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Wie ich mit funktionierenden Strukturen über 260% mehr Umsatz mit halb so viel Aufwand schaffe

Cynthia Dauterstedt

Bis vor nicht allzu langer Zeit habe ich meine Zeit gegen Geld verkauft. Zu hohen Tagessätzen und als von meinen Kunden geschätzte Expertin. Mein Business war trotzdem nicht so richtig rentabel, und ich wurde immer gestresster. Dann habe ich mein Angebot umgestellt und Strukturen etabliert, die nicht nur meine Arbeitsabläufe standardisieren und mir die Arbeit mit meinen Kunden erleichtern, sondern auch für weitaus bessere Qualität für meine Kunden sorgen. Mein Umsatz hat sich fast verdreifacht, mein Zeiteinsatz dagegen halbiert.

Mein Leben im Hamsterrad

Gestartet bin ich in meine Selbständigkeit wie viele andere auch - als Freelancer. Mein Angebot war meine Expertise aus 15 Jahren Berufserfahrung in Betriebswirtschaft und Marketing sowie meine Zeit, die ich für diverse Projekte, je nachdem, was mein Kunde eben gerade brauchte oder dachte zu brauchen, für ihn einsetzte. Ich habe Konzepte geschrieben, Projekte geleitet, Strategien ausgearbeitet, und leider auch jede Menge operativer Arbeit gemacht, auf die ich eigentlich gar keine Lust mehr hatte. Ich habe meine Zeit klassisch gegen Geld getauscht. Und das eigentlich zu gar nicht mal schlechten Tagessätzen von 700-850 €, je nach Kunde und Auftrag.

Am Ende habe ich aber trotzdem durchschnittlich nur 50 € die Stunde verdient, denn der reale Aufwand eines Projektes war fast immer höher als kalkuliert. Ich konnte zu Beginn meiner Angebotsphase eben nur einige der auftretenden Eventualitäten voraussehen und einkalkulieren. Meine Kunden wurden unzufrieden, wenn ich gewisse Dinge nachberechnen musste, auch wenn der Mehraufwand nicht mein “Verschulden” war. Es gab Diskussionen, Nachweise, und am Ende bei beiden Seiten ein irgendwie nicht ganz so tolles Gefühl.

Besonders ärgerlich wurde es dann, wenn ich viel Zeit in das Schreiben und Kalkulieren eines Angebotes investiert hatte - an sich ja schon die Hauptarbeit der Konzeption, denn man muss sich intensiv mit dem Kundenproblem und der möglichen Lösung dafür auseinandersetzen - und dann am Ende nichts aus dem Auftrag wurde. Bei komplexeren Projekten jedes mal ein Aufwand von mindestens einem halben bis teilweise mehreren Tagen - ohne Bezahlung, wenn nichts daraus wurde.

Wenn die Rechnung nicht aufgeht

Man geht davon aus, dass man im Jahr durchschnittlich 200 Arbeitstage nutzen kann, zieht man Urlaub, Krankheit, Wochenenden, Feiertage ab - will man sich mehr Urlaub gönnen oder Zeit für Fortbildungen haben, wird es entsprechend weniger.

Von diesen maximal 200 Tagen geht aber im Schnitt ca. ein Drittel an sogenannte unproduktive Zeit, nämlich all das, was man sonst noch tun muss, um sein Business am Laufen zu halten, für das man aber nicht bezahlt wird: Vertrieb, Buchhaltung, Büroaufgaben usw.

Bleiben also ca. 130 Tage im Jahr, die man an seine Kunden verkaufen kann. Wenn man sehr gut ist, in dem was man tut, und wenn man wirklich alle Tage auch verkauft, also voll ausgelastet ist, kann man so durchaus seine 100.000 € Umsatz und mehr im Jahr machen. Klingt erstmal gut. Da man aber normalerweise auch auftragslose Zeiten hat oder nicht immer der Höchsttagessatz angesetzt werden kann, sollte man durchschnittlich mindestens 100 € pro Stunde mit seinen Kundenprojekten verdienen. Denn von diesem Geld muss man sein alltägliches Leben bestreiten, seine Steuern bezahlen und für verdienstlose Zeiten vorsorgen - auch die Rente.

Ich habe trotz meines wirklich guten Tagessatzes am Ende ungefähr die Hälfte davon geschafft. Und dabei hatte ich dasselbe Stresslevel, wie die Jahre zuvor als Angestellte in der Agentur, das gleiche Hamsterrad, aus dem ich eigentlich raus wollte - aber ohne bezahlte Sozial- und Krankenversicherung, ohne Urlaubs- und Krankengeld. Das fühlte sich nicht gerade nach Freiheit, Selbstverwirklichung und gutem Tausch an.

Und bei näherer Betrachtung sah es noch schlimmer aus: rechnete ich den ganzen unbezahlten Aufwand - Administration, Vertrieb, unbezahlte Angebote, aus denen keine Aufträge wurden usw. - mit ein, landete ich bei einem Stundenlohn von unter 10 €. Vor Steuern. Der Aufwand, den ich um meine zahlenden Kunden herum noch betreiben musste, war also viel zu hoch - um genau zu sein, lag er bei über 60% meiner gesamten Arbeitszeit, er hätte aber nach der Rechnung oben maximal nur ein Drittel betragen dürfen.

Je besser du bist in deinem Job, umso mehr verkaufst du dich unter Wert

Das Paradoxe an der ganzen Zeit-gegen-Geld-Geschichte ist außerdem, dass man bei diesem Modell unter Umständen auch noch immer schlechter bezahlt wird, verglichen mit Erfahrung und Expertise, die man einbringt. Denn je besser du in etwas wirst, umso schneller und effizienter bist du auch in der Problemlösung. Was bedeutet, dass du in kürzerer Zeit ein besseres Ergebnis für deinen Kunden ablieferst als jemand mit weniger Erfahrung und Know-How. Weniger Stunden oder Tage abzurechnen bedeutet in diesem Fall aber auch weniger Geld zu verdienen.

Daher macht es absolut Sinn, sein Angebot so zu strukturieren, dass man definierte Lösungen zu einem festen Preis verkaufen kann - und es ist dabei völlig egal, ob du für diese Aufgabe nur eine Stunde brauchst, denn die Lösung für deinen Kunden ist deine eine Stunde Arbeit plus deine X Jahre Erfahrung in diesem Gebiet.

Und dasselbe Prinzip gilt auch für diejenigen, die noch nicht über ganz so viel Erfahrung verfügen und keine Tagessätze in dieser Größenordnung erzielen können. Minimiere deinen Aufwand auf das, was zu einer guten Lösung für deinen Kunden nötig ist. Werde effizient in dem, was du tust.

Dein Kunde kauft nicht deine Zeit, er kauft die Lösung für sein Problem. Und vor allem kauft er nicht deinen sonstigen internen Aufwand.

Mit Strukturen zu mehr Umsatz mit weniger Arbeitseinsatz - und mehr Qualität

Als ich immer frustrierter und demotivierter mit meinem ganzen Business wurde, bin ich über einen Blogartikel von Melanie gestolpert, in dem es genau um dieses Problem ging - und wie man es als Selbständiger lösen kann. Ich habe mir Hilfe bei Business mit Struktur geholt. Am Ende dieses Prozesses wurde ich selbst zertifizierter Business Coach in dieser Methode.

Das heißt nicht, dass man Coach werden muss oder nur die Ausbildung bei Business mit Struktur diesen Weg ermöglicht. Dieser Weg war für mich nur eben genau der richtige, weil er meinen Interessen und Fähigkeiten am besten entspricht.

Generell trifft der Kern auf die unterschiedlichsten Gruppen zu - egal ob Freelancer, Agenturinhaber, Top-Berater, Entrepreneure - meine Coaching Klienten kommen aus den unterschiedlichsten Branchen, haben verschiedene Experten-Levels und Hintergründe. Das Ergebnis ist aber bei allen am Ende dasselbe: höhere Qualität für ihre Kunden, weniger Arbeitszeiteinsatz und mehr Umsatz.

Wenn die Rechnung plötzlich aufgeht

Mein monatlicher Gesamtaufwand an Arbeitsstunden, sowohl für Kunden als auch alle anderen Tätigkeiten wie Vertrieb, Buchhaltung, allgemeine Büroaufgaben usw. hat sich halbiert. Das bedeutet, dass ich mehr Zeit zur Verfügung habe, die ich in zahlende Kunden oder mich selbst investieren kann.

Seit ich einen konkreten Productized Service verkaufe - in meinem Fall das Coaching nach einer bestimmten Methode - hat sich mein durchschnittlicher Stundenlohn gemessen am Aufwand für diese bezahlte Kundenarbeit verdreifacht.

Für meine Kunden ist das Ergebnis viel hochwertiger, da die Qualität massiv steigt, je öfter man eine Sache in derselben Art und Weise tut. Zudem ist von Anfang an klar, was genau sie für welchen finanziellen Einsatz bekommen.

Seit ich auch meine internen Abläufe strukturiert und Immerwiederkehrendes in Prozesse überführt habe, geht der Aufwand für die unbezahlte Arbeit drum herum von Monat zu Monat merklich zurück - die meiste Zeit habe ich am Anfang mit der Implementierung der neuen Prozesse verbracht, jetzt, wo sie laufen, wird der Aufwand kontinuierlich weniger. Die meiste Zeit geht dabei für Vertriebsmaßnahmen drauf, was nicht wirklich mein Lieblingsthema ist und sich durchaus optimieren und effizienter gestalten ließe.

Unterm Strich verdiene ich in der Hälfte der Zeit fast dreimal so viel Geld wie vorher.

Ein Zeitgewinn, den ich in meine Weiterbildung, meine strategische Planung und die Vision meines Unternehmens stecken kann. Ein Geldgewinn, den ich in meine persönliche und die Zukunft meines Unternehmens investieren kann.

Seitdem ich mein Business in Systeme und Strukturen überführt habe, habe ich in knapp 3 Monaten fast 50% meines aktuellen Jahresumsatzes verdient.

Der Effekt von Systemen und Strukturen ist aber nicht nur mehr Umsatz mit weniger Einsatz.

Ich bin zufriedener, weil ich mehr Klarheit darüber habe, was ich an wen verkaufe. Ich führe keine Diskussionen mehr um meine Tagessätze und das am Ende abgelieferte Ergebnis, weil die Erwartungen auf beiden Seiten von Anfang an glasklar sind und das Ergebnis absolut zufriedenstellend. Mein Kunde weiß genau, welche Lösung ich ihm für sein Problem biete und welchen Preis diese hat.

Ich kenne meinen Aufwand, der hinter dieser Lösung steckt. Meine Arbeit wird immer besser, weil ich den Weg immer besser kenne und auf die unterschiedlichsten individuellen Inhalte meiner Kunden anwenden kann. Ich gehe gerne ein paar Schritte extra für meine Kunden, weil ich nicht mehr das Gefühl habe, dass ich dabei drauf zahle.

Ich weiß, welche Marketingkanäle für mein Angebot sinnvoll sind und kann diese optimal nutzen. Ich habe eine klare Unternehmensvision, wo die Reise mit meinem Business in den nächsten 5 Jahren hingehen soll, und ich habe die Zeit und Energie, mich um die Realisierung dieser Vision auch aktiv zu kümmern.

Dein nächster Schritte zu mehr Freiheit

Du möchtest mehr Umsatz mit weniger Einsatz machen und deine Kunden qualitativ hochwertiger bedienen? Du möchtest mehr Zeit für deine strategische Planung und deine Unternehmensvision, ohne finanzielle Einbußen in Kauf zu nehmen? Dann lass dir im Coaching den kürzesten Weg dahin zeigen.

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