Digitalisierung – Typische Fehler und wie du sie vermeidest.

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Industrie 4.0, agile Methoden, skalierbare Geschäftsmodelle, digitale Transformation – Kannst du es auch nicht mehr hören? Der Hype ist groß und ich könnte noch lange mit dem Bullshit-Bingo fortfahren. Alle wollen digital sein, doch fancy Wörter allein reichen nicht aus.

Klar ist Digitalisierung ein wichtiges Thema. Es hat das Potenzial, Zeit zu sparen, kostengünstiger zu wirtschaften, deine tägliche Arbeit zu erleichtern, Qualität zu gewährleisten, Fehler zu vermeiden und Struktur in dein Business zu bringen. All das, was du brauchst, um mitzuhalten am Markt. Doch das ist leichter gesagt, als getan.

Der Mythos über Digitalisierung

Wenn wir an Digitalisierung denken, fallen uns Smartphones und Laptops ein, Chatbots und Onlineshops, digitale Buchhaltung und Bezahlen mit der Kreditkarte. Die automatisierten Dienste nehmen uns vieles ab. Doch Digitalisierung ist nicht einfach nur die Einführung eines neuen Tools, kein einmaliges Projekt, das du einmal durchführst und dann ist dein Business digital.

Digitalisierung ist eine neue Art zu denken und zu arbeiten. Das bedarf neuer Anforderungen an Prozesse und Mitarbeiter, neuer Unternehmenswerte und Führungsgrundsätze – ganz neuer Strukturen in deinem Business, langfristig und nachhaltig. Digitalisierung hört nie auf, ständig kommen neue Anforderungen hinzu und die Bedürfnisse deiner Kunden, deiner Mitarbeiter und deine eigenen ändern sich täglich. Dem musst du gewachsen sein, sonst überrennt dich das neue Zeitalter und dein Business bleibt auf der Strecke.

Drei typische Fehler bei deiner digitalen Transformation

Du verschwendest deine Ressourcen.

Ein schlechter manueller Prozess ist auch ein schlechter digitaler Prozess. Bevor du überhaupt anfängst, Tools einzuführen und Prozesse zu digitalisieren, solltest du dich fragen, ob sich das überhaupt lohnt und ob du den Prozess nicht vorher schon verschlanken kannst. Ist jeder Prozessschritt nötig, so wie er ist? Schöpft die Arbeit überhaupt einen Wert? Brauchst du den Prozess überhaupt oder ist er nur da, “weil du das immer schon so gemacht hast”? Es lohnt sich, einen Schritt zurückzugehen und zu priorisieren, was überhaupt digitalisiert werden soll.

Ein Beispiel: Wenn dein Kunde seine Daten vorher in ein papierhaftes Formular füllen musste, ist der Prozess nicht besser, nur weil du jetzt ein beschreibbares PDF verwendest. Das ist zwar digital, aber keine nachhaltige Erleichterung für dich oder den Kunden. Viel besser wäre hier ein Kundenportal, in dem die Daten jederzeit einsehbar sind, aktualisiert und weiterverwendet werden können.

Du hörst nicht zu.

Dein Business hat schon alles, was es braucht, um erfolgreich zu sein. Du musst nur genau hinhören. Was fragen deine Kunden? Worüber ärgern sich deine Mitarbeiter? Was verursacht Aufwand? Was sind frustrierende Tätigkeiten, die keinen Mehrwert bringen? Bevor du vor dich hindigitalisierst, sprich mit deinen Kunden und Mitarbeitern und beziehe sie mit ein. Was würde die Arbeit deines Teams erleichtern? Was würde den Aufwand für den Kunden reduzieren? So kannst du besser priorisieren und nach der Umsetzung direkt schauen, ob es den gewünschten Erfolg brachte. Beziehe deine Kunden und Mitarbeiter ein. Bedanke dich für ihr Feedback und informiere sie über die Änderungen, die du aufgrund dessen gemacht hast. Sie werden sich wertgeschätzt fühlen. Auch wenn du sie im ersten Schritt nicht gleich direkt fragst, schau dir an, welche Fragen sie stellen. Welche Fragen wiederholen sich? Was scheint unklar zu sein? Das hilft dir, an den richtigen Stellschrauben zu drehen!

Du hast keine Strategie.

Wo willst du eigentlich hin mit deinem Business? Frag dich, was du möchtest und was dich voranbringt, bevor du in blinden Aktionismus verfällst und deine wertvolle Zeit verschwendest. Ich unterstütze u.a. mittelständische Unternehmen bei der Einführung neuer Software, wie z.B. Workday für ein digitales Personalmanagement, und je nach Größe des Unternehmens kann es 2-3 Jahre dauern, bis es implementiert ist. Das kostet viel Geld und Zeit. Rechne also durch, ob sich das für dich lohnt und was es wert ist.
Danach ist es auch nicht vorbei. So eine neue Software muss betreut werden, Anforderungen ändern sich und das kann notwendige Anpassungen in deinen digitalen Prozessen nach sich ziehen. Ohne eine klare Strategie lohnt sich das Investment und der Aufwand nicht. Aus Freude über die erhofften Vereinfachungen entsteht dann eher Frust und den kannst du vermeiden.

Fünf Schritte für nachhaltige Digitalisierung – So geht’s.

  1. Mach dir klar, wo du hinwillst. Sei dir deiner Werte und Ziele bewusst. Hab deine Vision, Strategie und Prioritäten klar vor Augen. Richte daran deine Digitalisierungsaktivitäten aus und überprüfe regelmäßig, ob du noch auf dem richtigen Weg bist.
  2. Hör gut zu. Bevor du loslegst, überprüfe die Struktur in deinem Business. Welche Prozesse brauchst du überhaupt? Binde deine Kunden und dein Team mit ein, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Hinterfrage den Status Quo. Was gestern gut war, muss heute nicht mehr so sein. Die Welt dreht sich weiter, d.h. nicht, dass du bisher etwas falsch gemacht hast. Das heißt nur, dass jetzt etwas Neues dran ist.
  3. Übergib Verantwortung. Digitalisierung ist eine neue Art zu arbeiten und zu denken, nicht nur für dich, sondern auch für dein Team. Tauscht euch regelmäßig aus, arbeitet gemeinsam am Business und nicht nur im Business.
  4. Hör nicht auf. Digitalisierung hat kein Ende. Es ist ein kontinuierlicher Prozess. Schaffe Mechanismen und Strukturen in deinem Business, die dafür Sorge tragen, dass du dich ständig weiterentwickelst. Besprich mit deinem Team die Strategie und mach regelmäßige Meetings, um den Fortschritt zu tracken und zu überprüfen, ob ihr noch auf dem richtigen Weg seid oder ihr den Kurs korrigieren müsst.
  5. Miss deinen Erfolg. Bevor du digitalisierst, mach dir klar, was du damit erreichen willst. Was soll sich ändern? Willst du Zeit sparen? Kosten senken? Was es auch ist, überprüfe, ob sich der Erfolg auch tatsächlich einstellt nach der Umstellung. Wenn nicht, versuch herauszufinden, woran das liegt und behebe die Ursache. Wenn ja, Glückwunsch. Vielleicht kannst du den Erfolg gleich auf andere Bereiche übertragen.

Dein nächster Schritt

Wenn du Unterstützung bei deiner Digitalisierung brauchst oder du ein Konzernberater bist, der gerne aus der Zeit-gegen-Geld-Falle kommen will, buche dir ein kostenloses Mini-Coaching bei mir. Ich kenne mich mit dem Thema sehr gut aus.

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Anne Fiedler

Anne ist zertifizierter Business-Coach bei Business mit Struktur. Sie ist der ideale Coach für bereits etablierte Unternehmen, die nun schauen müssen, dass ihre Prozesse und das Team strukturiert aufgebaut sind, um weiter wachsen zu können. Außerdem kann Anne dir viel Erfahrung weitergeben, wenn du Konzernberater bist und versuchst, aus der Zeit-gegen-Geld-Falle zu kommen.