Outsourcing ist ein entscheidender Schritt für Unternehmer, die wachsen möchten. Doch die Frage ist nicht nur, wie man richtig outsourct, sondern vor allem, wann es sinnvoll ist. In diesem Artikel erfährst du, wann du Aufgaben abgeben solltest, wann du es lieber bleiben lässt und welche Fehler du vermeiden kannst.
Wann solltest du outsourcen?
Nicht jede Aufgabe gehört in deine Hände. Es gibt drei klare Situationen, in denen Outsourcing eine kluge Entscheidung ist:
Wenn du die Fähigkeit nicht besitzt und es nicht sinnvoll ist, sie zu lernen
Nicht jede Fähigkeit muss von dir persönlich beherrscht werden. Ein Beispiel: Programmieren. Klar kannst du ein paar kleine Änderungen in HTML oder CSS vornehmen, aber eine komplette Website oder App zu entwickeln, würde enorm viel Zeit kosten. Hier ergibt es Sinn, die Aufgabe an Experten abzugeben. Das gilt auch für andere spezialisierte Bereiche wie Buchhaltung oder Suchmaschinenoptimierung. Anstatt Zeit mit dem mühsamen Erlernen neuer Fähigkeiten zu verschwenden, solltest du deinen Fokus auf deine Kernkompetenzen legen und Experten für spezifische Aufgaben engagieren.
Wenn eine Aufgabe wiederholt erledigt werden muss
Prozesse aufzubauen ist deine Aufgabe als Unternehmer, aber sie dauerhaft selbst auszuführen, nicht. Wiederkehrende, zeitraubende Tätigkeiten – wie das tägliche Posten auf Social Media – solltest du abgeben. So hast du den Kopf frei für strategisch wichtige Aufgaben, die dein Business voranbringen. Dies gilt auch für administrative Tätigkeiten wie E-Mail-Management oder Kundenservice. Indem du diese Prozesse auslagerst, kannst du deine Zeit produktiver nutzen und dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren.
Wenn jemand anderes es einfach besser kann
Qualität zählt. Du könntest mit Canva ein Buchcover gestalten, aber ein professioneller Designer wird dir ein Ergebnis liefern, das deine Marke auf ein neues Level hebt. Überlasse Spezialisten die Aufgaben, in denen sie brillieren – das zahlt sich aus. Ähnlich verhält es sich mit Werbetexten oder Marketingstrategien: Ein erfahrener Copywriter kann überzeugende Inhalte schreiben, die deine Zielgruppe direkt ansprechen. Je besser das Ergebnis, desto größer der Mehrwert für dein Unternehmen.
Wann solltest du nicht outsourcen?
Oft entstehen Probleme beim Outsourcing, weil Aufgaben vorschnell abgegeben werden. Hier sind zwei Szenarien, in denen du besser selbst am Ball bleibst:
Wenn du einen starken inneren Widerstand gegen die Aufgabe hast
Widerstand gegen eine Aufgabe ist nicht immer ein Zeichen, dass du sie outsourcen solltest. Besonders bei unangenehmen, aber wichtigen Themen wie Buchhaltung kann es lohnenswert sein, sich mit dem Widerstand auseinanderzusetzen. Wer eine ungeliebte Aufgabe einfach abgibt, macht sich oft unnötig abhängig von anderen. Innere Widerstände resultieren oft aus Unsicherheiten oder mangelndem Wissen über die Aufgabe. Anstatt diese einfach abzugeben, solltest du versuchen, den Grund für deine Abneigung herauszufinden. Manchmal hilft es, sich mit der Materie vertraut zu machen, um informiertere Entscheidungen zu treffen.
Wenn du keine klare Vorstellung davon hast, wie die Aufgabe erledigt werden soll
Ein häufiger Outsourcing-Fehler: Eine Aufgabe wird ohne klares Briefing abgegeben. Der Freelancer oder Mitarbeiter liefert dann ein Ergebnis, das den Erwartungen nicht entspricht. Klare Prozesse und genaue Anweisungen sind essenziell, damit Outsourcing funktioniert. Wenn du selbst nicht weißt, was du möchtest, wie soll es dann jemand anderes wissen? Investiere Zeit in die Erstellung einer detaillierten Anleitung oder eines Briefings, bevor du eine Aufgabe abgibst. So vermeidest du Missverständnisse und sparst dir Zeit und Geld.
Erfolgreich outsourcen: Die wichtigsten Schritte
Damit dein Outsourcing-Projekt ein Erfolg wird, solltest du folgende Punkte beachten:
Löse innere Widerstände auf
Mach eine ungeliebte Aufgabe so lange selbst, bis du sie ohne Frust erledigen kannst. Danach kannst du sie leichter und effizienter abgeben. Indem du die Aufgabe zunächst selbst ausführst, gewinnst du ein besseres Verständnis für den Prozess. Dadurch kannst du später genauere Anweisungen geben und sicherstellen, dass die Arbeit nach deinen Vorstellungen erledigt wird.
Erstelle klare Prozesse und Briefings
Dokumentiere genau, wie die Aufgabe erledigt werden soll. Ein strukturiertes Briefing spart dir am Ende Zeit und Geld. Erstelle Checklisten oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die der beauftragten Person helfen, die Aufgabe effizient zu erledigen. Je klarer die Vorgaben, desto besser das Endergebnis.
Plane dein Budget ein
Outsourcing ist eine Investition. Stelle sicher, dass du ein dauerhaftes Budget für externe Unterstützung hast und nicht in finanzielle Engpässe gerätst. Berücksichtige dabei nicht nur die einmaligen Kosten, sondern auch langfristige Ausgaben, falls die Aufgabe regelmäßig ausgelagert werden soll. Gute Fachkräfte haben ihren Preis, doch die Zeitersparnis und Qualität des Ergebnisses rechtfertigen diese Kosten oft.
Wähle die richtigen Dienstleister
Nicht jeder Freelancer oder externe Dienstleister ist für dein Business geeignet. Achte auf Erfahrung, Bewertungen und Referenzen. Führe ein erstes Gespräch, um sicherzustellen, dass die Chemie stimmt und die Person deine Anforderungen versteht.
Dein nächster Schritt
Du steckst in deinem Business fest und möchtest mal einen Blick von Außen haben? Dann melde dich zum kostenlosen Erstgespräch an. Gemeinsam finden wir heraus, wo deine Baustelle ist und welche nächsten Schritte du jetzt gehen kannst. Ich freue mich auf dich.
