Richtig dokumentieren – so machst du dich in einer Aufgabe ersetzbar.

Viele Unternehmer haben große Schwierigkeiten, sich in ihrem Business ersetzbar zu machen. Selbst wenn sie versuchen, die Arbeit an einen Mitarbeiter abzugeben, scheint es nicht richtig zu klappen. Frustration stellt sich ein und der anfängliche Enthusiasmus, ein skalierfähiges Unternehmen aufzubauen, verschwindet. Klein zu bleiben scheint dann doch der stressfreie Weg zu sein.

Dabei liegt dieser Frust daran, dass du die Vergrößerung deines Unternehmens nicht richtig vorbereitet hast. In diesem Artikel zeige ich dir einen Ablauf, was du tun musst, um dich ein für alle Mal aus einer Rolle herausziehen zu können.

Manche Unternehmer machen den Fehler, einen Mitarbeiter einzustellen, der den Job bekommt, sich um die ganzen Prozesse zu kümmern. Das funktioniert aber nicht wirklich, weil man sich in einem Arbeitsablauf auskennen muss, um den Prozess dokumentieren zu können. Natürlich kann es einen Beauftragten geben, der das Projekt „Prozesse” annimmt und jedem Mitarbeiter dabei hilft, seine Prozesse niederlegen zu können. Er kann aber nur als „Moderator” dienen, die Arbeit selbst jedoch nicht machen.

Ein weiterer wichtiger Grund, warum Prozesse jedes einzelne Teammitglied etwas angehen, ist, weil diese nie in Stein gemeißelt sind, sondern sich weiterentwickeln. Durch die Arbeit lernen wir ständig dazu und sehen, welche Arbeitsweisen funktionieren und welche nicht. Aus diesem Grund muss jeder Mitarbeiter darin geschult werden, dass er die Prozesse, die ihn und seine Rolle betreffen, dauerhaft erneuern, sprich erweitern kann. Der „Prozessbeauftragete” kann regelmäßig kontrollieren, dass die Mitarbeiter dies tun, doch er ist nur der Qualitätsmanager, nicht aber die ausführende Kraft.

Wie fast immer im Business wird es schieflaufen, wenn man eine Aktion lediglich aus der Hüfte schießt, ohne wirklich darüber nachgedacht zu haben, wie man etwas vernünftig angeht. Es braucht also einen Prozess, wie man Prozesse anfertigt. Einen sogenannten Meta-Prozess. Wie dieser aussehen kann, schauen wir uns nun im Detail an. Diesen kannst du als Unternehmer für dich selbst nutzen, um bestimmte Aufgaben so vorzubereiten, dass du dich durch einen Mitarbeiter ersetzen lassen kannst. Oder du kannst diesen Prozess auch deinen Mitarbeiter oder deinen Prozessbeauftragten übergeben, damit dieser ihn umsetzt.

Im Artikel „Teamaufbau - Warum du in Rollen und nicht in Personen denken musst.” haben wir uns damit beschäftigt, herauszufinden, welche Aufgaben es in deinem Business denn überhaupt gibt und wer diese Aufgaben im Moment macht. Nimm dir jetzt eine erste Aufgabe aus dieser Liste, in der du dich ersetzbar machen möchtest.

Nehmen wir als Beispiel, dass du deinen eigenen Instagram-Account nicht mehr betreuen willst und dies vollständig an einen Mitarbeiter abgeben möchtest.

Nachdem wir wissen, aus welcher Tätigkeit wir uns als Unternehmer endgültig herausziehen möchten, können wir nun brainstormen, welches Wissen der Mitarbeiter benötigt, um seine Arbeit machen zu können. Dabei lohnt es sich, die Themen des Brainstorms als Fragen zu formulieren, weil sich der neue Mitarbeiter ja genau dies fragt. Bleiben wir bei unserem Instagram-Beispiel, könnten sich die Fragen so anhören:

• Welche Aufgaben soll ich machen?
• Wie nutzt man das Social-Media-Publishing-Tool?
• Wie soll ich die Grafiken in Canva anfertigen?
• Wie soll ich die Texte für die Posts schreiben?
• Wie soll ich die Reels anfertigen?
• Welche Videos soll ich posten?
• Wie antworte ich auf die Kommentare unter den Posts?
• Wie soll ich mit Direktnachrichten umgehen?
• Wie soll ich die Instagram-Stories anfertigen?
• Welche Bilder vom Unternehmer/Team kann ich nutzen?
• Welche Form des Reportings soll ich anfertigen?
• Wie oft soll ich posten?
• Soll ich die Posts parallel an einem anderen Ort ablegen?
• Müssen die Posts vor der Veröffentlichung freigegeben werden?
• Gibt es bestimmte No-Gos?
• Kann ich alte Posts reposten?
• Wo finde ich die Markenassets wie Logo, Schriftart etc.?
• Wie bekomme ich die Zugänge zu den Tools, und welche Tools nutzen wir?
• Welche Content-Ideen gibt es bereits?

Nun hast du eine Vielzahl von Ideen gebrainstormt, was sich dein Mitarbeiter fragen könnte. Diese Ideen sind bis jetzt aber noch zusammenhangslos. Um hier Muster zu erkennen, können wir diese Ideen jetzt clustern. Schau dabei, welche Fragen einen Zusammenhang haben können. Beachte dabei, dass du nicht sofort versuchst, einen Namen für dieses Cluster zu finden. Versuche einfach vom Gefühl her Zusammenhänge zu finden, ohne diese Zusammenhänge benennen zu wollen. Folgende Cluster könnten sich dabei ergeben:

• Welche Aufgaben soll ich machen?
• Wie bekomme ich die Zugänge zu den Tools, und welche Tools nutzen wir?
• Wo finde ich die Markenassets wie Logo, Schriftart etc.?
• Gibt es bestimmte No-Gos?

• Welche Videos soll ich posten?
• Welche Bilder vom Unternehmer/Team kann ich nutzen?
• Welche Content-Ideen gibt es bereits?
• Wie soll ich die Instagram-Stories anfertigen?
• Wie soll ich die Texte für die Posts schreiben?
• Wie soll ich die Reels anfertigen?
• Wie soll ich die Grafiken in Canva anfertigen?

• Wie oft soll ich posten?
• Soll ich die Posts parallel an einem anderen Ort ablegen?
• Müssen die Posts vor der Veröffentlichung freigegeben werden?
• Welche Form des Reportings soll ich anfertigen?
• Wie nutzt man das Social-Media-Publishing-Tool?
• Kann ich alte Posts reposten?

• Wie antworte ich auf die Kommentare unter den Posts?
• Wie soll ich mit Direktnachrichten umgehen?

Hast du ein Cluster gebildet, welches übermäßig viele Fragen enthält, schaue noch einmal, ob sich dieses Cluster noch einmal aufteilen lässt.

Nachdem du alle Fragen den verschiedenen Clustern zugeordnet hast, ist es nun an der Zeit, dem Cluster einen Namen zu geben. Was ist das übergeordnete Prinzip des Clusters und wie kann man dieses Prinzip nennen? Für unser Beispiel könnte sich das folgendermaßen anhören:

• Cluster 1 —> Onboarding
• Cluster 2 —> Content-Erstellung
• Cluster 3 —> Content-Veröffentlichung
• Cluster 4 —> Community-Management

Hier zeigt sich bereits ein klares Muster, was man benötigt, um die Stelle vernünftig outsourcen zu können. Aus einem losen Wirrwarr zeichnet sich nun ein Prozess ab.

Nachdem du jedem Cluster einen Namen gegeben hast, kannst du noch einmal detaillierter in das Cluster schauen. Überprüfe, ob jetzt bestimmte Dinge im Cluster fehlen, um die Kategorie komplett zu machen. Folgende fehlende Fragen konnte ich identifizieren:

• Braucht es ein Setup des Kanals?
• Welche Mitarbeiter sind noch involviert?
• Wie darf ich meine Leistung abrechnen?

• Welche Hashtags soll ich nutzen?
• Darf ich Smileys in den Texten nutzen?

• keine

• Wie gehe ich mit Spam-Kommentaren um?
• Wie gehe ich mit Verkaufsnachrichten, die direkt an den Account gesendet werden, um?

Durch die Betrachtung der einzelnen Kategorien hast du bestimmt noch einmal hier und da eine neue Idee gewonnen, damit deine Dokumentationen vollständig angefertigt werden können.

Der Überblick aller anzufertigenden Dokumente ist ein erster wichtiger Schritt und eine große Motivation, diese Dokumente nun auch ins Leben zu rufen. Fertige dir eine Excel-Tabelle mit folgenden Spalten an:

• Kategorie
• Name des Dokuments/Frage
• Status
• Kommentar
• Link zum Briefingdokument (Wenn du Excel nutzt.)

Zur Spalte „Status” würde ich nicht einfach nur „To-do”, „In Bearbeitung” und „Fertig” wählen. Da der Status „In Bearbeitung” sehr demotivierend sein kann, versuche weitere Abstufungen für „In Bearbeitung” zu finden, damit du im Prozess auch Erfolgserlebnisse hast. Ich nutze für die Erstellung meiner Prozesse folgende Stati:

• Nicht begonnen (0 %)
• Begonnen (1-20 %)
• Im Prozess (21-50 %)
• Endspurt (51-80 %)
• Fast fertig (81-99 %)
• Fertig (100 %)
• Überarbeitung nötig

Für meine Begriffe hat man hier eine genauere Übersicht, wo man mit den einzelnen Aufgaben steht und kann schneller den Status höher setzen, was wieder motiviert, an der Aufgabe weiterzuarbeiten.

Jetzt hast du einen wunderbaren Projektplan aufgestellt und die Aufgaben klein genug runtergebrochen, damit die einzelnen Schritte auch gangbar sind. Beginne nun, die erste Dokumentation anzufertigen. Folgende Tipps machen das Dokumentieren noch einfacher:

• Nutze zum Dokumentieren eine Software, mit der es Spaß macht zu arbeiten (z. B. Notion).
• Nutze Stichpunkte statt Prosa.
• Nutze Screenshots mit Anmerkungen.
• Nutze Screencasts.

Es ist möglich, dass du beim Ausarbeiten der Prozessdokumente eine Frage aus der Excel-Tabelle bereits in einem Dokument bearbeitet hast und es nun nicht mehr sinnvoll erscheint, ein eigenes Dokument für diese Frage zu erstellen. Das ist ganz natürlich und Teil des Prozesses. Hier kannst du deine Liste mit Fragen bearbeiten, reduzieren oder erweitern.

Für das Dokumentieren der Prozesse braucht es einen langen Atem. Damit du dich nicht ganz allein fühlst, hole dir Hilfe von einem Sparringspartner. Melde dich als Erstes für ein kostenloses und unverbindliches Mini-Coaching mit einem unserer zertifizierten Coaches an. Gemeinsam findet ihr heraus, was als Nächstes getan werden muss.