Briefingdokument – Wie du ein effektives Briefing für deinen Mitarbeiter anfertigst.



Du möchtest in deinem Unternehmen entlastet werden und deshalb einen Mitarbeiter oder eine virtuelle Assistenz einstellen. Doch wenn du das Outsourcing nicht sorgfältig vorbereitest, wird dieser Versuch schnell in die Hose gehen und du wirst glauben, dass niemand die Aufgabe so gut erledigen kann wie du selbst.


In diesem Artikel zeige ich dir, dass du ein Briefing-Dokument anfertigen solltest, bevor du dir von außen Hilfe holst. Ich zeige dir, dass es ein überlebensnotwendiges Dokument für dein Business ist und was genau darin stehen soll.

Dein Mitarbeiter kann die Arbeit nur in deinem Sinne machen, wenn er weiß, wie du sie haben willst.

Ein typisches Problem zwischen jungen Unternehmern und dem Team ist, dass der Unternehmer aus lauter Stress und Überforderung dem Teammitglied eine sehr ungenaue Aufgabe erteilt, bei der oft nicht klar ist, was das Ziel dieser ist und worauf es bei der Bearbeitung ankommt. Natürlich versucht der Mitarbeiter nach bestem Wissen und Gewissen dieser Aufgabe nachzukommen. Doch selten entspricht das Ergebnis dem, was sich der Unternehmer vorgestellt hat. Besser gesagt, er hatte vorher sogar noch keine genaue Vorstellung, merkt aber beim Anschauen des Ergebnisses, dass es nicht das ist, was er will. Der Unternehmer denkt sich dann: „Mein Mitarbeiter denkt einfach nicht mit.” Und das Teammitglied denkt sich: „Mein Chef/Kunde ist wahnsinnig chaotisch.”


Das Grundproblem liegt darin, dass sich der Unternehmer im Vorfeld nicht ausreichend Gedanken gemacht hat, was er denn wirklich haben möchte, und deshalb der Mitarbeiter auch nicht in der Lage ist, ihm dies zu geben. Aus diesem Grund muss für jede Stelle ein ordentliches Briefing angefertigt werden, damit absolut klar ist, für welche Verantwortungsbereiche der Mitarbeiter zuständig ist, um den Unternehmer dauerhaft entlasten zu können.

Dir wird erst klar, wie hoch der Aufwand der Stelle wirklich ist, wenn du das Briefing sorgfältig ausgearbeitet hast.

Erst beim Schreiben des Briefings wird dir klar, was alles zu der Tätigkeit gehört, die du versuchst auszulagern, und welche Informationen dein Mitarbeiter benötigt, um die Arbeit gut machen zu können. Oftmals ist es viel umfangreicher, als du zu Beginn meinst. So kann die Aufgabe „Neue Veranstaltung im Kalender eintragen.” vielschichtiger sein, als man meinen könnte, weil man beim Schreiben des Briefings entdeckt, dass es noch viele weitere Schritte benötigt, um in der Lage zu sein, die Veranstaltung im Kalender zu veröffentlichen.


Die vielen Dokumentationen, die ich in den letzten Jahren für mich und mein Team angefertigt habe, haben auch meine Arbeitsweise sehr verändert. Da ich weiß, dass kleine Ideen viel komplexer sind, als sie zu Beginn erscheinen, gehe ich auch nicht mehr jedem Impuls nach. Heute wähle ich aus den vielen Ideen, die ich und mein Team haben, jene Aktivitäten viel kritischer aus. Denn letztendlich möchte ich Qualität und nicht Quantität für meine Kunden liefern.

Es kann sich in den ersten sechs Monaten schnell herausstellen, dass die Zusammenarbeit nicht funktioniert.

Wenn du als Unternehmer Bewerbungsgespräche führst, dann suchst du dir natürlich den für dich besten Mitarbeiter unter allen Kandidaten heraus. Letztendlich wirst du aber immer erst merken, ob die Zusammenarbeit mit einer Person funktioniert, wenn sie für dich arbeitet. Aus diesem Grund sollte es immer eine sechsmonatige Probezeit für deinen Mitarbeiter geben. Dabei ist egal, ob es sich hier um einen Festangestellten oder um einen Freelancer handelt. Obwohl du den Freelancer von heute auf morgen nicht mehr beauftragen musst, sorgst du mit dieser Probezeit dafür, dass die Messlatte weiter oben liegt.


Falls ihr euch in dieser Probezeit trennen müsst, dann ist das zwar schade, aber besser für dein Unternehmen. Damit du nicht wieder bei null anfangen und alles wieder von Grund auf erklären musst, ist es sinnvoll, das Briefing zu verschriftlichen. So machst du den ersten Schritt der Zusammenarbeit sehr effektiv und ärgerst dich dann auch nicht zu sehr, wenn es einen neuen Anlauf braucht.

Was in einem Briefing-Dokument enthalten sein soll.

Was ein Briefing-Dokument beinhalten muss, hängt von der Stelle selbst ab. Doch es gibt ein paar Abschnitte, die generell in jeder Stellenbeschreibung enthalten sein sollten. Lass uns diese einmal genauer ansehen:

Titel des Dokuments

Jedes Dokument benötigt einen Titel. Nutze eine aussagekräftige Überschrift für die Stellenbeschreibung.

Hintergrund zu diesem Dokument

Jedes Dokument in deinem Unternehmen sollte eine echte Existenzberechtigung haben. In diesem kurzen Abschnitt erklärst du dem Leser, warum dieses Dokument geschrieben worden ist und welchen Zweck es verfolgt.

Inhaltsverzeichnis

Je nachdem, wie lang das Briefing-Dokument wird, kann es nötig sein, ein Inhaltsverzeichnis für die schnellere Orientierung und Navigation zu erstellen.

Zu dieser Stelle/diesem Projekt

Hier zeigst du auf, warum es diese Stelle, respektive dieses Projekt in deinem Business überhaupt gibt. Alles, was du tust, sollte einen konkreten Sinn ergeben und in die darüberliegende Unternehmensstrategie eingebettet sein. Wenn du beispielsweise Instagram-Marketing machst, dann nicht, weil du gerne viele Follower auf Instagram haben möchtest, sondern weil Instagram ein Kanal ist, um eine Markenbekanntkeit für dein Unternehmen zu erlangen und neue Interessenten (Leads) generieren zu können. Bildlich gesprochen kaufst du dir einen Hammer, nicht um einen Hammer zu besitzen, sondern, weil du ein Bild an die Wand nageln willst. Erkläre also in diesem Abschnitt, was „das Bild” in deinem Unternehmen darstellt.

Primäres Ziel und Nebenziele dieser Stelle

Nachdem du erst einmal den Kontext gegeben hast, in dem sich die Stelle bzw. das Projekt bewegt, kannst du nun im Kleineren das Ziel dieser Stelle nennen. Hier geht es weniger um die große Vision, die damit verfolgt wird, sondern um das konkrete Ziel, welches man auch nachverfolgen kann.


Bleiben wir beim Instagram-Beispiel, sollte das primäre Ziel die Generierung von neuen Interessenten (Leads) sein. Ein Interessent kann dich über deinen Instagram-Kanal erst einmal finden und erfahren, dass es dich und deine Lösung gibt. Doch erst, wenn diese Person auch in deine E-Mail-Liste, respektive in dein CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) gelangt ist, ist der Lead tatsächlich entstanden. Das primäre Ziel des Instagram-Kanals ist also die Generierung von neuen Leads. Übrigens sollte das das Ziel aller deine Marketingkanäle sein.


Natürlich kann dieser Kanal auch Nebenziele haben, die ebenso verfolgt werden, aber eine untergeordnete Rolle spielen. Für Instagram kann das beispielsweise die Anzahl der erreichten Konten, Anzahl der Follower oder die Aktivitätenrate sein. Obwohl diese Kennzahlen interessant sind und auch wichtig sind, sind sie nicht die primären Umsatztreiber. Aus diesem Grund sind es nur Nebenziele.

Deine Marke

Jeder Mitarbeiter ist ein Markenbotschafter und sollte im Einklang mit deiner Markenpersönlichkeit arbeiten. Generell basiert eine Marke oftmals auf der Persönlichkeit des Inhabers. Aus diesem Grund hast du selbst immer im Einklang mit deiner Marke gearbeitet. Doch deine Mitarbeiter haben andere Persönlichkeiten. Wenn sie nicht wissen, welchen Charakter deine Marke hat und was das in der täglichen Arbeit für sie bedeutet, werden sie nach ihren eigenen Vorstellungen arbeiten. Das wird deine Marke verwässern und deine Kunden verwirren.


Aus diesem Grund sollten deine Mitarbeiter ein Markentraining durchlaufen, in dem sie darin geschult werden, was deine Marke bedeutet und worauf sie achten müssen, wenn sie ihren Job erfüllen wollen. Dazu kannst du einfach mal eine Präsentation anfertigen mit den wichtigsten Informationen und einen kleinen Videokurs dazu machen, wie du die Präsentation hältst. Gepaart mit ein paar Quizfragen hast du ein ideales Markentraining, welches du jeden Mitarbeiter machen lassen kannst.


Im Stellenbriefing solltest du das Markentraining nur als Aufgabe nennen, es aber nicht innerhalb des Dokuments abbilden. Aus diesem Grund gibt es dazu nur einen kurzen Absatz.

Setup/Initialaufwand

Viele Projekt haben einen Initialaufwand und dann einen dauerhaften Aufwand, um das Projekt am Laufen zu halten. Je nachdem, um welche Stelle es sich handelt, kannst du dir überlegen, ob der Bereich Setup hier Anwendung findet. Bleiben wir für die Anschaulichkeit wieder beim Beispiel Instagram, könntest du schreiben, dass das Setup des Kanals bereits durchgeführt worden ist und es für den Mitarbeiter hier nichts weiter zu tun gibt. Sollte ihm aber auffallen, an welchen Stellen man das Profil noch verbessern kann, sind Vorschläge sehr willkommen.

Eigentliche Arbeit

Nun kannst du beschreiben, welche Tätigkeiten zu dieser Stelle dazugehören. Hier kann man nicht mehr pauschal beschreiben, was du genau dokumentieren musst, sondern du musst dir überlegen, was alles dazugehört. In puncto Instagram würdest du jetzt genauer ausführen, wer die Grafiken macht, woher die Texte für die Posts kommen, wie es mit den Kommentaren und den Direktnachrichten aussieht, sowie welche Reals, Storys etc. es in Zukunft geben wird.

Im Stellenbriefing würde ich keine detaillierten Anleitungen schreiben, wie etwas gemacht wird, sondern für Leitfäden und Dokumentationen zu bestimmten Arbeitsweisen immer mit Extra-Dokumenten arbeiten. Innerhalb des Briefings kannst du dann auf die detaillierten Dokumente verweisen.

Reporting

Jeder Mitarbeiter sollte dir ein monatliches Reporting zukommen lassen, um genau zu zeigen, dass er das Ziel seiner Stelle auch erreicht. Um das Reporting anfertigen zu können, musst du natürlich erstmal Klarheit haben, welches Ziel die Stelle denn überhaupt hat. Nun musst du noch einen Mechanismus identifizieren, wie man die Erreichung des Ziels auch genau erkennen kann und wie es sich innerhalb eines Reports darstellen lässt.


Bei Instagram haben wir gesehen, dass das primäre Ziel die Generierung von Leads sein sollte. Wo wir die Anzahl der Follower schnell herausfinden können, ist es mit der Lead-Generierung schon wesentlich schwieriger. Doch auch das funktioniert, wenn man mit einem geeigneten CRM-System arbeitet.


Besonders hier siehst du, dass du die Stelle erst einmal richtig durchdenken musst, um zu erkennen, dass es hier und da Dinge gibt, über die du selbst noch keine Klarheit hast.

Benötigte Zugänge

Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass dein Mitarbeiter bestimmte Zugänge zu Softwaretools braucht, um arbeitsfähig sein zu können. In diesem Abschnitt listest du auf, welche Tools dies sind und wie er die Zugänge bekommen kann.

Erwartungshaltung

Nachdem der Mitarbeiter beim Lesen des Briefings verstanden hat, was die Stelle genau beinhaltet, kannst du hier noch einmal zusammenfassen, worauf du bei der Zusammenarbeit genau Wert legst. Hier werden beispielsweise die Themen „selbstständige Arbeitsweise”, „Detailgenauigkeit” etc. genannt. Natürlich kannst du auch hier beschreiben, was der Mitarbeiter von dir erwarten darf, wie beispielsweise:


  • Antworten auf seine Rückfragen
  • ausführliche Briefings und Leitfäden
  • etwaige Schulungen
  • etc.

Probezeit

Im Anschluss nennst du, dass die Zusammenarbeit einer Probezeit unterliegt, in der beide Parteien die Zusammenarbeit fristlos beenden können. Am Ende der Probezeit gibt es dann ein Gespräch, in dem die Leistung betrachtet wird und eine mögliche Zukunft besprochen werden kann.

Nächste Schritte

In diesem letzten Abschnitt führst du auf, was der Mitarbeiter nun als Nächstes machen soll. Das kann beispielsweise sein:


  • Unterschreibe den Vertrag.
  • Buche einen Termin mit mir.
  • Stelle dich unserem Team vor.
  • etc.

Dein nächster Schritt

Du hast gesehen, dass der Aufbau eines Teams und die Auslagerung einer simplen Aufgabe bereits eine umfangreiche Vorbereitung benötigt, damit deine Erwartungshaltungen auch erfüllt werden können und es generell eine erfolgreiche Zusammenarbeit gibt.

Melde dich im nächsten Schritt zu einem kostenlosen und unverbindlichen Mini-Coaching mit einem unserer zertifizierten Coaches an. Gemeinsam findet ihr heraus, was deine aktuelle Herausforderung ist und welche nächsten Maßnahmen du umsetzen kannst, um dein erfolgreiches Business aufzubauen.

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Melanie Retzlaff

Melanie ist Inhaber von Business mit Struktur, einem Weiterbildungs- & Coachingprogramm, das Unternehmern dabei hilft, Klarheit, Ordnung und Skalierfähigkeit in ihre Firma zu bringen. Das erreicht Melanie mit ihrer Methode, indem sie dem Besitzer hilft, ein Unternehmen aufzubauen, das von funktionierenden Strukturen und nicht von Menschen abhängig ist.