Wissensmanagement - die Voraussetzung für die Skalierbarkeit deines Unternehmens

Wenn du dich zu einem waschechten Unternehmer entwicklen willst und ein skalierfähiges Unternehmen aufbauen möchtest, dann darf das Wissen nicht in deinem Kopf und auch nicht in den Köpfen deiner Mitarbeiter steckenbleiben.

Nur wenn du aktives Wissensmanagement betreibst und Prozesse in deinem Business dokumentierst, kannst du einen Betrieb aufbauen, der wachstumsfähig ist. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du das genau machst.

Robert Kiyosaki beschreibt in seinem Buch „Cashflow-Quadrant”, dass es einen eklatanten Unterschied zwischen einem Selbstständigen und einem Unternehmer gibt. Ein Unternehmer hat ein System, das für ihn arbeitet, ein Selbstständiger ist das System selbst. Wenn er nicht arbeitet, bleibt das System stehen.

Dabei fragen sich viele Selbstständige, was dieses „System” denn genau ist. Hättest du eine Fabrik, wäre das System deutlicher zu erkennen. Es ist die Fertigungsstraße, bei der genau definiert ist, was in welchem Schritt von Menschen oder Maschinen erledigt werden muss, damit das Produkt gefertigt werden kann.

Als Dienstleister hast du auch eine Fertigungsstraße. Nur betreibst du diese wahrscheinlich derzeit aus dem Bauch heraus. Wenn du ein Logo entwickelst, dann beginnst du mit einem Kick-off-Workshop, bei dem der Kunde dabei ist, machst die ersten Skizzen, gehst über zur Farbwahl, Reinzeichnung etc.. Es ist also der Prozess, dem du folgst, um zu einem Ergebnis zu kommen.

Nun weiß ich, dass viele den Begriff Prozess verabscheuen, weil dieser schrecklich starr und nicht sehr kreativ scheint. Doch es gibt eine Menge Synonyme, die sich in deinen Ohren vielleicht besser anhören:

• Ablauf
• Rezept
• Framework
• Meilensteine
• Weg
• Arbeitsweise
• Checkpunkte
• Verfahrensweise
• Algorithmus
• Abfolge
• Hergang
• Fortgang
• Plan
• Vorgehensweise
• etc.

Ein Prozess ist also einfach nur die Art und Weise, wie du etwas machst, um eine Leistung zu erstellen. Die Gesamtheit der Tätigkeiten, die gemacht werden, um dem Kunden das zu geben, für das er bezahlt hat, nennen wir das System der „Lieferung der Leistung” oder auch „Operations”. Doch es gibt noch weitere Systeme, die du in deinem Unternehmen etablieren musst, um funktionstüchtig zu sein. Dazu gehört das System der „Lead-Generierung” oder auch „Marketing” genannt sowie das System der „Lead-Konvertierung”, auch als „Vertrieb” bezeichnet. Alle drei Systeme in Kombination nennen wir das Tagesgeschäft.

Als Unternehmer solltest du dein Business so aufstellen, dass du in diesem Tagesgeschäft nicht gebraucht wirst, ergo, du musst dich in diesen drei Systemen ersetzbar machen. Das funktioniert aber nur, indem die einzelnen Prozesse innerhalb dieser drei Systeme dokumentiert werden, damit du dich komplett in diesen ersetzbar machen kannst. Das geht nur mit einem funktionierenden Wissensmanagement.

Der Weg zum waschechten Unternehmer führt durch ein sogenanntes Nadelöhr. Das bedeutet, dass es auf der einen Seite der Nadel, auf der man sich gerade befindet, noch eine Weile bequem ist. Mit seiner derzeitigen Arbeitsweise hat man noch alles mehr oder weniger im Griff.

Doch ab einem bestimmten Punkt funktioniert das nicht mehr. Plötzlich bricht das Chaos aus und man ist nicht mehr in der Lage, alle Bälle in der Luft zu behalten. Nun geht es darum, eine andere Organisationsform zu entwickeln, die für die Zukunft besser geeignet ist.

Das Problem ist aber, dass man mit dem einen Fuß noch im alten System steckt und mit dem anderen versucht, in das zukünftige System zu kommen. Dieser Abschnitt wird für viele Unternehmer als sehr stressig und fordernd wahrgenommen. Genauso wie in der Jungend, die ja auch als turbulente Zeit gilt. Man ist zwar kein Kind mehr, aber ein Erwachsener eben auch noch nicht.

Nur wer hier heile durch diese Zeit kommt, entwickelt sich zu einem echten Unternehmer. Ab diesem Punkt sind die Systeme so aufgebaut, dass es keinen großen Unterschied mehr macht, ob die Firma 10 Mitarbeiter, 100 oder 1.000 hat. Mehr Mitarbeiter bedeuten nicht gleichzeitig mehr Stress für den Unternehmer. Das Business ist nun skalierfähig.

Ein großer Fehler, den viele Unternehmer auf dem Weg durch das Nadelöhr machen, ist, nicht darauf zu achten, dass das Wissen nicht in den Köpfen der Mitarbeiter bleibt. Wer bereits ein kleines Team hat, weiß, dass man als Unternehmer dann selbst nicht mehr in der Lage ist, über alles Bescheid zu wissen und jeden Ablauf im Unternehmen zu kennen. Entwickeln die Mitarbeiter die Prozesse weiter, ohne diese sorgfältig zu dokumentieren, wirst du dadurch abhängig. Das hat ausschließlich negative Konsequenzen für dich und dein Unternehmen:

• Mitarbeiter wissen um ihre Stellung und können dich erpressen.
• Mitarbeiter drohen zu gehen, wenn du ihnen ihre Forderungen nicht erfüllst.
• Ein Mitarbeiter fällt aus, und du kannst die Prozesse nicht weiterführen.

Eine Wissensplattform aufzubauen, in der alle Tätigkeiten der Firma dokumentiert werden, ist ein absolutes Muss, um ein skalierfähiges Unternehmen aufzubauen. Dein Business muss so aufgestellt sein, dass es keinerlei Abhängigkeiten von Personen gibt. Weder sollte dein Betrieb abhängig von dir selbst sein, noch von deinen Mitarbeitern. Und das geht nur mit einer Wissensplattform.

Ein Grund, warum viele Unternehmer ihre Prozesse nicht dokumentieren, ist, weil sie es als eine Extra-Aufgabe sehen, obwohl sie bereits so viel zu tun haben und kaum hinterherkommen. Dabei musst du diese Denkweise umdrehen. Denn das Dokumentieren eines Prozesses sorgt dafür, dass du dich in diesem Prozess herausziehen kannst und du dafür sorgst, dass du sukzessive weniger Arbeit hast.

Erst mit dem Aufschreiben von Arbeitsabläufen baust du ein Unternehmen auf, das skalieren kann und einen echten Wert hat, ohne dass sich dein Stress dadurch vermehrt. Machst du dir das immer wieder bewusst, wie viele Vorteile sich dadurch für dich ergeben, wird es dir weniger schwerfallen, mit dem Dokumentieren anzufangen.

Ein weiterer Grund, warum viele ihre Prozesse nicht dokumentieren, ist, weil sie nicht wissen, was man alles dokumentieren kann. Deswegen zähle ich einmal ein paar Dokumententypen auf, die du produzieren solltest.

Ein wichtiger Dokumententyp ist der Leitfaden bzw. die Anleitung. Hier erklärst du den Ablauf einer Arbeitsweise im Detail und machst sie so anschaulich wie nur irgend möglich. Es ist sozusagen eine Bedienungsanleitung.

Das finden wir u. a. dann, wenn es um die Bedienung von Softwaretools geht. Hier zeigst du dem Leser, in welcher Reihenfolge welche Knöpfe im Tool gedrückt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen.

Dies könnten mögliche Beispiele sein:

• Veröffentlichung eines Posts über Instagram
• Bearbeitung eines Leads im CRM (Customer-Relationship-Management-System)
• Verbuchen von Ausgaben im Buchhaltungstool
• Anlegen eines neuen Blogartikels im CMS-System (Content-Management-System)
• Erstellung einer neuen E-Mail-Adresse für einen Mitarbeiter
• etc.

Eine reine Beschreibung des Arbeitsablaufs reicht nicht aus, weil man oftmals eine visuelle Unterstützung benötigt, um zu verstehen, wo man genau klicken soll. Daher lohnt es sich, mit Screenshots (Bildschirmaufnahmen) zu arbeiten und über einen Vermerk genau zu zeigen, wo sich der Button befindet. Wenn du für die Arbeit einen Apple-Computer nutzt, dann nutze die Tastenkombination cmd+Shift+5. Auf diese Weise machst du einen ästhetischen Screenshot vom Browserfenster mit Schatteneffekt. Im Nachhinein kannst du dann diesen Screenshot noch bearbeiten und mit Pfeilen und Kästchen genau zeigen, wo der Nutzer klicken soll.

Du kannst von deinem Bildschirm aber auch eine Videoaufnahme (Screencast) machen und per Video durch den Prozess führen. Dazu empfehle ich das Tool Loom.

Screenshots und Screencasts haben Vor- und Nachteile. Videos sind etwas schneller zu erstellen als eine Reihe an Screenshots. Wenn sich dann aber etwas im Prozess ändern sollte, musst du das Video erneut aufnehmen, wobei du bei den Screenshots möglicherweise nur ein Bild austauschen musst.

Eine Checkliste ist eine Gedankenstütze und keine detaillierte Anleitung. In einer Checkliste musst du dem Leser nicht mehr im Detail erklären, wie etwas gemacht werden muss, sondern du gibst ihm nur die wichtigen Punkte, damit nichts vergessen wird.

Checklisten sind viel einfacher anzufertigen als Anleitungen. Möglicherweise beginnst du damit, erstmal eine Checkliste zu schreiben und im Anschluss führst du die einzelnen Punkte detaillierter aus.

Folgende Anwendungen können eine Checkliste haben:

• Admin-Checkliste für das Onboarding eines Mitarbeiters
• Admin-Checkliste für das Offboarding eines Mitarbeiters
• Checkliste für die Postproduktion einer Podcastfolge
• Checkliste für die Übergabe vor Urlaubsantritt
• etc.

Checklisten sind eine tolle Möglichkeit, den Lärm im Kopf zu dämmen. Wenn man immer versucht, alles im Hinterkopf zu behalten, kostet dies eine Menge Energie, welche dir dann für andere Dinge fehlt. Weißt du aber genau, dass alles Nötige auf deiner Checkliste steht und du diese hernehmen kannst, wann immer du sie benötigst, werden sich deine grauen Zellen besser entspannen können.

Sammlungen und Listen habe ich lange unterschätzt und wünschte mir, dass ich sie viel früher in meinem Unternehmen angefertigt hätte. Im Laufe deiner Unternehmung wirst du viele Materialien und Inhalte produzieren, so dass du später komplett den Überblick verlierst. Wenn du deine Inhalte in einer Datenbank sorgfältig anlegst, kannst du diese für die Zukunft auf bestimmte Parameter filtern und sehen, welche Lücken du vielleicht hast und wo du noch nachproduzieren kannst. Das klingt jetzt etwas abstrakt, deshalb schauen wir uns ein paar konkrete Beispiele an.

Hast du das Gefühl, dass du bei Social Media ständig verfügbar sein musst und du langsam in den Social-Media-Burnout gerätst? Dann kann das daran liegen, dass du die ganze Sache falsch angefangen hast. Es bringt nichts, jeden Tag vor dem Computer zu sitzen und sich zu überlegen, was du denn heute veröffentlichst. Das Ganze dauert für dich mindestens eine halbe, wenn nicht sogar eine ganze Stunde und du kommst aus diesem Prozess überhaupt nicht raus. Deine Inhalte verschwinden in deiner Timeline und du fühlst dich so, als würdest du immer und immer mehr produzieren müssen, obwohl du schon lange nichts mehr Neues zu erzählen hast.

Dabei ist es viel sinnvoller, deine Posts in einer Datenbank anzulegen und genau zu definieren, zu welchen Themen du den Post geschrieben hast, welche Zielgruppe du ansprichst und ob dieser Post wiederverwertbar ist oder ein zeitspezifisches Event o. ä. darstellt. Bereits nach ein paar Monaten hast du so viele Inhalte, dass es niemand mitbekommt, wenn du die Inhalte neu veröffentlichst. Hast du dazu dann nicht nur eine Grafik, sondern ein paar mehr angefertigt, dann fühlst sich das Ganze gleich wie neu an.

Machst du eine Kampagne für ein Produkt, eine spezifische Zielgruppe oder zu einem bestimmten Thema, kannst du deine Datenbank ganz einfach filtern. So weißt du genau, welche Inhalte du dafür zur Verfügung hast und welche du ggf. noch nachproduzieren kannst. Das Ganze eignet sich übrigens auch für Newsletter. Auch hier musst du nicht jede Woche etwas komplett Neues erschaffen.

Eine andere geniale Liste ist die Mitarbeiterlandschaft. Hier zeigst du in deiner Datenbank auf, welche Aufgaben es in deinem Business zu erledigen gibt, zu welchem System diese Arbeit gehört, wer der zuständige Mitarbeiter ist und wer die Stellvertretung. Das Gleiche kannst du mit all deinen Tools machen, die du in deinem Unternehmen nutzt.

Deiner Kreativität sind bei den Listen und Sammlungen keiner Grenzen gesetzt. Überlege dir, bei welchen Themen es sinnvoll ist, einen Überblick zu gewinnen. Dafür kannst du eine Liste anfertigen. Dazu nutzt man üblicherweise einfach eine Excel-Tabelle. Wenn du deine Listen und Datenbanken jedoch wesentlich nutzerfreundlicher anfertigen willst und dafür sorgen möchtest, dass das Ganze auch Spaß macht, nutze dazu mein absolutes Lieblingstool Notion.

Wer mich schon länger kennt, der weiß, dass Arbeitsbücher eine meiner Lieblingsmaterialien sind. Ein Arbeitsbuch ist nichts anderes als ein Fragenkatalog, der etwas attraktiver gestaltet ist. Doch wann sollten wir ein Arbeitsbuch genau nutzen? Immer dann, wenn du dir selbst oder deinem Kunden eine Reihe von Fragen stellen musst, auf die ihr dann eine Antwort finden müsst. Mögliche Szenarien sind folgende:

• Anforderungsaufnahme
• Konzeption respektive Ausarbeitung einer Strategie
• Reporting

Viele Kunden wissen überhaupt nicht, welche Fragen sie sich selbst stellen müssen. Aus diesem Grund können sie auch keine Antworten darauf finden. Wenn du in der Zusammenarbeit mit deinen Kunden ein Arbeitsbuch nutzt, dann macht das auf der einen Seite einen sehr professionellen Eindruck. Auf der anderen Seite hat der Kunde im Nachgang das Gefühl, dass er nicht nur für ein Gespräch gezahlt hat, sondern auch ein greifbares Ergebnis bekommen hat. Denn das ausgefüllte Arbeitsbuch lässt sich im Anschluss wunderbar übergeben.

Eine Vorlage, sprich Template, ist eine Art Blaupause, die man als Ausgangsbasis nutzen kann, um nicht auf einem weißen Blatt Papier anfangen zu müssen. Viele Menschen haben Schwierigkeiten von null zu beginnen, weil ihnen das nötige Vorstellungsvermögen fehlt, wie etwas umgesetzt werden kann. Die Vorlage hilft ihnen, sich zu orientieren. Basierend darauf können sie dann die Vorlage für ihre Zwecke auch anpassen. Vorlagen gibt es in unterschiedlichsten Formen. Beispiele könnten sein:

• Vertragsvorlagen
• E-Mail-Vorlagen
• Designvorlagen für Websites
• Prozessvorlagen
• etc.

Das Nutzen von Vorlagen hilt nicht nur deinem Kunden, sondern auch intern in deinem Unternehmen, weil du nicht immer wieder das Rad neu erfinden musst.

Es gibt viele Möglichkeiten, auf welcher Technologie du dein Wissensmanagement aufbauen kannst. Dazu solltest du ein paar grundlegende Dinge beachten:

Tools, die so aufgebaut sind, dass die einzelnen Seiten eher einer Website ähneln als einer A4-Seite, sind zu bevorzugen. Das liegt daran, dass du einerseits keine Zeilenumbrüche hast und andererseits kannst du besser multimedial mit Bildern und Videos arbeiten.

Dein Unternehmen wird wachsen. Wenn dein Wissensmanagement pro Mitarbeiter pro Monat abgerechnet wird, so wie es bei vielen Tools üblich ist, dann wird es sehr schnell sehr teuer für dich werden. Achte darauf, dass das Tool mit ausreichend Gastzugängen kommt, denn du brauchst nicht jedem einen vollen Mitarbeiterzugang geben, wenn dieser nur Zugriff auf ein paar wenige Dokumente benötigt.

Mit manchen Tools kannst du wunderbar dokumentieren, aber keine Datenbanken abbilden. Wie bereits oben beschrieben, sind Listen und Sammlungen ein wesentlicher Bestandteil deiner Wissensdatenbank. Wähle also eines aus, dass diese Datenbank zufriedenstellend abbilden kann.

Vielen Unternehmern und Mitarbeitern macht es nicht sonderlich viel Spaß, Dokumentationen anzufertigen. Wenn du dann noch ein Tool dafür nutzt, dessen Handhabung keinen Spaß macht, dann stehen die Sterne sehr ungünstig für dieses Vorhaben. Suche dir also ein Tool aus, das Spaß in der Bedienung macht.

Normalerweise zähle ich immer ein paar unterschiedliche Optionen auf, damit der Leser eine Auswahl hat, um sich dann für das passende Tool zu entscheiden. Dies kann ich in diesem Fall abkürzen. Derzeit gibt es kein besseres als Notion (Stand 20.06.22). Du brauchst dich also nicht weiter auf die Suche zu begeben. Nutze den „Personal Pro Plan” und lade deine Mitarbeiter als Gäste ein.

Die besten Tools bringen deinem Unternehmen nichts, wenn du den Zweck derer nicht richtig nutzt. Ein Wissensmanagement-System ist nur dann zweckmäßig, wenn du darin das Wissen deines Unternehmens ablegst. Dafür musst du dir eine Routine aneignen.

Mir ist klar, dass du und deine Mitarbeiter jeden Tag viel zu tun haben. Doch wenn du jeden Tag nur am Brandlöschen bist, kommst du aus diesem Teufelskreis einfach nicht heraus. „Eat the Frog first” heißt es. Nimm dir also jeden Tag 30 Minuten, bevor du etwas anderes machst und dokumentiere einen kleinen Prozess. Nur so kommst du in kleinen Schritten vorwärts.

Eine Wissensdatenbank aufzubauen, ist ein Marathon und kein Prozess. Damit dir unterwegs nicht die Puste ausgeht, melde dich zu einem kostenlosen und unverbindlichen Mini-Coaching an. Du und der zertifizierte Business-Coach finden gemeinsam heraus, was als Nächstes zu tun ist.