Buchhaltung outsourcen – So geht’s wirklich.

buchhaltung outsourcen

Buchhaltung war immer ein Thema, mit dem ich mich gequält habe. Obwohl meine Firma „Business mit Struktur“ heißt, bedeutet es nicht, dass ich in allem perfekt strukturiert bin. Es gibt Zeiten, da geht es bei mir auch drunter und drüber. Der Unterschied ist, dass ich weiß, dass Strukturen mich freier machen und ich deshalb ein großes Interesse habe, alle Bereiche meines Unternehmens durchzustrukturieren. Das geht aber nur Schritt für Schritt und irgendwo muss man halt mal anfangen.


Letztes Jahr war es dann soweit. Ich wusste, dass das Finanzwesen bei mir dran war. Mein Unternehmen wurde immer größer, immer mehr Mitarbeiter haben darauf vertraut, dass sie durch mich ihre Miete zahlen können und ich wusste, dass ich meine Überschüsse strukturiert für ein gesundes Wachstum investieren wollte. Zu diesem Zeitpunkt habe ich aber noch „Management by Kontoauszug“ gemacht. Solange ich noch ein paar Euro auf meinem Konto hatte, war alles gut. Mehr wusste ich eigentlich nicht. Mir war klar, dass ich etwas tun musste. Bevor ich in die Details gehe, möchte ich erwähnen, dass ich eine GmbH habe. Vielleicht ist nicht jeder Tipp für dich relevant, weil dein Set-up etwas anders ist. Ich erzähle dir einfach, wie ich es gemacht habe. Wenn du etwas davon mitnehmen kannst, perfekt. Wenn nicht, dann war es vielleicht interessant mal zu lesen. 

1. Privat-Ausgaben von Business-Ausgaben trennen.

Der erste Kraftakt, den ich erbringen musste, war das Trennen meiner privaten und meiner Business-Ausgaben. Ja, ich hatte bereits mehrere Konten. Doch im Eifer des Gefechts ist bei mir doch ziemlich viel durcheinander gegangen. Hier war es wichtig, dass ich die Ausgaben sauber trenne und für jedes Konto auch eine separate Kredit- und EC-Karte hatte. Auch Paypal musste ich in privat und Business aufteilen sowie Plattformen wie Amazon mit diversen Zahlungsmethoden bestücken.


Dazu schaue dir einfach deine Kontoauszüge an und prüfe, welche Ausgaben von welchem Konto abgehen. Ich musste feststellen, dass meine Krankenkasse von meinem Geschäftskonto abging und ich Zahlungen für Bürobedarf mit meiner privaten EC-Karte getätigt hatte.


Generell ist es nicht schlimm, wenn man etwas Privates über das Geschäftskonto bezahlt hat. Buchhalterisch kann man dies ganz einfach als Privatausgabe verbuchen. Doch ich zeige im Weiteren, warum eine saubere Trennung dennoch sinnvoll ist.

2. Interne und externe Buchhaltung

Es gibt super viele Tools da draußen und ich habe sie fast alle ausprobiert. Leider hatte ich nicht richtig verstanden, wie man diese Tools vernünftig betrachtet und das hat extreme Frustration in mir ausgelöst. Ich hatte immer gedacht, dass diese Tools so funktionieren, dass man damit die tatsächliche Buchhaltung machen kann, die man dann dem Finanzamt übergibt. Da ich eine GmbH besitze, gibt es natürlich viel schärfere Anforderungen an die Buchhaltung. Fehler können schnell zur Steuerhinterziehung werden, auch wenn dies nie meine Absicht ist. Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Buchhalter bzw. Steuerberater ist also ein Muss für mich. Aber Buchhalter und Steuerberater arbeiten mit Software wie beispielsweise Agenda oder Datev. Diese Tools sind für Laien so kompliziert, dass es schwierig ist, damit umzugehen.


Ich habe nach vielem Hin und Her verstanden, dass die SaaS-Tools wie Lexoffice, Sevdesk und Fastbill dafür geeignet sind, die Belege strukturiert zu sammeln und schon einmal vorab ein Ergebnis zu bekommen. Diese Tools eignen sich nicht dafür, eine doppelte Buchführung zu machen, wie es von einer GmbH verlangt wird.


Ich nutze mein Buchhaltungstool also ausschließlich für interne Zwecke und kann dort auch schalten und walten wie ich möchte. Der Steuerberater-Zugang ist nur dafür da, dass er sich online alle gesammelten Belege holen kann und dann noch einmal eine externe „offizielle“ Buchhaltung auf seinem System macht.


Jetzt denkst du vielleicht, dass es doch total doof ist, zwei Buchhaltungen zu machen. Doch ich finde es gar nicht mehr so doof. In der Buchhaltung hat man einen gewissen Spielraum, wie man bestimmte Vorgänge verbucht. Wenn du einen guten Buchhalter bzw. Steuerberater hast, dann handelt er in deinem Interesse und versucht, die Steuerlast so klein wie möglich zu halten.

3. Kategorien, wie sie dir belieben.

Intern für das Management ist es aber wichtig, ein so klares Bild von den Finanzen zu bekommen wie nur irgend möglich. Nur so bist du in der Lage zu sehen, wie sich deine Firma entwickelt. Das, was steuerlich am sinnvollsten ist, ist nicht immer für interne Klarheit das Beste.

4. Das richtige Buchhaltungstool

Da jetzt klar ist, dass das Buchhaltungstool, mit dem wir arbeiten, nur für interne Zwecke da ist, kannst du dir eines aussuchen, das genau die Funktionen hat, die du für deine Organisation brauchst. Ich habe mich für Lexoffice entschieden und bin auch sehr zufrieden damit. Folgende Funktionen sind mir wichtig gewesen:

  • Rechnungen schreiben.
  • Automatische Serienrechnungen schicken.
  • Mahnungen schreiben.
  • Eingangsbelege buchen.
  • Anbindung an Tools wie „Get my Invoice“
  • Kontenabgleich
  • Kreditkartenabgleich
  • Paypal-Abgleich
  • Rechnungen innerhalb des Tools zahlen können.
  • Reports über EÜR und GuV
  • Zugang für den Steuerberater


Was ich bei Lexoffice noch als Bonus empfinde, ist die Liquiditätsplanung. So kann ich mir finanzielle Ziele setzen und schauen, ob ich diese auch erreiche. Lexoffice war so nett, und hat mir für diesen Artikel ein E-Book zur GoBD zur Verfügung gestellt. Schau doch gerne mal rein.

5. Sammeln von Eingangsrechnungen

Einer der größten Schwerpunkte war das Sammeln von Eingangsrechnungen. Ich habe Freelancer, von denen ich Rechnungen bekomme, Software-Tools, die Rechnungen schicken und auch Barbelege für Bewirtung etc. Um das Sammeln von Rechnungen zu vereinfachen, sind Tools wie beispielsweise “GetMyInvoice“ jeden Penny wert. GetMyInvoice holt Rechnungen aus Onlineportalen automatisch ab. Mit der Anbindung zu Lexoffice werden diese sofort in mein Buchhaltungstool für die Weiterbearbeitung importiert.


Außerdem hat GetMyInvoice eine dedizierte E-Mail-Adresse. Wenn ich z.B eine Rechnung von einem Freelancer bekomme, dann leite ich sie einfach an diese E-Mail-Adresse weiter und schon kommt sie zu meinem Buchhaltungstool.


Für Barbelege nutze ich die Scan-App von Lexoffice. Einfach scannen und hochladen. Beachte aber dabei, dass du den Originalbeleg nicht wegschmeißt. Du musst ihn leider behalten. Wenn es zu einer Steuerprüfung kommt, will der Beamte die Barbelege ggf. sehen. Wenn du mich fragst, kannst du sie ihm in einem Schuhkarton überreichen. Das sehen andere vielleicht anders.

6. Vorbereitende Buchhaltung outsourcen.

Nun bist du bereits ziemlich organisiert. Alle Belege gehen in dein Tool hinein und nun musst du diese noch vernünftig zuordnen. Hier kannst du dir von einer virtuellen Assistenz helfen lassen. Viele Rechnungen sind selbsterklärend. Bei manchen wird sie deine Hilfe brauchen.


Ich lasse meine vorbereitende Buchhaltung von meiner VA übernehmen und habe mit ihr vereinbart, dass jeden Montag bis 12 Uhr die Buchhaltung aktuell sein muss. So habe ich immer akkurate Zahlen, auf denen ich meine Entscheidungen basieren kann. Hat sie Fragen zu den einzelnen Belegen, vereinbart sie einen 15-min-Call über Calendly mit mir und stellt mir diese gesammelt im Online-Meeting. Wichtige Infos kann sie auch in das Tool eintippen, damit der Buchhalter bzw. der Steuerberater diese auch bekommt.

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Briefing-Vorlagen: 

vorbereitende Buchhaltung & Office-Management

Damit du dich aus dem System "Buchhaltung" zu 100% herausziehen kannst, benötigst du eine VA, die diese Aufgaben kompetent übernimmt. Mit diesen Briefing-Vorlagen gehst du sicher, dass dein Mitarbeiter genau weiß, was er zu tun hat, um dich dauerhaft zu entlasten.


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7. Gib deine Verantwortung nicht ab.

Ich bin ein großer Fan davon, sich wiederholende Arbeiten auszulagern. Ich habe schließlich ein Unternehmen aufzubauen. Das bedeutet aber nicht, Verantwortung abzugeben. Du bist die Person, die verantwortlich für Unternehmenszahlen ist. Es ist also wichtig, dass du monatlich deine Zahlen ansiehst und analysierst, ob diese zum einen Sinn machen und zum anderen strategische Entscheidungen davon abgeleitet werden können. In der Vorlagenbibliothek findest du eine Reihe von Finanzvorlagen, die dir dabei helfen werden, deine Fixkosten zu managen, deine Umsätze zu planen und deine Liquidität in den Griff zu bekommen. 

8. Buchhalter und Steuerberater sind keine CFOs und Controller.

Buchhalter und Steuerberater machen ihren Job gut, wenn es darum geht, dass du vom Finanzamt keins auf den Deckel bekommst. Sie sind aber in keinster Weise CFOs oder Controller. Sie werden dir keine Ratschläge geben, wenn es um das Management deiner Finanzen geht. Du musst unbedingt dafür sorgen, dass du deine Finanzen verstehst und darauf basierend intelligente Entscheidungen treffen kannst. Dazu hat Michael Brühl einen tollen Onlinekurs entwickelt, den ich wärmstens empfehlen kann.

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Der Steuerführerschein für Selbstständige und Unternehmer

Mein geschätzter Kollege Michael Brühl hat sich zur Aufgabe gemacht, die Eigenkompetenz von Selbstständigen und Unternehmen in puncto Steuern zu erhöhen. Dazu hat er den Steuerführerschein entwickelt, den ich selbst absolviert habe. Ich kann diesen Kurs wärmstens empfehlen. 


Hier geht es zum Onlinekurs.

Dein nächster Schritt

Das Sammeln von Belegen und die Buchhaltung für das Finanzamt musst du nicht selbst in deinem Unternehmen machen. Hier lasse dich gerne von einer VA und einem Buchhalter bzw. Steuerberater unterstützen. Lege dich aber nicht auf die faule Haut. Du musst in der Lage sein, aktuelle Finanzinformationen zu bekommen, die du für deine Business-Entscheidungen brauchst. Und du musst basierend auf den Zahlen auch in der Lage sein, gute Entscheidungen zu treffen. Dazu musst du deine Zahlen verstehen und wissen, worauf es ankommt. Eine strukturierte Finanzabteilung und insbesondere Bildung zu diesem Thema ist da der Schlüssel.


Willst du diesen Bereich deines Unternehmens verbessern? Dann lass dir im kostenlosen Mini-Coaching dabei helfen. Suche dir gleich einen passenden Termin aus.

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Im kostenlosen Mini-Coaching wirst du herausfinden, welche deine dringendsten Baustellen sind und welche sofortigen Schritte du gehen kannst, um dir deinen Business-Alltag leichter zu machen.
  
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Melanie Retzlaff

Melanie ist Inhaber von Business mit Struktur, einem Weiterbildungs- & Coachingprogramm, das Unternehmern dabei hilft, Klarheit, Ordnung und Skalierfähigkeit in ihre Firma zu bringen. Das erreicht Melanie mit ihrer Methode, indem sie dem Besitzer hilft, ein Unternehmen aufzubauen, das von funktionierenden Strukturen und nicht von Menschen abhängig ist.