“Standardisierung funktioniert in meinem Business nicht” - was du tun kannst, damit es funktioniert.
Wenn ich mit Selbständigen darüber spreche, wie Strukturen und Standardisierung ihnen das Daily Business erleichtern, ihnen Skalierung und mehr Umsatz mit weniger Einsatz ermöglichen, höre ich von vielen: “Standardisierung funktioniert bei mir nicht, ich kann meine Leistung nur nach Stunden abrechnen.” Der am häufigsten genannte Grund ist, dass die Tätigkeit selbst und die Bedürfnisse der Kunden zu individuell sind. Oftmals klingen aber auch noch andere, tiefer liegende Gründe durch. Hier möchte ich dir einmal zeigen, an welchen Stellschrauben du drehen kannst - egal, wie individuell deine Leistung ist.
Mindset - Welche Probleme willst du haben?
Oder motivierender formuliert - welches Leben willst du führen? Jede Entscheidung für oder gegen etwas hat Konsequenzen, und kein Weg ist nur leicht und einfach. Du darfst dir aber aussuchen, mit welchen Herausforderungen du besser klarkommst, und welches Modell besser zu deinem Leben passt.
Zunächst einmal solltest du dir ehrlich die Frage beantworten, welchen Modus du in deinem Business tatsächlich möchtest:
Willst du Freelancer sein, selbst hauptsächlich in der Umsetzung bleiben und deine Zeit gegen Geld tauschen, oder willst du Unternehmer sein und vor allem AN, und nicht IN deinem Business arbeiten? Beide Modelle haben Vorteile und Herausforderungen, und du solltest dir darüber klar sein, welche Prioritäten für dich am wichtigsten sind.
Als Freelancer bestimmt dein Kunde das Projekt (und damit auch viele andere Faktoren), und dein Einkommen ist eins zu eins an deinen Zeiteinsatz gekoppelt. Dein Wachstum ist begrenzt, denn deine Zeit ist limitiert und deine Stundensätze kannst du nicht unendlich nach oben schrauben. Dafür musst du dir weniger Gedanken um die strategische Ausrichtung deines Business und um die Akquise machen.
Als Unternehmer verkaufst du eine Lösung, deren Lösungsweg du selbst bestimmst. Hinter dem Lösungsweg steht ein standardisiertes System, das es dir erlaubt, deinen eigenen Zeiteinsatz vom Einkommen zu entkoppeln - dein Business läuft auch mal eine Weile oder sogar ganz ohne dich. Dafür arbeitest du viele Stunden ohne direkte Bezahlung, z.B. an Strategie, Vision und Ideen, in der Hoffnung, dass dein Invest später Früchte trägt. Du hast wahrscheinlich irgendwann ein Team - Externe und / oder Angestellte - das dich vor verschiedene Herausforderungen stellt. Du brauchst Führungsqualitäten und musst in der Lage sein, zu managen.
Du solltest dir also zunächst erst einmal darüber klar werden, ob du als Freelancer das System selbst sein willst, oder ob du ein System aufbauen möchtest, das dich ersetzbar macht.
Zunächst einmal solltest du dir ehrlich die Frage beantworten, welchen Modus du in deinem Business tatsächlich möchtest:
Willst du Freelancer sein, selbst hauptsächlich in der Umsetzung bleiben und deine Zeit gegen Geld tauschen, oder willst du Unternehmer sein und vor allem AN, und nicht IN deinem Business arbeiten? Beide Modelle haben Vorteile und Herausforderungen, und du solltest dir darüber klar sein, welche Prioritäten für dich am wichtigsten sind.
Als Freelancer bestimmt dein Kunde das Projekt (und damit auch viele andere Faktoren), und dein Einkommen ist eins zu eins an deinen Zeiteinsatz gekoppelt. Dein Wachstum ist begrenzt, denn deine Zeit ist limitiert und deine Stundensätze kannst du nicht unendlich nach oben schrauben. Dafür musst du dir weniger Gedanken um die strategische Ausrichtung deines Business und um die Akquise machen.
Als Unternehmer verkaufst du eine Lösung, deren Lösungsweg du selbst bestimmst. Hinter dem Lösungsweg steht ein standardisiertes System, das es dir erlaubt, deinen eigenen Zeiteinsatz vom Einkommen zu entkoppeln - dein Business läuft auch mal eine Weile oder sogar ganz ohne dich. Dafür arbeitest du viele Stunden ohne direkte Bezahlung, z.B. an Strategie, Vision und Ideen, in der Hoffnung, dass dein Invest später Früchte trägt. Du hast wahrscheinlich irgendwann ein Team - Externe und / oder Angestellte - das dich vor verschiedene Herausforderungen stellt. Du brauchst Führungsqualitäten und musst in der Lage sein, zu managen.
Du solltest dir also zunächst erst einmal darüber klar werden, ob du als Freelancer das System selbst sein willst, oder ob du ein System aufbauen möchtest, das dich ersetzbar macht.
Glaubenssätze hinterfragen
Oftmals stehen den notwendigen Veränderungen unsere aus Jahren des Selbständigseins verinnerlichten Glaubenssätze im Weg:
- mehr Umsatz mit weniger Einsatz geht nur, indem ich billig einkaufe (z.B. andere billigere Freelancer), und das Endprodukt teuer verkaufe
- Standardisierung bedeutet Schema F, und damit schlechtere Qualität für meine Kunden, die individuelle Leistung wollen
- das kann nur ich, oder nur ich kann das richtig gut (schließlich bin ich Experte)
- mein Kunde will nur mich (denn er vertraut mir / er will den Experten)
Ich eröffne dir mal eine andere Perspektive:
- Es geht nicht einfach nur um monetäres Wachstum deines Business. Dein Ziel muss auch nicht sein, eine Million Euro Gewinn im Jahr zu machen, damit du dich mit 50 in die Hängematte legen kannst. Wir alle wollen eine gewisse Sicherheit und finanzielle Stabilität, aber vielleicht ist dein Hauptantrieb eher ein bequemes Leben und ausreichend Zeit für dich und deine Familie. Dein Business sollte dir das Leben ermöglichen, das du dir wünscht. Und wenn du dein Einkommen von deinem permanenten Zeiteinsatz entkoppeln willst, und nicht nur deine Kunden über deinen Zeitinvest bestimmen lassen möchtest, dann musst du dein Business umbauen, damit es dieses Leben unterstützen kann. Mehr Umsatz mit weniger Einsatz bedeutet, den Input auf das Optimum zu minimieren.
- Standardisierung bedeutet nicht, dass du jedem Kunden dieselbe Schema F-Lösung verkaufst, sondern den Weg zur Lösung standardisierst, also dein Vorgehen in einer Methode organisierst. Die Qualität deiner Leistung wird dadurch immer besser, da du nicht mit jedem Projekt wieder bei Null anfängst, sondern von Vergangenem profitierst und Schritte feinjustieren kannst. Vieles machst du sowieso schon wiederholt, nur eben nicht mit System und ohne einen definierten Prozess - daher kostet es dich immer wieder Zeit. Es kommt darauf an, diesen Input in einen konkreten Prozess zu überführen und zu dokumentieren.
- Ja, du bist ein Experte - in deinem Themengebiet. Aber um wie viele andere Themengebiete in deinem Business oder Teilbereiche deiner Leistung musst du dich in Projekten kümmern, in denen du kein Experte bist? Wie viel besser wärst du in deiner Leistung, die tatsächlich nur du ausführen kannst, wenn du dich auf diese voll konzentrieren könntest, und ein System deine Zeit drumherum nicht mehr so sehr in Anspruch nimmt? Ein Unternehmer möchte kein unersetzbarer Experte sein, der alles alleine macht. Er hat das Ziel, ein System aufzubauen, das ihn nach einer gewissen Zeit tragen kann.
- Dein Kunde will einzig und allein die Lösung seines Problems - auch wenn ihr ein tolles und von Vertrauen geprägtes Verhältnis habt, ist ihm am Ende Wurst, wer sein Problem löst, ihm kommt es darauf an, ob und wie es gelöst wird. Wenn aber deinem Kunden nicht ganz klar ist, wie genau sein Problem gelöst wird und was genau er bekommt, dann hat er Angst, du wirst zum Risiko, dass er Geld verliert - und damit beginnt die Zusammenarbeit mit der Diskussion um Stundensätze und setzt sich fort, indem er ständig an deinem Rockzipfel hängt und anderen, die du ins Boot holen würdest, nicht vertraut.
Schritt 1 zur Standardisierung - eine Lösung für deinen Kunden konzipieren
Wenn du dir für deine Leistung ein System aufbauen willst, das unabhängig von dir ist, ist der erste Schritt, aus deiner Zeit-Leistung eine Lösung mit einem definierten Lösungsweg zu machen. Standardisierung und Individualprojekte stehen sich gegensätzlich gegenüber. Wenn du anfangen willst, in deinem Business zu standardisieren, kommst du um diesen Schritt nicht herum.
Statt deine Kunden zu fragen, was sie von dir wollen, bietest du eine Lösung für ein Problem an, und verkaufst diese Lösung nur an diejenigen Kunden, die dieses Problem haben. Das hat zur Konsequenz, dass du nicht mehr für jeden die passende Lösung haben wirst, jedoch hast du eine viel wertvollere Leistung für die Kunden, deren spezifisches Problem du löst. Dein Kunde entscheidet dann nicht mehr darüber, welche Art von Projekt du für ihn bearbeitest, sondern nur noch, ob deine Lösung die richtige für ihn ist.
Das heißt nicht, dass jeder deiner Kunden dieselbe Schema F-Lösung bekommt. Wenn du z.B. hochgradig individualisierte Services wie Design, Programmierung oder Events anbietest, erhält natürlich nicht jeder deiner Kunden den gleichen Code, das gleiche Brand Design oder das gleiche Event.
Es geht darum, den Weg zum Ergebnis zu standardisieren - auch sehr individuelle Dienstleistung hat ein methodisches Vorgehen bei der Problemlösung. Auch als Designer, Web Entwickler oder Eventmanager wirst du in einem Projekt immer wieder dieselben Meilensteine mit deinen Kunden gehen, wie z.B. Anforderungsanalyse, Konzeption, Implementierungsphase / Umsetzung, Dokumentation, laufende Betreuung usw.
Diese immer wiederkehrenden Abläufe kannst du zu einem standardisierten Vorgehen machen, indem du aus ihnen eine Methode kreierst und diese Methode dokumentierst.
So weiß dein Kunde genau, was dein Angebot beinhaltet, welche Schritte ihr geht und welches Ergebnis er am Ende erhält. Du vermeidest langwierige Diskussionen um Stundensätze und den Scope of Work ebenso wie nerviges Hin und Her, weil dein Kunde nicht genau weiß, was er will und vor allem nicht weiß, was er wirklich braucht. Du bist der Experte! Hilf ihm, indem du ihm klar machst, dass du sein Problem kennst, verstehst und es lösen kannst.
Deinen individuellen Input bei wiederkehrenden Einzelschritten kannst du minimieren, indem du z.B. mit umfangreichen Fragebögen arbeitest, um die Anforderungsanalyse zu machen, oder gemeinsam mit dem Kunden in Form eines Workshops, der einem standardisierten Ablauf folgt. Auch während der individuellen Umsetzungphase kannst du Arbeitsabläufe standardisieren, indem du vorab den Turnus von Feedbackrunden und Abstimmungen festlegst und mit fertigen Milestoneplänen arbeitest. So vermeidest du unnötiges Hin und Her und 180° Drehungen mitten im Projekt. Gib deinem Kunden die Leitplanken der Zusammenarbeit vor.
Wenn du diesen Lösungsweg bei jedem Projekt anwendest, profitierst du von deinen Erfahrungen, weil du effizienter in der Umsetzung wirst und von einmal erstellten Arbeitsmaterialien profitierst - du sparst Input, machst also mehr Umsatz mit weniger Einsatz. Dein Kunde profitiert davon, weil dein Ergebnis immer hochwertiger wird, je öfter du diesen Weg gehst und ihn feinjustierst. Das steigert den Wert deiner Lösung und damit irgendwann den Preis.
Statt deine Kunden zu fragen, was sie von dir wollen, bietest du eine Lösung für ein Problem an, und verkaufst diese Lösung nur an diejenigen Kunden, die dieses Problem haben. Das hat zur Konsequenz, dass du nicht mehr für jeden die passende Lösung haben wirst, jedoch hast du eine viel wertvollere Leistung für die Kunden, deren spezifisches Problem du löst. Dein Kunde entscheidet dann nicht mehr darüber, welche Art von Projekt du für ihn bearbeitest, sondern nur noch, ob deine Lösung die richtige für ihn ist.
Das heißt nicht, dass jeder deiner Kunden dieselbe Schema F-Lösung bekommt. Wenn du z.B. hochgradig individualisierte Services wie Design, Programmierung oder Events anbietest, erhält natürlich nicht jeder deiner Kunden den gleichen Code, das gleiche Brand Design oder das gleiche Event.
Es geht darum, den Weg zum Ergebnis zu standardisieren - auch sehr individuelle Dienstleistung hat ein methodisches Vorgehen bei der Problemlösung. Auch als Designer, Web Entwickler oder Eventmanager wirst du in einem Projekt immer wieder dieselben Meilensteine mit deinen Kunden gehen, wie z.B. Anforderungsanalyse, Konzeption, Implementierungsphase / Umsetzung, Dokumentation, laufende Betreuung usw.
Diese immer wiederkehrenden Abläufe kannst du zu einem standardisierten Vorgehen machen, indem du aus ihnen eine Methode kreierst und diese Methode dokumentierst.
So weiß dein Kunde genau, was dein Angebot beinhaltet, welche Schritte ihr geht und welches Ergebnis er am Ende erhält. Du vermeidest langwierige Diskussionen um Stundensätze und den Scope of Work ebenso wie nerviges Hin und Her, weil dein Kunde nicht genau weiß, was er will und vor allem nicht weiß, was er wirklich braucht. Du bist der Experte! Hilf ihm, indem du ihm klar machst, dass du sein Problem kennst, verstehst und es lösen kannst.
Deinen individuellen Input bei wiederkehrenden Einzelschritten kannst du minimieren, indem du z.B. mit umfangreichen Fragebögen arbeitest, um die Anforderungsanalyse zu machen, oder gemeinsam mit dem Kunden in Form eines Workshops, der einem standardisierten Ablauf folgt. Auch während der individuellen Umsetzungphase kannst du Arbeitsabläufe standardisieren, indem du vorab den Turnus von Feedbackrunden und Abstimmungen festlegst und mit fertigen Milestoneplänen arbeitest. So vermeidest du unnötiges Hin und Her und 180° Drehungen mitten im Projekt. Gib deinem Kunden die Leitplanken der Zusammenarbeit vor.
Wenn du diesen Lösungsweg bei jedem Projekt anwendest, profitierst du von deinen Erfahrungen, weil du effizienter in der Umsetzung wirst und von einmal erstellten Arbeitsmaterialien profitierst - du sparst Input, machst also mehr Umsatz mit weniger Einsatz. Dein Kunde profitiert davon, weil dein Ergebnis immer hochwertiger wird, je öfter du diesen Weg gehst und ihn feinjustierst. Das steigert den Wert deiner Lösung und damit irgendwann den Preis.
Schritt 2 zur Standardisierung - automatisieren und digitalisierenOnline fühlen lassen: ein Mini-Guide.
Auch in einem hochgradig individuellen Business ist Standardisierung mindestens in Teilen möglich. Standardisierung bedeutet, Prozesse zu implementieren. Ein Prozess ist eine Aneinanderreihung von Einzelschritten, die zu einem Ziel hinführen. Nicht nur dein Angebot als Methode ist ein Prozess, auch alle anderen sich wiederholenden Arbeitsschritte in deinem Daily Business, auch wenn sie dir vielleicht nicht bewusst sind.
Vieles machst du wiederholt, aber eben nicht mit System und ohne definierten Prozess, daher kostet es dich immer wieder Zeit. Wenn du diesen Input aber in einen konkreten Prozess überführst und dokumentierst, statt ihn nur so aus dem Gefühl heraus zu machen, verringerst du deinen Zeiteinsatz - und kannst bestimmte Prozesse sogar auslagern.
Es geht darum, deinen individuellen Input so weit wie möglich zu minimieren.
Und ja, vielleicht lässt sich dein Business nicht zu 100% standardisieren, weil der Teil der Umsetzung einfach zu individuell ist. Aber die Umsetzung ist nur ein Teilschritt deiner Leistung für den Kunden und nur ein Teil deines gesamten Business - automatisierte und digitalisierte Prozesse werden dir eine Menge Zeit sparen, ohne dein Ergebnis für den Kunden geringwertiger zu machen. Das bedeutet mehr Umsatz mit weniger Einsatz. Deine Leistung wird einfacher und macht dadurch mehr Spaß.
Wenn du den Weg bis hierher gegangen bist, hast du es geschafft, aus der Zeit-gegen-Geld-Falle rauszukommen. Du bist jetzt kein Freelancer mehr, der macht, was der Kunde will, sondern ein Unternehmer, der eine Lösung verkauft. Du bist nicht mehr das System, du hast ein System.
Vieles machst du wiederholt, aber eben nicht mit System und ohne definierten Prozess, daher kostet es dich immer wieder Zeit. Wenn du diesen Input aber in einen konkreten Prozess überführst und dokumentierst, statt ihn nur so aus dem Gefühl heraus zu machen, verringerst du deinen Zeiteinsatz - und kannst bestimmte Prozesse sogar auslagern.
Es geht darum, deinen individuellen Input so weit wie möglich zu minimieren.
Und ja, vielleicht lässt sich dein Business nicht zu 100% standardisieren, weil der Teil der Umsetzung einfach zu individuell ist. Aber die Umsetzung ist nur ein Teilschritt deiner Leistung für den Kunden und nur ein Teil deines gesamten Business - automatisierte und digitalisierte Prozesse werden dir eine Menge Zeit sparen, ohne dein Ergebnis für den Kunden geringwertiger zu machen. Das bedeutet mehr Umsatz mit weniger Einsatz. Deine Leistung wird einfacher und macht dadurch mehr Spaß.
Wenn du den Weg bis hierher gegangen bist, hast du es geschafft, aus der Zeit-gegen-Geld-Falle rauszukommen. Du bist jetzt kein Freelancer mehr, der macht, was der Kunde will, sondern ein Unternehmer, der eine Lösung verkauft. Du bist nicht mehr das System, du hast ein System.
Jetzt kannst du größer denken - wenn du willst
Von hier kannst du nun weiter wachsen, denn du bist in der Lage, dein Angebot zu skalieren. Mit definierten und dokumentierten Prozessen in deinem Unternehmen kannst du die Einzelschritte der Kundenleistung sowie sonstige Teile deines Business wie Marketing, Vertrieb, Customer Service usw. an ein Team auslagern.
Du kannst mehr Kunden bedienen, weil du nicht mehr alles allein machst, und du gewinnst Zeit, die du in die Weiterentwicklung deines Unternehmens stecken kannst - Strategie, Vision, Weiterbildung - oder einfach in mehr freie Zeit. Diesen Schritt will und muss nicht jeder Unternehmer gehen. Es gibt Menschen, die als Solopreneure absolut zufrieden sind.
Wenn du jedoch wachsen willst, und auch wenn du dich aus der Umsetzung mal herausziehen möchtest, wirst du ein Team brauchen, an das du Aufgaben abgeben kannst. Davor ist es zwingend notwendig, dein Angebot zu standardisieren und dann deine Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren, damit dein Team auch ohne dich funktioniert und performed. Sonst bleibt es abhängig von dir. Willst du dauerhaft an und nicht in deinem Business arbeiten, brauchst du ein Team. Und ein Team braucht dokumentierte Prozesse.
Du kannst mehr Kunden bedienen, weil du nicht mehr alles allein machst, und du gewinnst Zeit, die du in die Weiterentwicklung deines Unternehmens stecken kannst - Strategie, Vision, Weiterbildung - oder einfach in mehr freie Zeit. Diesen Schritt will und muss nicht jeder Unternehmer gehen. Es gibt Menschen, die als Solopreneure absolut zufrieden sind.
Wenn du jedoch wachsen willst, und auch wenn du dich aus der Umsetzung mal herausziehen möchtest, wirst du ein Team brauchen, an das du Aufgaben abgeben kannst. Davor ist es zwingend notwendig, dein Angebot zu standardisieren und dann deine Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren, damit dein Team auch ohne dich funktioniert und performed. Sonst bleibt es abhängig von dir. Willst du dauerhaft an und nicht in deinem Business arbeiten, brauchst du ein Team. Und ein Team braucht dokumentierte Prozesse.
Dein Weg zur Standardisierung
Fassen wir noch einmal zusammen, was du brauchst:
- Einen Mindset Shift. Werde dir klar darüber, welche Herausforderungen du haben willst, und welches Leben du leben möchtest. Dann baue dir dein Geschäftsmodell dahingehend um.
- Hinterfrage deine Glaubenssätze, die dir einreden, dass du nur gut bist, wenn du unersetzbar bist.
- Entwickle eine Lösung und eine Methode für dein Angebot. Im Coaching dauert das ca. einen halben Tag.
- Systematisiere und digitalisiere deine Prozesse - das dauert je nach Komplexität deines Angebotes ca. einen Monat.
- Switche von deinem alten Geschäftsmodell zum neuen. Du musst nicht gleich mit allen Kunden Tabula Rasa machen. Nimm dir ca. ein halbes Jahr Zeit dafür.
Was hält dich ab?
Oftmals ist es ganz einfach die Angst vor Veränderung, die uns von einem neuen Weg abhält. Besonders dann, wenn wir schon seit vielen Jahren unser Business auf die ein oder andere Weise führen, fällt es schwer, Dinge anders zu machen, auch wenn uns der Status Quo auf die Nerven geht.
Es ist eigentlich nur die Angst vor der falschen Entscheidung. Wir alle wollen es warm und gemütlich - darum bleiben wir da stehen, wo wir sind, auch wenn es uns nicht gefällt. Immerhin kennen wir uns dort aus. Das Neue, Unbekannte ist erst mal suspekt. Wir haben Angst vor dem Ungewohnten und Unbequemen, das unmittelbar nach der Veränderung einsetzt.
Jeder Weg hat Herausforderungen. Jede Entscheidung eine Konsequenz. Wenn du dich das nächste Mal über die Herausforderungen deines Zeit-gegen-Geld-Business ärgerst, frage dich, welches Leben du führen willst und welchen Herausforderungen du dich lieber stellen möchtest - denen des Freelancers, oder denen des Unternehmers. Und dann ziehe Konsequenzen und gehe die nötigen Schritte.
Wenn du dabei Unterstützung möchtest, melde dich zum kostenlosen Mini-Coaching an.
Es ist eigentlich nur die Angst vor der falschen Entscheidung. Wir alle wollen es warm und gemütlich - darum bleiben wir da stehen, wo wir sind, auch wenn es uns nicht gefällt. Immerhin kennen wir uns dort aus. Das Neue, Unbekannte ist erst mal suspekt. Wir haben Angst vor dem Ungewohnten und Unbequemen, das unmittelbar nach der Veränderung einsetzt.
Jeder Weg hat Herausforderungen. Jede Entscheidung eine Konsequenz. Wenn du dich das nächste Mal über die Herausforderungen deines Zeit-gegen-Geld-Business ärgerst, frage dich, welches Leben du führen willst und welchen Herausforderungen du dich lieber stellen möchtest - denen des Freelancers, oder denen des Unternehmers. Und dann ziehe Konsequenzen und gehe die nötigen Schritte.
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Kostenloses Coaching
Im kostenlosen Mini-Coaching wirst du herausfinden, welches deine dringendsten Baustellen sind und welche sofortigen Schritte du gehen kannst, um dir deinen Business-Alltag leichter zu machen.
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Cynthia Dauterstedt
Cynthia ist zertifizierter Business Coach bei Business mit Struktur. Ihre Empathie und ihre Passion die Welt ein bisschen besser zu machen, macht sie zu deinem perfekten Coach, wenn du ein Unternehmen aufbauen willst, mit dem du dich vollends intentifizieren kannst und das deinen Kunden wirklich weiterhilft. Lerne Cynthia kennen, indem du mit ihr ein kostenloses Mini-Coaching vereinbarst.