Business Tea mit Melanie – wie du erfolgreich mit deinem Steuerberater zusammenarbeitest.

Finanzen, Buchhaltung, Steuern … für viele Unternehmer*innen schweben um diese Begriffe herum immer noch jede Menge Fragezeichen. Schließlich hat man in der Regel eine ganz andere Expertise – und mit Zahlen nicht so viel am Hut.

Um Licht ins Dunkel zu bringen, hat Melanie zu diesem Business Tea den Steuerexperten Christopher Krug eingeladen. Er betreibt eine Kanzlei für Steuerberatung in Bonn und ist auf die Beratung von Kapitalgesellschaften spezialisiert. Außerdem berät er vor allem digitale Unternehmen, die auch digital – über Zoom und E-Mail – mit ihm zusammenarbeiten. Im Interview erfährst du, wie du deine Finanzen als Unternehmer*in besser beherrschst und wie dir die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gut gelingt.

Melanie Wo siehst du die größten Schwierigkeiten, die Unternehmer mit Buchhaltung und Steuern haben?

Christopher Die größte Herausforderung ist, dass viele Neu-Unternehmer auf ihre Pflichten nicht vorbereitet sind. Trotzdem fallen diese ab dem ersten Tag der Gründung an. Man muss sich also nicht nur darum kümmern, mit dem Unternehmen Geld zu verdienen, sondern sich zugleich mit Themen wie dem Einkommensteuer-, Handels oder Umsatzsteuergesetz auseinandersetzen. So etwas hat man in der Regel ja nicht in der Schule gelernt und muss es sich erst selbst aneignen. 

Melanie Wie stehst du zum Thema „Management by Kontoauszug“? Manche Unternehmer messen den Stand des Unternehmens anhand des Betrags auf ihrem Konto …

Christopher „Management by Kontoauszug“ ist brandgefährlich. Wer nur nachsieht, wie viel er aktuell auf dem Konto hat, weiß noch lange nicht wo er finanziell steht.

Melanie Auf welche Kennzahlen muss man achten?

Christopher Zum Ersten ist es wichtig, überhaupt die Begrifflichkeiten zu kennen: Was ist „Umsatz“? Was versteht man unter „Gewinn“? Gerade Freelancer oder neu gegründete Start-ups müssen wissen, wie sie etwa den Gewinn richtig ermitteln. Zum Beispiel mit einer Einnahmenüberschussrechnung. Der Gewinn hat wiederum Einfluss auf die Versteuerung oder die Höhe des Krankenversicherungsbeitrags. 

Melanie  Thema „Steuern sparen“: Was sind Einsparpotentiale, die viele Unternehmer*innen nicht ausschöpfen?

Christopher Reisekosten zum Beispiel. Häufig wissen Unternehmer gar nicht, dass sie Verpflegungsmehraufwendungen bei Reisen oder Fahrtkosten steuerlich absetzen können. Die wichtigste Grundlage ist aber, überhaupt alle Belege zu sammeln, um alle Aufwendungen auch als gewinnmindernd zu berücksichtigen. Es lohnt sich, gleich zu Beginn in ein erstes Beratungsgespräch mit einem Steuerberater zu investieren. Dann weiß man auch, welche Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig sind.

Melanie Ich habe mal von einem Unternehmer gehört, dass er keine Belege sammelt, da er in dieser Zeit auch mit seinem Business Geld verdienen kann. Sein Stundenlohn wäre also höher als das Einsparpotential durch Steuern. Was ist deine Meinung dazu?

Christopher Das kann ich nicht ganz verstehen. Ich denke, es ist wichtig, zu wissen, welche Ausgaben das Unternehmen produziert. So wird auch klar, wo man noch optimieren kann. Außerdem lassen sich heutzutage viele Schritte automatisieren – zum Beispiel mit Lösungen wie getmyinvoices: Rechnungen werden automatisch aus den Benutzerkonten in das Buchhaltungsprogramm gezogen.

Melanie Ich habe auch schon die Erfahrung gemacht, dass ich meine Fixkosten komplett falsch eingeschätzt habe. Diesen „Blindflug“ kann ich mir als jemand, der nicht nur für sich selbst arbeitet, sondern auch Verantwortung für Mitarbeiter hat, nicht mehr leisten.

Christopher Sehe ich auch so.

Melanie  Viele Kleinunternehmer*innen nutzen Lexoffice oder andere Tools. Für mich persönlich sind diese Tools nicht für eine Steuererklärung geeignet, sondern dienen eher als interne Hilfe, um Verluste oder offene Posten einzusehen. Siehst du das auch so?

Christopher Ja. Ich finde es gut, dass es solche einfach verständlichen Tools als „Zwischenschritt“ gibt. So weiß der Unternehmer jederzeit, wie liquide er im jeweiligen Moment ist. Eine Steuerkanzlei kann dagegen nicht tagesaktuelle Buchungen vornehmen. Der Steuerberater macht dann einmal im Monat in seinem System die „Feinarbeit“ und gibt einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage.

Melanie Die Buchhaltung lässt sich auch gut outsourcen. Ich lasse mich von einer virtuellen Assistentin unterstützen und kann das nur jedem empfehlen. Ich finde es aber wichtig, zwar die Arbeit, nicht aber die Verantwortung abzugeben. Deshalb gehe ich regelmäßig in das Tool und checke meine Zahlen.

Was sind aus deiner Sicht die größten Fehler, die Unternehmer bei ihren Finanzen machen?

Christopher  Sie schauen sich zum Beispiel ihre BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) nicht an und reagieren auf bestimmte Entwicklungen nicht frühzeitig. Ein Unternehmen zu leiten und die Finanzen im Blick zu behalten ist ein ständiger Prozess. Außerdem gibt es verschiedene Kontenklassen, die manchmal falsch zugeordnet werden. Es geht darum, ein Verständnis für Zahlen zu entwickeln.

Ein weiteres Thema sind Personalkosten. So wird zum Beispiel oft das Gehalt zu spät nach unten korrigiert, wenn die Umsätze einbrechen. Oder andersrum: die Umsätze gehen durch die Decke – und man zahlt sich immer noch sein UG-Gründergehalt aus. Auch hier kann man optimieren und so die Steuerbelastung auf ein gutes Level bringen. Im Allgemeinen ist es einfach wichtig zu wissen, worauf man bei der Unternehmensführung und der Auswertung der Zahlen achten muss. Wie schon erwähnt, lohnt sich hier wirklich die Investition in einen ersten Beratungstermin beim Steuerberater.

Melanie  GmbH oder Einzelunternehmer? Kannst du eine Unternehmensform empfehlen?

Christopher Schwierige Frage! Aber persönlich bin ich ein großer Freund der GmbH. Was ich an dieser Form gut finde ist, dass die Leitung von zwei Personen übernommen wird: dem Geschäftsführer und der juristischen Person. Für Unternehmer, die aus einem Anstellungsverhältnis kommen ist die Umstellung auch etwas einfacher. Man betreut zwar jetzt ein Unternehmen, ist aber weiterhin als Angestellter tätig, bezieht ein Geschäftsführergehalt und erhält am Ende des Jahres eine Lohnabrechnung. Aber auch ein Einzelunternehmen hat viele Vorteile: es kann flexibler gelenkt – und auch schneller wieder aufgelöst werden.

Für den Unternehmer ist es einfach wichtig, sich eine langfristige Strategie zu überlegen: Wenn ein Schriftsteller die nächsten 20 Jahre 100.000 bis 150.000 € Umsatz machen will und keine weiteren Geschäftspläne, außer den Aufbau eines Privatvermögens hat, ist er als Einzelunternehmer bestens aufgestellt. Strebt er aber mit seinem Business andere Ziele an, will wachsen und weitere Standorte gründen, macht eine GmbH vermutlich mehr Sinn. Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es aber nicht.

Melanie  Wie sieht es mit Steuerbelastungen aus? Ist eine GmbH da günstiger?

Christopher Hier ist die GmbH etwas günstiger – mit einer Körperschaftsteuer von 15 Prozent und einer Gewerbesteuer, die – je nach Sitz – unterschiedlich hoch ausfällt. Pauschal sind das 30 Prozent. Wenn ich allerdings noch Geld aus der GmbH ausschütte, muss ich zusätzlich Kapitalertragsteuer zahlen. Es hängt also ganz von den Verhältnissen in der jeweiligen GmbH ab.

Melanie  Finanzamt: Freund oder Feind?

Christopher Freund. Wir müssen schließlich Steuern zahlen. In der Zusammenarbeit mit Finanzämtern habe ich überwiegend positive Erfahrungen gemacht. Ich denke die Mitarbeiter wollen ja nichts Böses, sondern machen einfach ihren Job. Dabei verfolgen sie die Gesetze, die vom Gesetzgeber erlassen wurden. Mein Job ist, diese Gesetze so gut es geht für den Mandanten umzusetzen. Wenn ich in bestimmten Fällen eine andere Rechtsauffassung als das Finanzamt habe, liebe ich es aber auch, zu diskutieren: auch gerne im Rahmen eines Finanzgerichtsverfahren.

Melanie Mal ganz ehrlich: Findest du, dass die Steuererhebung des Gesetzgebers über die letzten Jahre hinweg immer fair war?

Christopher Natürlich mache ich mir darüber auch Gedanken. Allerdings fehlt es mir da an Vergleichen mit anderen Ländern. Da die Besteuerung hier in Deutschland aber nach dem Leistungsprinzip passiert, ich also mehr Steuern zahle, je leistungsstärker ich bin, empfinde ich das System als ziemlich gerecht. Mit Sicherheit ist aber das deutsche Steuerrecht eines der kompliziertesten. Ob ein System aber fairer ist als ein anderes, ist vermutlich auch eine subjektive Wahrnehmung.

Melanie  Was kann ein Unternehmer tun, damit die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater besser funktioniert?

Christopher Bei der Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung geht an der Digitalisierung kein Weg vorbei: Alles was geht – also eigene Rechnungen und Belege sollten digitalisiert werden. Und zwar lieber mit einem Schwarz-Weiß-Scanner als mit der Kamera.

Außerdem ist es wichtig, alle Seiten einer Rechnung mitzuschicken! Generell gilt: Jede Nachfrage des Steuerberaters kostet Zeit und kann für beide Seiten ärgerlich sein. Vorerfassungs-Lösungen wie Lexoffice und Co. helfen, da sie als Schnittstelle zum Steuerberater dienen. Dieser kann dann einmal im Monat auf die Daten zugreifen. Sehr hilfreich ist es auch, wenn der Unternehmer alle Verträge, die mit dem Betrieb zu tun haben, von sich aus dem Steuerberater zur Verfügung stellt. Früher oder später wird er sie brauchen.

Melanie Warum kommt es so oft zu massiven Steuernachzahlungen, mit denen man als Unternehmer*in nicht rechnet?

Christopher Steuern fallen dann an, wenn man Geld verdient hat. Muss ich Steuern nachzahlen, habe ich ja auch in den Jahren davor Gewinne erwirtschaftet. Habe ich dieses Geld aber bereits ausgegeben, bekomme ich Probleme. Deshalb ist es so wichtig, einmal im Jahr eine Einnahmen-Überschussrechnung zu erstellen, daraus eine Einkommenssteuererklärung zu machen und daraus die Steuerlast zu ermitteln.

Tipp: Den Betrag dieser Steuerlast auf ein separates Konto überweisen, von dem die Steuer abgebucht wird. Doch Vorsicht: Sollte das Finanzamt im Nachhinein feststellen, dass bestimmte Betriebsausgaben nicht abzugsfähig waren, geht damit der Gewinn wieder nach oben und die zu zahlenden Steuer werden höher. Hat man diesen Betrag nicht zur Verfügung, entstehen Probleme. Bei Unklarheiten empfehle ich grundsätzlich, sich einfach mit einem Steuerberater zusammenzusetzen und sich Formulare, Zahlen und Co. erklären zu lassen. Als Geschäftsführer*in hat man eben eine Verantwortung.

Melanie  Genau. Man muss nicht alles selbst machen. Aber man sollte die Verantwortung tragen.

Eine letzte Frage: Was unterscheidet einen guten Steuerberater von einem schlechten?

Christopher Ich finde es wichtig, als Steuerberater nicht zu vergessen, dass man mit Menschen spricht – also sich auf den Wissensstand des jungen Unternehmers einstellen und geduldig sein! Außerdem sollte ein guter Steuerberater vor allem in die Zukunft blicken: er sollte regelmäßig Gespräche mit seinen Mandanten führen und schauen, wohin sich das Unternehmen entwickelt.

Melanie Vielen Dank für deine spannenden Insights, Christopher!

Christopher Danke, mir hat es auch viel Spaß gemacht!

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