In diesem Artikel hast du die Grundlage für deine Earned-Media-Strategie gelegt: eine gründliche Recherche und eine strukturierte Datenbank mit potenziellen Partnern. Diese Vorbereitung ist entscheidend, um systematisch Medienkooperationen aufzubauen und langfristig mehr Reichweite zu gewinnen.
Doch eine gute Liste allein reicht noch nicht aus. Der nächste wichtige Schritt besteht darin, mit diesen potenziellen Partnern in Kontakt zu treten – und zwar auf eine Weise, die Interesse weckt und eine Zusammenarbeit möglich macht. Gerade bei Earned Media kommt es stark darauf an, wie du deinen ersten Kontakt formulierst. Eine durchdachte und persönliche Ansprache kann hier den entscheidenden Unterschied machen.
Wie du potenzielle Partner richtig kontaktierst
Wenn du einen Plattformbetreiber anschreibst, solltest du dir bewusst machen, dass du um seine Aufmerksamkeit und seine Zeit bittest. Deshalb ist es wichtig, respektvoll, persönlich und klar zu kommunizieren.
Beginne deine Nachricht immer mit echter Wertschätzung für die Arbeit der Person. Zeige, dass du dich wirklich mit ihrem Podcast, Blog oder YouTube-Kanal beschäftigt hast. Ein konkreter Bezug zu einer Folge, einem Artikel oder einem bestimmten Inhalt signalisiert sofort, dass deine Anfrage keine generische Massenmail ist.
Ebenso wichtig ist eine persönliche Ansprache. Vermeide unpersönliche Formulierungen oder Standardtexte. Gerade deshalb solltest du solche E-Mails auch selbst schreiben und nicht an Mitarbeiter delegieren. Authentizität und persönliche Verbindung spielen bei Kooperationen eine große Rolle.
Neben der Wertschätzung solltest du auch klar formulieren, wie eine Zusammenarbeit konkret aussehen könnte. Statt nur vage Interesse an einer Kooperation zu äußern, ist es hilfreicher, bereits mögliche Themen oder Formate vorzuschlagen. So erleichterst du deinem Gegenüber die Entscheidung, weil er sofort versteht, welchen Mehrwert deine Inhalte für sein Publikum bieten können.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, es deinem potenziellen Partner so einfach wie möglich zu machen, „Ja“ zu sagen. Je klarer dein Vorschlag formuliert ist und je weniger organisatorischer Aufwand entsteht, desto größer ist die Chance auf eine positive Antwort. Manchmal kann es außerdem sinnvoll sein, nicht nur per E-Mail zu kommunizieren, sondern zusätzlich zum Telefon zu greifen. Gerade wenn bereits ein erster Kontakt besteht, kann ein kurzer Anruf sehr effektiv sein.
Die erste E-Mail: Dein Einstieg in die Kooperation
Die erste Nachricht dient in erster Linie dazu, einen freundlichen und professionellen Erstkontakt herzustellen. Dabei sollte immer im Mittelpunkt stehen, welchen Nutzen dein Beitrag für das Publikum der jeweiligen Plattform bietet.
Eine gute erste E-Mail beginnt mit einer persönlichen Anrede und einem kurzen Bezug zu einem konkreten Inhalt der Plattform. Dadurch zeigst du, dass du dich mit der Arbeit der Person beschäftigt hast und diese wertschätzt. Anschließend kannst du dein Anliegen formulieren, zum Beispiel ein Gastinterview im Podcast oder einen Gastartikel im Blog.
Hilfreich ist es, bereits mehrere Themen vorzuschlagen, über die ihr sprechen könntet. Dadurch gibst du deinem potenziellen Partner eine klare Vorstellung davon, wie die Zusammenarbeit aussehen könnte. Gleichzeitig solltest du offen dafür bleiben, dass die Person selbst einen thematischen Vorschlag macht, der besser zu ihrem Publikum passt.
Erst nachdem du den Mehrwert für die Zielgruppe beschrieben hast, stellst du dich selbst kurz vor. Dabei geht es nicht um eine ausführliche Selbstdarstellung, sondern darum zu zeigen, warum du für die Hörer oder Leser relevant sein könntest.
Manchmal kann es zusätzlich sinnvoll sein, einen Energieausgleich anzubieten, beispielsweise in Form einer Coaching-Stunde, eines kostenlosen Zugangs zu einem Kurs oder einer anderen Gegenleistung. Wichtig ist dabei vor allem, dass die Zusammenarbeit für beide Seiten attraktiv wirkt.
Das Follow-up: Dranbleiben ohne Druck
In den meisten Fällen wirst du auf deine erste E-Mail nicht sofort eine Antwort erhalten. Das ist völlig normal und hat häufig nichts mit mangelndem Interesse zu tun. Viele Plattformbetreiber erhalten täglich zahlreiche Nachrichten und haben schlicht nicht die Zeit, jede sofort zu beantworten.
Deshalb gehört ein Follow-up unbedingt zu einer professionellen Kontaktstrategie dazu. Mit einer kurzen und freundlichen Erinnerung kannst du noch einmal nachfragen, ob dein Vorschlag bereits gelesen wurde und ob Interesse besteht.
In dieser zweiten Nachricht kannst du zusätzlich einen sogenannten Social Proof einbauen. Wenn du bereits in einem ähnlichen Podcast zu Gast warst oder einen Gastartikel veröffentlicht hast, kannst du darauf verweisen. Ein Beispiel oder ein Link zu einem früheren Interview hilft deinem Gegenüber einzuschätzen, wie eine Zusammenarbeit mit dir aussehen könnte.
Auch hier kannst du erneut Themen vorschlagen oder anbieten, dass dein Ansprechpartner selbst ein Thema auswählt. Ziel bleibt weiterhin, die Entscheidung möglichst einfach zu machen.
Die Break-up-E-Mail: Der oft unterschätzte letzte Schritt
Wenn du nach deiner ersten E-Mail und dem Follow-up immer noch keine Rückmeldung erhalten hast – und möglicherweise sogar telefonisch versucht hast, Kontakt aufzunehmen – folgt der letzte Schritt: die sogenannte Break-up-E-Mail.
Diese Nachricht beendet den Kontaktversuch auf höfliche Weise. Du erklärst darin kurz, dass du mehrfach versucht hast, Kontakt aufzunehmen und vermutest, dass der Zeitpunkt momentan nicht passend ist. Gleichzeitig lässt du die Tür für eine zukünftige Zusammenarbeit offen.
Viele Menschen verzichten auf diese letzte E-Mail. Das ist ein Fehler, denn überraschend viele Antworten kommen tatsächlich erst nach dieser Nachricht. Häufig entschuldigen sich die angeschriebenen Personen sogar dafür, dass sie vorher nicht geantwortet haben. In der Praxis entsteht ein großer Teil der Rückmeldungen genau in diesem letzten Schritt.
Halte deine Datenbank immer aktuell
Während du Kontakt mit potenziellen Partnern aufnimmst, solltest du deine Datenbank regelmäßig aktualisieren. Trage ein, wann du jemanden angeschrieben hast, ob eine Antwort gekommen ist und wie der aktuelle Status der Kooperation aussieht.
So behältst du jederzeit den Überblick darüber, mit welchen Plattformen du bereits gesprochen hast, wo eine Zusammenarbeit geplant ist und welche Kontakte eventuell zu einem späteren Zeitpunkt wieder relevant werden könnten. Eine gepflegte Datenbank wird mit der Zeit zu einem wertvollen Instrument für deine gesamte Earned-Media-Strategie.
Professionell auftreten: Warum ein Pressekit sinnvoll ist
Sobald sich eine Kooperation anbahnt, wird dein Partner in der Regel einige Informationen von dir benötigen. Dazu gehören beispielsweise ein professionelles Foto, eine kurze Biografie und eventuell weitere Informationen über deine Arbeit.
Diese Materialien lassen sich sehr einfach vorbereiten, etwa in Form eines Presse- oder Media-Kits. Wenn du diese Unterlagen bereits griffbereit hast, wirkt deine Zusammenarbeit sofort deutlich professioneller und erleichtert deinem Partner die Vorbereitung des Interviews oder Beitrags.
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