hier um einen fest angestellten oder freischaffenden Mitarbeiter handelt und welche Rolle diese Person in deinem Business ausübt.

Willkommenspaket

Das Willkommenspaket ist ein einfaches Dokument, in dem du deinen neuen Mitarbeiter begrüßt und ihm einen grundlegenden Überblick verschaffst. Hier solltest du auf Erwartungen, Logistik der Zusammenarbeit, Datenschutz, Verträge und nächste Schritte eingehen.

Die Wissensdatenbank

Deine Wissensdatenbank, die die Gesamtheit deiner Dokumente darstellt, wird der zentrale Anlaufpunkt deiner Mitarbeiter sein. Gib deinem neuen Mitarbeiter einen Überblick darüber und zeige ihm, wie er

  • Informationen finden kann.
  • Informationen selbstständig aktualisieren oder verbessern kann.
  • Vorschläge machen kann, welche Informationen noch aufgenommen werden sollten.

Ich empfehle selten konkrete Tools, weil ein Tool immer nur die technologische Umsetzung eines von dir erschaffenen Prozesses ist und sich auch der Anbietermarkt der Tools sehr rasant verändert.


In diesem Fall möchte ich aber eine Ausnahme machen und für die Wissensdatenbank das Tool [Notion.so](https://www.notion.so/) empfehlen. Ich habe bereits viele unterschiedliche Tools ausprobiert und war nie 100 % zufrieden mit ihnen. Selbst Google-Drive ist mir mit der Fülle meiner Dokumente dann um die Ohren geflogen, und es war Zeit, mich in diesem Punkt zu professionalisieren.


Es gibt drei Dinge, die für Notion sprechen:

  • Ein Dokument in Notion ist nicht wie eine DIN A4-Seite aufbaut, sondern wie eine Seite einer Website. Das erleichtert es, multimedial mit Videos und Screenshots zu arbeiten.
  • Die Datenbankfunktion in Notion ist einfach genial. Du wirst viele Listen anfertigen müssen und kannst diese Listen dann basierend auf verschiedene Parameter darstellen und andere Ansichten generieren.
  • Du hast mit dem Personal Pro Plan bereits unbegrenzte Gastzugänge. So musst du nicht jedem Freelancer einen kostenpflichtigen Zugang verschaffen und sparst dir dadurch eine Menge Geld.

Alles in allem kann ich hier mit absoluter Sicherheit sagen, dass es bis jetzt nichts Besseres auf dem Markt gibt (Stand: 07.06.22) Und noch genialer – Es macht einfach richtig Spaß, die Dokumentationen innerhalb dieses Tools anzufertigen.

Markentraining

Jeder Mitarbeiter ist ein Botschafter deiner Marke. Dabei ist es egal, welche Rolle er ausübt. Eine Marke ist viel mehr als das Logo, die Farben und die Fonts auf deiner Website. Deine Marke drückt aus, wofür du mit deinem Unternehmen stehst. Aus diesem Grund muss dein Mitarbeiter eine ausführliche Einweisung bekommen, was deine Marke aussagt und wie ihn das genau betrifft.


Dazu kannst du eine Präsentation mit den wichtigsten Informationen anfertigen und einen kleinen Videokurs erstellen, den sich der Mitarbeiter anschauen kann. Gepaart mit ein paar Quizfragen macht das ein ideales Markentraining, was alle deine Mitarbeiter durchlaufen können ohne dass es deine Zeit dauerhaft beansprucht.

Kommunikation

Wer ein Team aufbaut, muss auch dafür sorgen, dass die Teammitglieder miteinander kommunizieren können. Briefe deinen Mitarbeiter, über welche Kanäle diese Kommunikation stattfinden kann. Beispielswiese kannst du ein Tool wie Slack nutzen und auf E-Mails innerhalb der Firma vollständig verzichten. Des Weiteren könnten sich deine Mitarbeiter einen Termin mit dir selbstständig über deinen Kalenderlink buchen, wenn sie deinen Input benötigen.


Welchen Kommunikationsstil und -weg deine Firma nutzen soll, hängt von DEINEN Präferenzen ab. Habe Klarheit darüber, wie in deiner Firma kommuniziert werden soll und briefe dein Team basierend darauf.

Feedback-Kultur

Feedback ist eine wichtige Sache, auf die du als Unternehmer angewiesen bist. Denn ab einer bestimmten Größe deines Unternehmens wirst du nicht nur den Überblick verlieren, sondern kannst auch nicht mehr über jedes Detail Bescheid wissen.


Deine Mitarbeiter dürfen nicht nur einfach machen, was du ihnen aufträgst, sondern müssen auch aktiv Feedback geben. Je nach deren Persönlichkeit und der Natur des Feedbacks kann es aber auch schnell überfordernd für dich werden, wenn sie dir das Feedback „über den Zaun werfen”. Es braucht also einen Ort, an dem Feedback gesammelt wird und an dem du dieses nach deinem Zeitplan überprüfen kannst, um eine Entscheidung zu treffen, wie du damit verfahren möchtest.

Tools + Zugänge

Software-Tools sind wahrscheinlich ein wichtiger Baustein deines Unternehmens und mit der Zeit werden es immer mehr. Es lohnt sich, eine Liste aller benutzten Software-Tools anzulegen und zu beschreiben, in welcher Abteilung diese Tools genutzt werden.


Zusätzlich braucht es Passwörter, um sich in diese Tools einloggen zu können. Nutze einen Passwortmanager, um all deine Zugänge zu verwalten und gib auch einem vertrauten Mitarbeiter – insbesondere der Assistenz der Geschäftsführung – den Zugang zum Passwortmanager. Einzelnen Mitarbeitern können dann die Passwörter ausgehändigt werden, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Mitarbeiterlandschaft

Im Artikel „Teamaufbau – warum du in Rollen und nicht in Personen denken musst.”, habe ich bereits beschrieben, dass du dir eine Liste mit all den unterschiedlichen Aktivitäten deines Unternehmens machen solltest. Schreibe hinter jede Aktivität den zuständigen Mitarbeiter sowie die Stellvertretung. Diese Liste gibt dem kompletten Team dann die Übersicht, wer wofür zuständig ist. Somit ist jeder selbst in der Lage, auf die entsprechende Person zuzugehen, wenn er etwas benötigt.

Wenn du bereit bist, den Schritt vom Selbstständigen zum Unternehmer zu machen und ein Team aufbauen möchtest, dann melde dich zum kostenlosen Mini-Coaching  mit einem unserer zertifizierten Business-Coaches an. Gemeinsam findet ihr heraus, was du als Nächstes tun musst, um ein bis zwei Schritte weiterzukommen.

Glossar und Abkürzungen

Ein Glossar oder eine Liste mit Abkürzungen, welche intern im Unternehmen gerne genutzt werden, sorgen dafür, dass es nicht zur Verwirrung kommt. Wir nutzen etwa die Abkürzung BMS für Business mit Struktur. Das machen wir aber nur intern und nicht nach außen hin. Außerdem gibt es weitere Abkürzung, die wir nutzen, die aber nicht selbsterklärend sind:


  • wip: work in progress
  • UQT: Unternehmer-Quick-Test
  • LF: Leitfaden
  • z.C.: zertifizierter Coach

Überlege dir, welche Abkürzungen oder Begriffe du in deinem Business nutzt, die nicht jeder sofort versteht. Mache eine Liste derer und erkläre die Begriffe kurz.

Neuerungen & Updates

Wenn du ein junges und dynamisches Unternehmen hast, dann wird sich sehr viel kurzfristig ändern. Deine Mitarbeiter werden sich vielleicht sogar darüber beschweren, weil sie die Veränderungen gar nicht richtig mitbekommen und deshalb ihre Arbeit dadurch erschwert wird.


Pflege deshalb eine Liste, in der du sämtliche Neuerungen zeitnah einträgst und dem Team eine kurze Einweisung dazu gibst. Klingt nach viel Arbeit? Ist es überhaupt nicht. Nimm dir eine Tabelle (Notion, Excel, Trello o. ä.) und nutze folgende Spalten:


  • Datum
  • Name
  • Wichtigkeit
  • Briefing

In der Spalte Datum gibst du das Datum ein, an dem die Neuerung eingetragen wird. In der Spalte Name gibst du ihr einen aussagekräftigen Titel. In der Spalte Wichtigkeit zeigst du, ob die Neuerung sehr wichtig, wichtig oder informativ ist. Und in der Spalte Briefing habe ich für gewöhnlich den Link zu einem Videocast (Briefingvideo), in dem ich die Neuerung zeige und erkläre.


Des Weiteren habe ich in meiner Liste einen Mechanismus eingebaut, dass der Mitarbeiter mir Rückmeldung geben muss, das er die Neuerung wahrgenommen hat. Du kannst unter anderem eine weitere Spalte pro Mitarbeiter einfügen und dieser kann dann per Checkmark signalisieren, dass er sich das Briefing angesehen hat. So schaffst du dir einen schnellen Überblick, dass dein Team up to date ist.

Admin-Checkliste

Nicht nur dein neuer Mitarbeiter muss im Onboarding viele Dinge erledigen, sondern auch du, respektive dein Admin. Der Mitarbeiter muss für bestimmte Tools freigeschalten werden oder benötigt seine eigene E-Mail-Adresse. Schreibe in der Admin-Checkliste auf, was auf deiner Seite erledigt werden muss, damit der Mitarbeiter arbeitsfähig wird.

Dein nächster Schritt

Melde dich zu einem kostenlosen und unverbindliche Mini-Coaching mit einem unserer zertifizierten Coaches an und schaue mit ihm gemeinsam, welche nächste Schritte du gehen solltest, um dein Team erfolgreich aufbauen zu können. Wir freuen uns, dich kennenzulernen.


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Im kostenlosen Mini-Coaching wirst du herausfinden, welche deine dringendsten Baustellen sind und welche sofortigen Schritte du gehen kannst, um dir deinen Business-Alltag leichter zu machen.
  
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Melanie Retzlaff

Melanie ist Inhaber von Business mit Struktur, einem Weiterbildungs- & Coachingprogramm, das Unternehmern dabei hilft, Klarheit, Ordnung und Skalierfähigkeit in ihre Firma zu bringen. Das erreicht Melanie mit ihrer Methode, indem sie dem Besitzer hilft, ein Unternehmen aufzubauen, das von funktionierenden Strukturen und nicht von Menschen abhängig ist.