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Wie die PointPro Solutions ihr Angebot standardisierte und damit Projekte schneller beendet

Jan Boltz

Die Herausforderung

PointPro Solutions GmbH ist ein Dienstleister für Microsoft SharePoint und möchte mit seinen Angeboten die Unternehmenskommunikation und Arbeitsweise seiner Kunden für die digitale Zukunft fit machen. Da viele ihrer Kunden bereits bestehende Strukturen und damit individuelle Anforderungen an ein Projekt haben, ist es für die PointPro eine Herausforderung gewesen, standardisierte Angebote zu entwickeln, die dennoch flexibel genug sind, um die Individualität des Kunden einzubeziehen und eine Lösung anzubieten, die auf die Bedürfnisse des Endkunden passt.

Das Ziel

Das Ziel der PointPro Solutions war es, weniger Individualprojekte mit den Kunden zu machen und standardisierte Angebote zu schaffen, die die Firma skallierfähig machen, das Stresslevel für die Projekte senken und die Qualität maximieren.

Die Lösung

Dienstleistungen kann man standardisieren, wenn man eine Methode entwickelt. Eine Methode erlaubt es, einen standardisierten Ablauf festzulegen. Man kann eine Methode auch einen Algorithmus nennen. Ein einfachstes Beispiel wäre ein Rezept. Es ist genau definiert, wann etwas passiert. Doch man kann die Zutaten bei Bedarf austauschen. Dieses Vorgehen erlaubt es, die Individualität des Endkunden einzubeziehen, ohne dabei Struktur und System zu verlieren.

Gemeinsam haben wir mit der PointPro eine Serie von Skype-Konferenzen abgehalten, um eine passende Methode zu entwickeln.

1. High-Level-Konzeption

Die Entwicklung einer Methode kann sehr komplex sein. Deshalb war der erste Schritt, eine High-Level-Konzeption durchzuführen. High Level bedeutet, das überliegende Thema zu definieren und eine einfache bildliche Repräsentation zu finden, die die großen Unterthemen und den Zusammenhang dessen versinnbildlicht. Business mit Struktur nutzt dafür das Bild des zwölfteiligen Kuchensund zeigt auf, welche Bereiche es zu bearbeiten gilt, um ein Unternehmen ganzheitlich zu strukturieren. Dazu haben wir uns für PointPro aus einer Liste von gängigen Methoden eine passende herausgesucht und die einzelnen Elemente der Methode definiert.

2. Kernangebot entwickeln

Eine Methode ist noch kein Angebot. Eine Methode zeigt auf, wie ein Thema organisiert ist, doch es ist nichts Konkretes, wofür der Endkunde Geld bezahlt. Dazu haben wir im zweiten Schritt drei Phasen durchlaufen. 

  1. Identifizierung des Kundenschmerzes
  2. Entwicklung einer passenden Lösung
  3. Wahl eines geeigneten Formats

In diesen Teil war es wichtig, zu verstehen, dass das Format erst ganz zum Schluss gewählt wird. Zuerst muss das eigentliche Problem geklärt werden und was eine passende Lösung dafür wäre. Sonst läuft man Gefahr, ein Angebot zu entwicklen, welches keinen großen Kundennutzen hat.

Weiterhin war zu überlegen, welches Einsteigerangebot man vor das Kernangebot setzen kann. Einsteigerangebote eignen sich für risikobewusste Kunden, die erstmal Vertrauen aufbauen müssen, bevor sie gewillt sind, das Kernangebot zu erwerben. Außerdem war zu überlegen, welche Follow-Up-Angebote möglich sind, um bereits bestehenden Kunden weiter zu unterstützen.

3. Arbeitsbücher, Checklisten, Anleitungen, Templates

Die Entwicklung der Methode und die Konzeption der 3-Stufen-Angebote haben den Grundstein für standardisierte Angebote gelegt. In diesem letzten Schritt haben wir zusammen mit der PointPro Solutions überlegt, welche Materialien entwickelt werden müssen, damit die Lieferung der Leistung so schnell und qualitativ hochwertig wie möglich stattfinden kann.

Konzeptionelle Teile des Angebotes können sehr gut mit Arbeitsbüchern umgesetzt werden, da Konzeption immer bedeutet, dass man sich konkrete Frage stellt, auf denen der Endkunde eine Antwort geben muss. Um die Meetings strukturiert und professionell durchzuführen, eigenen sich solche Vorlagen enorm und machen den Prozess gradlinig und leicht durchführbar.

Wenn es um Service-Angebote geht, dann machen sich standardisierte Templates besonders gut, um die Lieferung schnell und hochwertig zu machen.

Auch Anleitungen und Checklisten müssen entwickelt werden. Da bei Dienstleistungen der primäre Skalier-Hebel Mitarbeiter sind, muss die Arbeitsweise dokumentiert werden, damit das Unternehmen nicht abhängig von Einzelpersonen ist und die Qualität der Leistung maximiert werden kann.

Eine Liste mit all den zu produzierenden Materialien und der Name der Person, die diese Materialien produzieren kann, war hier das Ergebnis.

Die Ergebnisse

Die Konzeption von standardisierten Angeboten war in wenigen Skype-Meetings erledigt. Der zeitintensivere Teil war die Produktion der Materialien. Um den Fortschritt zu gewährleisten, gab es eine Reihe an „Accountability“-Skype-Calls. Dadurch konnten wir sichergehen, dass an diesen wichtigen Tätigkeiten trotz Tagesgeschäft gearbeitet wurde.

Innerhalb des ersten Monats wurde bereits positives Feedback von den Interessenten eingeholt. Die Angebote waren verständlicher und der Nutzen klarer. Es gab hier eine Verbesserung von 23%. Außerdem gab es eine Zeitersparnis in der Durchführung der Leistung von 45% und die Qualität der Leistung ist um 32% gestiegen. 

Fazit

Die Standardisierung der Angebote war für die PointPro Solutions GmbH ein massiver Schritt nach vorne. Durch diesen Prozess konnte der Kunde sehen, welche Angebote den größten Kundennutzen haben und die beste Gewinn-Marge generieren. Außerdem ermöglichte die Standardisierung, die Angebote leichter zu verkaufen sowie die Lieferung schneller und qualitativ hochwertiger durchzuführen. „Rote Projekte“ gab es nach der Umstellung keine mehr.

Dein nächster Schritt

Wenn du dich mit der PointPro Solutions GmbH identifizieren kannst und auch deine Dienstleistung methodisch aufbauen und standardisieren möchtest, dann kannst dies zum einenim Selbststudium angehenoder direkt mit mir arbeiten.

 

Business mit Struktur Coaching


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