Bring es zu Ende - so wirst du effektiver und produktiver.

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Voller Elan und hoch motiviert sitzt du Punkt 8 Uhr am Laptop, vor dir deine akkurat geschriebene To Do Liste. Heute kümmerst du dich endlich um das seit Monaten von Liste zu Liste wandernde Herzensprojekt, schreibst den Blogpost, der dir schon so lange auf der Seele brennt und arbeitest all die kleinen nervigen Dinge ab, damit sie endlich vom Tisch sind. Toller Plan - nur die Realität sieht dann eher so aus:

Kurz Facebook checken, zum Kaffee. *Ping*, da meldet sich schon das Emailprogramm, im Slack sind auch schon fünf Nachrichten von der Texterin, nur mal eben schnell antworten. Das aktuelle Kundenprojekt frisst dann doch statt den gedachten 2 Stunden eher 4. Zwischendurch klingelt das Telefon, einer deiner wichtigsten Kunden ruft an und hat ein Anliegen. Kunde geht vor, kümmern wir uns mal eben drum. Bis zu dem Meeting am Nachmittag mit dem Steuerberater klappt das mit dem Post nicht ordentlich. Das Konzept für die neue Angebotsidee muss jetzt sowieso warten. Vielleicht klappt’s morgen. Oder nächsten Monat...

Wer viel arbeitet, schafft nicht automatisch viel

Dieser Jongliermodus stresst nicht nur ungemein, am Ende des Arbeitstages haben wir nicht mal das befriedigende Gefühl, viel geschafft zu haben, obwohl wir acht Stunden und mehr alle Bälle in der Luft gehalten haben.

Das Problem: zwischen verschiedenen Tasks hin und her zu springen ist wenig effektiv, selbst wenn du schnell abarbeitest und ein Meister-Jongleur bist. Dieser Modus frisst mehr Zeit, als du mit der fokussierten Umsetzung von Aufgaben benötigen würdest, zumal ein Großteil deines Tages für die Agenda anderer Leute draufgeht.

Solange du in diesem unstrukturierten Modus arbeitest, helfen dir auch die To Do Listen nicht wirklich. Es entsteht Frust – weil du am Ende des Arbeitstages wieder nur die Hälfte von dem geschafft hast, was du wolltest und weil deine Herzensprojekte wieder ganz hinten in der Schlange landen. Wenn du doch nur mehr Zeit hättest…

Du brauchst nicht mehr Zeit, du brauchst ein System für deine vorhandene Zeit.

Frust ist immer ein Zeichen für einen Fehler im System. In diesem Fall ist die Lösung deines Problems nicht mehr Zeit. Die Lösung ist das System eines produktiven und effektiven Tagesablaufs. Wir kennen eine Menge Produktivitätstools und -tricks – in der Theorie. Bloß halten wir uns in unserem Daily Business nicht wirklich daran.

Wir sind nicht konsequent in unserem Tun und wir sind nicht fokussiert bei unseren Tätigkeiten.

Ich möchte dir gerne eine paar Tools und Vorgehensweisen vorstellen, die für mich gut funktionieren und mit denen du sowohl dein Tagesgeschäft effektiver bewältigst, als auch deine mittel- und langfristigen Projekte und Ideen zuverlässig umgesetzt bekommst – weil du nicht nur effizienter arbeitest, sondern vor allem effektiver, und damit automatisch produktiver bist.

Aufgaben & Projekte kategorisieren

Die Eisenhower Matrix ist wahrscheinlich jedem bekannt. Das Prinzip dahinter ist einfach – setze nicht alle kurz-, mittel- und langfristigen To Dos auf eine Liste, kategorisiere sie stattdessen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und vermeide es so, ständig von den wirklich relevanten Projekten durch scheinbar dringlichere Akutprobleme abgelenkt zu werden:

Dringend und wichtig – kommt auf die heutige To Do Liste.

Alle Aufgaben und Projekte, die von mir und sofort erledigt werden müssen. Das können z.B. dringende Kundenprojekte oder interne Tasks mit kurzfristiger Deadline sein, die niemand anderes außer mir machen kann und die nicht bis morgen warten können. Nur, was wirklich sofort erledigt werden muss, hat einen Platz auf dieser Liste. Mach dir bewusst - in unseren Berufen geht es nicht um Leben und Tod, auch wenn andere und wir selbst uns manchmal das Gefühl geben. Bleibe hier realistisch, was wirklich nicht bis morgen warten kann. So viel bleibt da meist nicht übrig….

Tipp: Alles, was in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann, einfach sofort machen. Dann stapeln sich die kleinen Sachen nicht unendlich auf. Den Trick hab ich mir bei David Allen abgeguckt, dem Autor von "Getting Things Done".

Wichtig aber nicht so dringend – mit einem konkreten Fälligkeitsdatum versehen.

Das sind all die Projekte, die wir gerne zugunsten von spontan auf unseren Schreibtisch fliegenden To Dos vernachlässigen. Das Problem: es hat keine sofortigen Konsequenzen, wenn wir diese Dinge nicht angehen. All unsere langfristigen Projekte, Ideen und Visionen landen so auf dem Abstellgleis, weil wir die Konsequenzen nicht sofort spüren, wenn wir sie zugunsten der Tagesaufgaben vernachlässigen. Sie benötigen sehr viel mehr Commitment und Durchhaltevermögen, als „noch mal eben schnell die Email zu beantworten“. Versieh hier jedes Projekt und jede Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum!ritt-für-Schritt-Anleitung.

Nicht wichtig, aber dringend – delegieren.

Diese Dinge müssen dringend erledigt werden, aber nicht zwingend von dir. Hast du ein Team (Angestellte oder Externe), solltest du diese Dinge an kompetente Mitarbeiter delegieren. Bist du Solo-Kämpfer, frage dich, ob du die Aufgabe an die Person zurückspielen kannst, und es vielleicht genügt, ihr zu sagen, wo sie Hilfe findet, oder wie sie ihr Anliegen anderweitig selbst regeln kann. Du kannst vielleicht mit einer Emailantwort Hilfestellung geben, ohne in lange Umsetzung gehen zu müssen, oder du hast einen dokumentierten Prozess, auf den du verweisen kannst.

Weder dringend noch wichtig – loswerden.

Wenn Aufgaben und Projekte nicht wenigstens eine der beiden Merkmale wichtig / dringend erfüllen, landen sie in der vierten Kategorie. Manche Dinge regeln sich wundersamerweise von ganz allein, wenn man sie mal einen halben Tag liegen lässt. Erfordern sie deine Rückmeldung, sage sie freundlich aber konsequent ab. Als Unternehmer musst du genau überlegen, womit du deine Zeit verbringst.

Die Eisenhower Matrix App ist eine praktikable und simple Digitalvariante des Prinzips. Außerdem lassen sich für jede Aufgabe Fokus-Einheiten starten (dazu unten mehr), und sie bewahrt dich davor, dich selbst zu überladen: packst du mehr als 10 dringende und wichtige To Dos auf deine Liste, warnt sie dich freundlich, es nicht zu übertreiben.

Alternativ kannst du auch mit farbigen Blöcken im Kalender arbeiten:

  •     Rot: dringend und wichtig
  •     Orange: wichtig aber weniger dringend
  •     Gelb: dringend aber nicht wichtig
Weder wichtige noch dringende Dinge schaffen es erst gar nicht in deinen Kalender. Für sie kannst du alternativ eine Liste mit “Loswerd-Projekten” anlegen und diese Dinge nach und nach absagen bzw. in den Papierkorb verfrachten.

Slow & Steady: große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben unterteilen

Das bewahrt dich davor, dir zu viel aufzuladen und ständig deinem eigenen Plan hinterher zu rennen. Vor allem für deine wichtigen, aber nicht so akuten Projekte empfehle ich dir dieses Vorgehen. Es fällt leichter anzufangen und Platz für kürzere Teilabschnitte zu machen, als darauf zu warten, dass man genug Zeit für das ganze Projekt hat. Kleine Teilschritte sind weniger überfordernd und können leichter in deinen Arbeitsalltag integriert werden. Lieber langsam und stetig vorankommen, als nie anzufangen.

Wochenplanung & Tagesplanung im Voraus machen

Nach Bauchgefühl in den Tag zu starten und dann spontan auf alles zu reagieren, was so reinkommt, ist ein recipe for disaster für deine Effektivität und Produktivität. Sehr schnell wird dein Tagesablauf von der Agenda anderer fremdbestimmt, du verlierst ständig den Fokus und wirst am Ende mit nichts so richtig fertig oder nicht in der Qualität, die es haben sollte.

Planst du deine Woche und jeden Tag im Voraus, behältst du den Überblick, was tatsächlich schaffbar ist, du überforderst dich nicht, bist deinen Aufgaben und Projekten gegenüber verpflichtet, die in deine Woche und deinen Tag passen, vermeidest Frust und bist motivierter, weil du deine Ziele schneller erreichst.

Die Woche im Voraus planen

Nimm dir jeden Sonntag ca. 20 Minuten, um grob die Meetings, Projekte und Aufgaben der anstehenden Woche zu planen. Hast du vorher deine Aufgaben kategorisiert, fällt es dir viel leichter, die freien Slots in deinem Kalender, die nicht von Kundenterminen oder dringenden und wichtigen Dingen belegt sind, effektiv zu verplanen. Du gewinnst einen Überblick, welche nicht-verrückbaren Verpflichtungen du hast und wieviel Zeit dir drumherum bleibt. So schaffst du die Balance aus Verlässlichkeit dir selbst gegenüber und genügend Flexibilität für kurzfristige Anpassungen.

Den Tag im Voraus planen

Die Wochenplanung gibt dir den fixen Überblick, die Tagesplanung ermöglicht dir kurzfristige Reaktion, aber mit Plan. Dieses Vorgehen habe ich mir bei Marie Forleo abgeschaut und es macht für mich einen immensen Unterschied, als spontan in jeden Tag zu starten. Nimm dir am Abend vorher ein paar Minuten Zeit, dir einen Überblick über den kommenden Tag zu verschaffen:
  •     welche Meetings stehen an – diese finden zu festen Zeiten und mit fixer Dauer statt und sind in deinem Kalender schon geblockt
  •     welche Aufgaben und Projekte hast du am nächsten Tag zu erledigen – hier nehme ich mir die dringenden und wichtigen Aufgaben aus meiner Matrix, die erledigt werden müssen oder für die darüber hinaus noch Platz ist
  •     welche privaten / persönlichen Dinge sind zu erledigen
Schreib dir die ungefähre Dauer hinter jeden Task und plane ca. 20% mehr Zeit ein, um nicht schon in der ersten Tageshälfte gestresst zu sein, weil dein Zeitplan nicht aufgeht. So hast du ein Commitment dir selbst gegenüber, überlädst dich nicht und kannst bei wirklich vollen und geschäftigen Tagen z.B. eher anfangen oder Dinge auf einen anderen Tag schieben.

Behandle dich selbst wie deinen Kunden - blocke reale Zeit im Kalender

Das Problem mit den meisten To Do Listen: sie sind nicht konkret und sie sind nicht verbindlich. Ein Termin im Kalender schon, auch wenn ich ihn mit mir selber habe. Ich habe mir angewöhnt, für jede Aufgabe und jedes Projekt auch tatsächlich Zeit in meinem Kalender zu reservieren. Dabei hat sich für mich folgendes Vorgehen bewährt:

Willst du für Kundentermine den ganzen Tag verfügbar sein, für deine Dienstleister und Mitarbeiter aber nur zu bestimmten Zeiten, gib ihnen eine eigene Terminkategorie, bei der du die Verfügbarkeit von vornherein einschränkst.

Du kannst dir eine fixe Zeitspanne im Kalender blocken, die deine exklusive Zeit ist, und z.B. Terminbuchungen generell erst ab einer bestimmten Uhrzeit zulassen. Ich biete beispielsweise keine Termine vor 10 Uhr an, weil die Zeit zwischen 7 und 10 Uhr mir und meinen kreativen To Dos gehört, weil ich das am frühen Morgen als erstes am besten kann. Diesen Slot kann ich dann flexibel verwenden.

Willst du eine Aufgabe zwar terminieren, z.B. für kurzfristige Meetings etc. aber dennoch verfügbar sein, und sie im Zweifel flexibel verschieben können, lege deine Verfügbarkeit in der Aufgabe auf “frei”. Willst du tatsächlich geblockt sein, setze sie auf “belegt”.

Bleib bei der Sache – richte Fokuszeiten ein

Niemand kann hochkonzentriert vier Stunden am Stück arbeiten. Man schludert rum und lässt sich ablenken. Unterteile längere, komplexe Aufgaben in Fokuszeiten von z.B. 30-60 Minuten. Ich stelle mir schlicht einen Timer. In diesen 60 Minuten bin ich einzig und allein auf meine Aufgabe fokussiert - z.B. einen Blog Post schreiben. Klingelt mein Wecker, mache ich 5 oder 10 Minuten Pause, auch mit Timer. Ich kann mir einen Kaffee holen oder kurz mal an die frische Luft gehen. Danach geht es weiter mit dem nächsten Fokuslot, bis die geplante Gesamtzeit rum ist. So fällt es viel leichter, konzentriert bei der Sache zu bleiben und nicht ständig mitten in der Aufgabe andere Dinge “nebenbei” zu tun.

Schalte in diesen Zeiten ALLE Ablenkungen ab – mach deine Bürotür zu oder setz dir Headphones auf, schalte dein Handy in den Flugmodus und schließe alle Kommunikationstools an deinem PC oder Laptop aus. Du bist jetzt in einem Termin mit dir selbst - und schenkst diesem 100% deiner Aufmerksamkeit. Wenn du einen Kundentermin hast, gehst du ja auch nicht zwischendurch ans Telefon oder checkst mal eben kurz die E-Mails.

Und belohne dich mit etwas, wenn du durchgezogen hast. Unser innerer Schweinehund lässt sich dann leichter überlisten, bei der Sache zu bleiben.

Zeitsparende Systeme im Arbeitsalltag installieren und Prozesse automatisieren

Natürlich müssen all deine langfristigen Projekte und Aufgaben mit deinem Tagesgeschäft vereinbar sein. Der Kern des Programms Business mit Struktur ist es, dich als Inhaber unabhängig von deiner Firma zu machen. Einer der ersten Schritte dahin ist die Implementierung von Prozessen für immer wiederkehrende Aufgaben und deren Automatisierung.

Diese alltäglichen Kleinigkeiten kannst du sofort installieren und dir damit im Tagesgeschäft eine Menge Zeit sparen:
  •     Nutze Templates oder Snippets für immer wiederkehrende E-Mails, wie z.B. Follow Ups, Anfragen, Statusemails usw.
  •     Installiere ein standardisiertes Onboarding für Kunden und Mitarbeiter.
  •     Habe eine übersichtliche Prozess-Dokumentation in deinem Unternehmen, in dem alle deine Prozesse aufgelistet sind, wer dafür zuständig ist und wo die Dokumentation zu finden ist - so finden sich neue Mitarbeiter schneller in deinen Abläufen zurecht.
  •     Nutze ein Kalendertool wie z.B. Calendly für deine Terminbuchungen, um unnötige Hin-und-Her-Absprachen mit Kunden, Mitarbeitern, Dienstleistern zu vermeiden.
  •     Richte dir automatische E-Mail Responder ein, wenn du mal ein paar Tage lang Ruhe haben willst, ohne Gefahr zu laufen, dass deine Kunden sich vor den Kopf gestoßen fühlen, weil du nicht antwortest. Schreibe, dass du dich nach deiner Rückkehr meldest und biete an, dich im Notfall auf deiner Mobilnummer anzurufen. So kannst du dein Emailprogramm auch mal ein, zwei Tage ganz aus lassen. Die meisten Anliegen sind nicht so dringend, dass sie nicht ein, zwei Tage warten können.
  •     Nutze FAQs auf deiner Angebotsseite / Website, um die wichtigsten Fragen, die deine potentiellen Kunden haben könnten, schon im Vorfeld zu beantworten.
  •     Ist dein Angebot sehr individuell? Du kannst auch dein Kontaktformular nutzen, um vorab schon die wichtigsten Fakten abzufragen, die du von deinen Kunden wissen musst.
Überlege einmal, welche immer wieder kehrenden Kleinigkeiten in deinem Arbeitsalltag standardisiert werden können, und mit welchen Tools du diese Prozesse automatisieren kannst.

Weniger ist mehr - beschränke dich auf wenige Tools

Ich habe vier unverrückbare Planungstools, die nach viel Rumprobiererei als absolute Notwendigkeit übrig geblieben sind, um meinen Arbeitsalltag zu organisieren und um kontinuierliche Fortschritte in meinen langfristigen Projekten zu erzielen:
  1.     Eisenhower Matrix App für alle To Dos und Projekte für die richtige Priorisierung.
  2.     Zettel und Stift für die Tagesplanung mit Meetings, Projekten / Aufgaben sowie privaten To Dos.
  3.     Google Kalender für alle Meetings und Aufgaben für mein Termincommitment und um ggf. Zeiten zu blocken, in denen ich nicht verfügbar bin.
  4.     Calendly für jede Terminbuchung, so spare ich mir zeitaufwendiges Hin und Her mit Absprachen.
Die Punkte 1-3 lassen sich offenbar ganz gut mit Todoist abbilden, ich habe allerdings noch nicht genug Praxiserfahrung mit dem Tool, um die Praktikabilität für mich zu beurteilen.

Probiere einmal aus, welche Tools für dich am besten funktionieren - und schmeiß alles doppelte raus. Nichts ist schlimmer, als mit unterschiedlichen To Do Listen zu arbeiten und am Ende nicht mehr zu wissen, wo eigentlich was drauf steht.

Gib dir Zeit

Es braucht wenigstens 2-3 Wochen konsequentes Durchziehen, damit sich aus dem neuen System eine Gewohnheit herausbildet, die nicht mehr als anstrengend empfunden wird, sondern die so selbstverständlich ist wie Zähneputzen am Morgen. Das Gehirn braucht in der Regel 30 Tage, bis es sich an neue Verhaltensweisen als Standardmodus gewöhnt hat. Ich habe allerdings schon in meiner ersten Woche Ergebnisse gesehen, was es mir sehr viel leichter gemacht hat, das weiter durchzuziehen, und es war mir schon nach kurzer Zeit ein inneres Bedürfnis, meine Tage und Wochen so zu strukturieren.

Immer schön locker bleiben - Planung soll dir dein Leben erleichtern, nicht zum Gefängnis werden!

Bleib flexibel. Nicht jeden Tag passt der Plan, manchmal kommen einfach unvorhergesehene Aufgaben, die nicht warten können oder Dinge dauern einfach viel länger als gedacht. Oder dein Privatleben kommt dazwischen. Stress dich nicht zu sehr, auch dafür ist es wichtig, das eine Weile durchzuziehen, um den für dich besten Modus zu finden, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie lange Dinge wirklich dauern und systematisiert flexibel zu bleiben.

Finde eine Balance aus verpflichtenden Verbindlichkeiten, auch dir selbst gegenüber, nicht nur für deine Kunden und Mitarbeiter, sowie genügend Flexibilität, auf unvorhergesehene Notfälle oder Aufgaben zu reagieren.

Die wichtigsten Grundregeln für maximale Produktivität

Die hier beschriebenen Methoden und Tools haben sich in meinem Tagesablauf bewährt. Du musst für dich selbst herausfinden, welches Vorgehen für dich funktioniert, aber es gibt ein paar Eckpfeiler, auf die du achten solltest und die dir einen guten Rahmen für mehr Produktivität und Effektivität liefern:
  •     Kategorisiere deine kurz- und langfristigen Aufgaben und Projekte - z.B. mit der Eisenhower Matrix App oder einfach mit verschiedenen Farben im Kalender.
  •     Plane deine Termine und To Dos im Voraus - wichtig: gib jeder Aufgabe eine ungefähre Zeitdauer und plane generell 20% mehr Zeit ein.
  •     Terminiere Aufgaben und Projekte im Kalender und blocke Zeiten, in denen du wirklich nicht verfügbar sein willst.
  •     Richte dir Fokuszeiten von 30-60 Minuten ein, wenn du an Aufgaben und Projekten arbeitest und gönne dir danach eine Pause oder kleine Belohnung.
  •     Schalte dein Handy und alle Kommunikationstools während diesen Fokuszeiten konsequent ab.
  •     Überführe immerwiederkehrende Aufgaben in deiner Firma in Prozesse und automatisiere diese nach Möglichkeit.
  •     Beschränke dich auf wenige Tools und finde einen für dich praktikablen Weg, diese miteinander zu kombinieren.
  •     Brich große Aufgaben und Projekte in Teilaufgaben herunter und arbeite diese nach und nach ab.
  •     Richte dir regelmäßige Reviewtermine von langfristigen Aufgaben und Projekten ein und bleibe so kontinuirlich am Ball.
  •     Bleib flexibel in deiner Planung.
  •     Gib deinem neuen System wenigstens 3 Wochen, um es zu testen und zu verinnerlichen.
Finde deinen eigenen Modus. Probiere verschiedene Methoden, Abläufe und Tools, bis du einen Rhythmus gefunden hast, der zu deiner Arbeit passt.

Du wirst mit guter Planung und Fokussierung in der Lage sein, 60% mehr zu schaffen, als an einem Arbeitstag, an dem du planlos aufgreifst und multi-taskst, was dir eben so zugeflogen kommt.

Ja, es braucht Disziplin und Durchhaltevermögen, um konsequent an den Dingen dran zu bleiben. Aber wofür lohnt es sich, diszipliniert und konsequent zu sein, wenn nicht für den Erfolg deines eigenen Unternehmens?

Dein nächster Schritt

Verzettelst du dich ständig? Dann brauchst du die richtigen Strukturen und musst Prioritäten setzen. Wenn du als Inhaber deiner Firma immer wieder durch Daily Business Tasks abgelenkt wirst, wird es Zeit, sich die Systeme und Prozesse in deiner Firma anzugucken. Erzähl mir von deinen Herausforderungen und melde dich zum kostenlosen Mini-Coaching an.
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Cynthia Dauterstedt

Cynthia ist zertifizierter Business Coach bei Business mit Struktur. Ihre Empathie und ihre Passion die Welt ein bisschen besser zu machen, macht sie zu deinem perfekten Coach, wenn du ein Unternehmen aufbauen willst, mit dem du dich vollends intentifizieren kannst und das deinen Kunden wirklich weiterhilft. Lerne Cynthia kennen, indem du mit ihr ein kostenloses Mini-Coaching vereinbarst.